Ein Jubiläumshockeyturnier Schritt für Schritt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege das Turnierformat fest, bevor das Anmeldeformular geöffnet wird. Definiere dabei unter anderem Teamgröße, Spielzeit und maximale Teilnehmerzahl, damit du später nicht 68 Einzelanmeldungen neu sortieren musst.
• Verschicke Parkinformationen zusammen mit der Einladung und bestätige Reservierungen spätestens 14 Tage vor dem Turnier. Gerade bei Hockeytoren, Anzeigetafeln oder Partyzelten wird eine verspätete Bestätigung am Veranstaltungstag schnell zum Problem.
• Erstelle den Spielplan erst, wenn die Anmeldefrist beendet und die Teameinteilung geprüft ist. Drucke die Wettkampfformulare anschließend mindestens einmal pro Spielfeld plus zwei Ersatzsätze aus.
• Teile Wettkampfbetreuung und freiwillige Helfer in feste Schichten ein. Für Registrierung, Spielfeld, Verpflegung und Verletzungsversorgung solltest du pro Bereich eine verantwortliche Person benennen, statt Aufgaben nur in eine Gruppenchat-Nachricht zu schreiben.
• Prüfe Einkaufsliste und Wettervorhersage 48 Stunden vorher. Bei wechselhaftem Wetter müssen Partyzelte, Klapptische, zusätzliche Kühlboxen und ausreichend Kühlpacks nicht nur eingeplant, sondern am Spielort erreichbar sein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Jubiläumshockeyturnier planen?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Turnierformat. Teams, Sponsoren und Schiedsrichter brauchen anschließend mehrere Wochen Vorlauf; den Spielplan erstellst du erst nach Ende der Anmeldefrist.

Wann sollte man die Hockeyteams einladen?

Verschicke die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Turnier und öffne das Anmeldeformular direkt danach. Setze eine Anmeldefrist von ungefähr 3 bis 4 Wochen, damit noch Zeit für Rückfragen, Ernährungswünsche und die Teameinteilung bleibt.

Wie viele Helfer braucht ein Jubiläumshockeyturnier?

Plane mindestens eine verantwortliche Person für Anmeldung, Wettkampfbetreuung, Verpflegung und Verletzungsversorgung ein. Bei mehreren Spielfeldern solltest du zusätzlich pro Feld eine Person für Spielmaterial, Anzeigetafel und Formulare einteilen.

Was muss am Tag vor dem Hockeyturnier vorbereitet werden?

Sortiere am Vortag Hockeybälle, Ersatzschläger, Pfeifen, Teamwesten und Formulare nach Spielfeld und kontrolliere Tore, Netze und Markierungsband. Stelle Getränke in Kühlboxen oder Getränkekisten bereit und bereite Snacks sowie Warmhaltebehälter so vor, dass am Morgen höchstens noch aufgebaut werden muss.