Zo organiseer je een jubileumhockeytoernooi

Begin met de datum, locatie en toernooivorm voordat je teams uitnodigt. Daarna leg je scheidsrechters, wedstrijdbegeleiding en vrijwilligers vast, zodat het programma uitvoerbaar blijft. Verzamel aanmeldingen en dieetwensen centraal en publiceer het wedstrijdschema pas nadat de teamindeling is gecontroleerd. Regel prijzen, catering en sportmateriaal uiterlijk enkele weken vooraf; op de dag zelf draait alles om duidelijke rollen, een korte briefing en een plan voor wisselvallig weer.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Toernooiformaat bepalen
2 personen
3
Teams uitnodigen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldformulier openen
6
Sponsoren benaderen
2 personen
7
Scheidsrechters vastleggen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Wedstrijdschema maken
2 personen
11
Parkeerinformatie versturen
12
Reserveringen bevestigen
2 personen
13
Prijzen en bekers bestellen
14
Wedstrijdbegeleiding inplannen
2 personen
15
Vrijwilligers indelen
2 personen
16
Toernooiregels uitwerken
2 personen
17
Programma publiceren
18
Teamindeling controleren
2 personen
19
Boodschappenlijst controleren
2 personen
20
Boodschappen doen
3 personen
21
Dranken gekoeld klaarzetten
2 personen
22
Hapjes voorbereiden
4 personen
23
Toernooimaterialen sorteren
2 personen
24
Wedstrijdformulieren printen
25
Weersverwachting controleren
26
Veld en kleedkamers controleren
2 personen
27
Terrein afzetten
3 personen
28
Partytenten opbouwen
4 personen
29
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
30
Wedstrijdvelden uitzetten
4 personen
31
Doelen en ballenvangers plaatsen
4 personen
32
Scoreborden installeren
2 personen
33
Muziek en microfoon testen
2 personen
34
Inschrijftafel inrichten
2 personen
35
Cateringbuffet inrichten
4 personen
36
EHBO-materiaal klaarleggen
37
Prijzen en programmaboekjes klaarleggen
2 personen

Event

38
Teamregistratie uitvoeren
3 personen
39
Welkomstwoord verzorgen
40
Teams naar velden begeleiden
2 personen
41
Wedstrijden begeleiden
8 personen
42
Wedstrijdstanden bijhouden
2 personen
43
Tijdschema omroepen
44
Dranken serveren
3 personen
45
Dranken bijvullen
2 personen
46
Hapjes uitserveren
3 personen
47
Buffet aanvullen
3 personen
48
Afvalbakken legen
2 personen
49
Kleedkamers tussentijds controleren
2 personen
50
Finalisten bekendmaken
51
Finale begeleiden
4 personen
52
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
53
Jubileumfoto maken
2 personen
54
Laatste ronde serveren
2 personen
55
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

56
Catering opruimen
4 personen
57
Sportmateriaal verzamelen
4 personen
58
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
59
Partytenten afbreken
4 personen
60
Servies afwassen
3 personen
61
Terrein schoonmaken
4 personen
62
Kleedkamers schoonmaken
2 personen
63
Afval afvoeren
2 personen
64
Materialen inventariseren
2 personen
65
Geleende spullen retourneren
2 personen
66
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
67
Uitslagen publiceren
68
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 8
Buffettafelsaantal 4
Kledingrekkenaantal 4

Sportmateriaal

Hockeydoelenaantal 4
Hockeyballenaantal 40
Reservehockeysticksaantal 12
Pionnenaantal 40
Markeringshoedjesaantal 40
Veldmarkeringstapeaantal 4
Fluitjesaantal 8
Scorebordenaantal 4
Teamhesjesaantal 40
Ballennettenaantal 4
Koeltassen voor blessuresaantal 4
EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 10
Cold packsaantal 12
Veiligheidshesjesaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Bordenaantal 150
Messenaantal 150
Vorkenaantal 150
Lepelsaantal 80
Koffiekopjesaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Catering

Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 8
Drankkrattenaantal 6
Waterdispensersaantal 3
Chafing dishesaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Opslagbakkenaantal 12
Boodschappen

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 6
Ledlampenaantal 8

Decoratie

Jubileumbanneraantal 2
Vlaggenlijnenaantal 6
Ballonnenaantal 100
Ballongewichtenaantal 8
Tafelkledenaantal 10
Wegwijzerbordenaantal 8
Naamkaartjesaantal 120

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudplatenaantal 2
Opscheplepelsaantal 8
Aluminiumfolieaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakkarrenaantal 2
Handzeepdispensersaantal 6
Papierdispensersaantal 6

Tips

Leg het toernooiformaat vast vóór je uitnodigingen verstuurt. Bepaal het aantal teams, de poule-indeling, wedstrijdduur, pauzes en beschikbare velden; zonder die gegevens kun je geen betrouwbaar schema maken.
Plan scheidsrechters en wedstrijdbegeleiding niet als laatste. Maak per wedstrijd een bezetting en reserveer daarnaast minimaal één vrijwilliger voor scoreborden, wedstrijdformulieren en praktische vragen.
Sluit de inschrijving op een vaste datum, bijvoorbeeld 14 dagen voor het toernooi. Controleer daarna teamnamen, aantallen spelers, contactpersonen en dieetwensen voordat je het programma publiceert.
Controleer materiaal per veld en leg alles per onderdeel klaar. Tel onder meer hockeyballen, reservehockeysticks, pionnen, markeringshoedjes, fluitjes en teamhesjes; één ontbrekend onderdeel kan meerdere wedstrijden vertragen.
Maak naast de sportplanning ook een ontvangst- en pauzeplan. Zet waterdispensers, koelboxen, thermoskannen en buffetmateriaal vooraf klaar en controleer de weersverwachting uiterlijk de avond ervoor, zodat partytenten of een alternatief op tijd geregeld zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een jubileumhockeytoernooi?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, toernooiformaat en sponsoren. Nodig teams daarna uit en sluit de aanmelding ongeveer 14 dagen voor het toernooi, zodat je nog tijd hebt voor de teamindeling en het wedstrijdschema.
Wanneer maak je het wedstrijdschema voor een jubileumhockeytoernooi?: Maak een voorlopig schema zodra de inschrijving sluit en de veldcapaciteit bekend is. Publiceer de definitieve versie bij voorkeur 5 tot 7 dagen vooraf, nadat teams, wedstrijdbegeleiding en scheidsrechters zijn gecontroleerd.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een jubileumhockeytoernooi?: Reken op minimaal één vrijwilliger voor de wedstrijdtafel en één aanspreekpunt per veld. Voeg voor ontvangst, catering en materiaalbeheer extra mensen toe; bij meerdere velden werkt een briefing van 15 minuten vóór de start goed.
Wanneer bestel je bekers, prijzen en toernooimateriaal?: Bestel prijzen en bekers minimaal 3 weken vooraf, zeker als er gravering of maatwerk nodig is. Controleer sportmateriaal, servies en cateringbenodigdheden nogmaals 2 tot 3 dagen voor het toernooi en sorteer alles per taak of veld.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.