Organiser un marathon anniversaire, étape par étape

Un marathon anniversaire demande la même rigueur qu’une course officielle, même si l’ambiance reste familiale. Commence par fixer la date, le parcours et les lieux de départ et d’arrivée, puis vérifie les autorisations et la sécurité. Les inscriptions, le chronométrage, le soutien médical et les bénévoles doivent être calés avant d’acheter le matériel. Dans les dernières semaines, concentre-toi sur les informations aux participants, le tri des dossards et un déroulé précis pour éviter les oublis le jour J.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’itinéraire
3 personnes
2
Demander les autorisations
2 personnes
3
Élaborer le plan de circulation
3 personnes
4
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
5
Réserver les toilettes
6
Réserver le chronométrage
7
Réserver un soutien médical
8
Créer le design des dossards
2 personnes
9
Publier le formulaire d'inscription
10
Envoyer les invitations
2 personnes
11
Contacter les sponsors
2 personnes
12
Publier le parcours en ligne
13
Traiter les inscriptions
2 personnes
14
Recueillir les besoins alimentaires
15
Recruter des bénévoles
2 personnes
16
Répartir les signaleurs
2 personnes
17
Répartir les points d’eau
2 personnes
18
Inspecter le parcours en toute sécurité
3 personnes
19
Commander les dossards
20
Commander les médailles souvenirs
21
Commander des T-shirts
22
Finaliser le déroulé
2 personnes
23
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
24
Vérifier les prévisions météo
25
Trier les dossards
3 personnes
26
Acheter le catering
3 personnes
27
Vérifier le matériel
3 personnes
28
Installer les panneaux d’itinéraire
4 personnes
29
Remplir les glacières
3 personnes
30
Préparer le briefing des bénévoles
2 personnes

Événement

31
Balisage de la zone de départ
5 personnes
32
Monter l’arche d’arrivée
4 personnes
33
Installer les tables d’inscription
3 personnes
34
Mettre en place les points d’eau
8 personnes
35
Tracer l’itinéraire
8 personnes
36
Positionner les régulateurs de circulation
12 personnes
37
Installer le poste médical
3 personnes
38
Tester le chronométrage
2 personnes
39
Inscrire les participants
6 personnes
40
Distribuer les dossards
4 personnes
41
Accepter les vêtements et les sacs
3 personnes
42
Accueillir les participants
4 personnes
43
Encadrer le sas de départ
4 personnes
44
Lancer le marathon
3 personnes
45
Distribuer de l'eau
12 personnes
46
Distribuer des boissons isotoniques
8 personnes
47
Distribuer des fruits et des snacks
8 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
4 personnes
49
Doter les postes du parcours en personnel
10 personnes
50
Gérer la circulation
12 personnes
51
Accueillir les participants à l’arrivée
6 personnes
52
Remettre les médailles
3 personnes
53
Enregistrer les résultats finaux
2 personnes
54
Assurer la permanence de la salle de soins
4 personnes
55
Servir le catering d’arrivée
8 personnes
56
Servir le café et le thé
3 personnes
57
Fournir la musique
2 personnes
58
Allumer l’éclairage
2 personnes
59
Accompagner les derniers participants
4 personnes
60
Enregistrer l’heure de fin
2 personnes
61
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

62
Rassembler les panneaux d'itinéraire
6 personnes
63
Retirer les matériaux de signalisation
6 personnes
64
Collecter les déchets
8 personnes
65
Faire la vaisselle
4 personnes
66
Nettoyer le lieu
6 personnes
67
Démonter le mobilier
6 personnes
68
Emballer le matériel
4 personnes
69
Refroidir le catering restant
3 personnes
70
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
71
Retourner les matériels de location
2 personnes
72
Publier les résultats
73
Partager les photos des participants
2 personnes
74
Envoyer les messages de remerciement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tablesqté 12
Chaisesqté 40
Tables de bièreqté 8
Portants à vêtementsqté 4
Poubellesqté 12

Matériel de sport

Numéros de départqté 250
Porte-dossardsqté 250
Puces de chronométrageqté 250
Médailles souvenirqté 250
T-shirts des participantsqté 250
Gobeletsqté 2500
Bidons d'eauqté 24
Glacièresqté 12
Flèches de directionqté 80
Barrières de sécuritéqté 30
Cônes de signalisationqté 80
Rubansqté 20
Drapeauxqté 30
Cônesqté 40
Presse-papiersqté 12
Siffletsqté 20
Gilets de sécuritéqté 30
Couvertures isolantesqté 40
Tapis de yogaqté 20
Bancs de reposqté 8

Équipement

Arche d'arrivée
Ordinateurs portablesqté 3
Tablettesqté 4
Téléphones portablesqté 8
Talkies-walkiesqté 16
Enceintes mobilesqté 2
Microphoneqté 2
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Batteries externesqté 10
Imprimante
Papier d’impressionqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 10

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Assiettesqté 250
Couvertsqté 250
Pichets à caféqté 8
Thermosqté 8
Louchesqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteauxqté 12
Plateaux de serviceqté 20
Pains de glaceqté 30
Serviettesqté 20

Décoration

Ballonsqté 300
Guirlandesqté 20
Nappesqté 12
Bannières de départ et d’arrivéeqté 4
Badges nominatifsqté 40

Nettoyage

Balaiqté 4
Pelle et balayetteqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Gants de nettoyageqté 12
Spray désinfectantqté 6
Pinces à déchetsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloque le parcours avant d’ouvrir les inscriptions : il détermine les autorisations, le plan de circulation, les signaleurs, les barrières et le nombre de points d’eau à installer.
Réserve tôt les prestations qui ne se remplacent pas facilement. Le chronométrage, les toilettes et le soutien médical doivent être confirmés plusieurs semaines avant la course, pas quelques jours avant.
Prévois un responsable par zone : départ, arrivée, ravitaillement, circulation et inscriptions. Donne à chaque bénévole un horaire, un emplacement et un moyen de contact, notamment un téléphone portable.
Traite les besoins alimentaires dès l’inscription et transmets-les à l’équipe concernée avant de finaliser le ravitaillement. Les dernières réponses arrivant souvent tard, fixe une date limite claire aux participants.
La veille, trie les dossards dans l’ordre des numéros et contrôle les puces de chronométrage, les flèches, les cônes, les gilets et les sifflets. Vérifie aussi la météo et adapte le briefing, les boissons et les zones de repos si nécessaire.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marathon anniversaire ?: Prévois au minimum 3 à 6 mois pour un marathon avec parcours extérieur. Ce délai permet d’obtenir les autorisations, de réserver le chronométrage et le soutien médical, puis de recruter les bénévoles.
Quand ouvrir les inscriptions pour un marathon anniversaire ?: Ouvre-les après avoir validé la date, le parcours, les lieux de départ et d’arrivée ainsi que les principales règles de sécurité. Une ouverture 8 à 12 semaines avant la course laisse le temps de traiter les inscriptions et de commander les dossards.
Combien de bénévoles faut-il pour un marathon anniversaire ?: Le nombre dépend du parcours et du nombre de carrefours, mais répartis les bénévoles par postes dès que le tracé est fixé. Prépare leur planning au moins 2 semaines avant l’événement et confirme chaque présence 3 à 5 jours avant.
Quand commander les dossards, médailles et T-shirts ?: Commande-les après avoir fixé une date de clôture des inscriptions et ajouté une petite marge pour les changements de dernière minute. Lance la commande au moins 4 semaines avant la course pour pouvoir trier les dossards et résoudre les erreurs.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.