Cómo organizar un torneo de hockey de aniversario sin dejar cabos sueltos
Un torneo de hockey de aniversario necesita dos planes coordinados: la competición y todo lo que ocurre alrededor del campo. Empieza fijando la fecha, el lugar y el formato; después confirma equipos, árbitros, patrocinadores y reservas antes de abrir las inscripciones. Cuando conozcas el número de participantes, podrás cerrar el horario, repartir voluntarios y calcular comida, bebidas y material. Los últimos días deben servir para comprobar previsiones, imprimir documentos y dejar preparado cada puesto.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar fecha y lugar
2 personas
- 2
Definir el formato del torneo
2 personas
- 3
Invitar a los equipos
2 personas
- 4
Enviar invitaciones
2 personas
- 5
Abrir el formulario de inscripción
- 6
Contactar con los patrocinadores
2 personas
- 7
Contratar árbitros
2 personas
- 8
Gestionar inscripciones
2 personas
- 9
Recoger preferencias dietéticas
- 10
Hacer el horario del concurso
2 personas
- 11
Enviar la información de aparcamiento
- 12
Confirmar las reservas
2 personas
- 13
Encargar premios y copas
- 14
Programar la supervisión de la competición
2 personas
- 15
Asignar voluntarios
2 personas
- 16
Elaborar las reglas del torneo
2 personas
- 17
Publicar el programa
- 18
Comprobar la distribución de los equipos
2 personas
- 19
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 20
Hacer la compra
3 personas
- 21
Dejar las bebidas frías listas
2 personas
- 22
Preparar aperitivos
4 personas
- 23
Clasificar el material del torneo
2 personas
- 24
Imprimir formularios del partido
- 25
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 26
Comprobar el campo y los vestuarios
2 personas
- 27
Cerrar el recinto
3 personas
- 28
Montar las carpas
4 personas
- 29
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 30
Marcar los campos de competición
4 personas
- 31
Colocar las porterías y los recogepelotas
4 personas
- 32
Instalar las pizarras de puntuación
2 personas
- 33
Probar la música y el micrófono
2 personas
- 34
Montar la mesa de inscripciones
2 personas
- 35
Montar el buffet de catering
4 personas
- 36
Preparar el material de primeros auxilios
- 37
Preparar los premios y los programas
2 personas
Evento
- 38
Realizar el registro de equipos
3 personas
- 39
Dar la bienvenida
- 40
Guiar a los equipos a los campos
2 personas
- 41
Supervisar las competiciones
8 personas
- 42
Llevar el control de la clasificación
2 personas
- 43
Anunciar el horario
- 44
Servir las bebidas
3 personas
- 45
Rellenar las bebidas
2 personas
- 46
Servir aperitivos
3 personas
- 47
Reponer el bufé
3 personas
- 48
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 49
Comprobar los vestuarios durante el evento
2 personas
- 50
Anunciar a los finalistas
- 51
Coordinar la final
4 personas
- 52
Gestionar la entrega de premios
3 personas
- 53
Tomar la foto de aniversario
2 personas
- 54
Servir la última ronda
2 personas
- 55
Despedir a los invitados
2 personas
Seguimiento
- 56
Recoger el catering
4 personas
- 57
Reunir material deportivo
4 personas
- 58
Desmontar mesas y sillas
4 personas
- 59
Desmontar las carpas
4 personas
- 60
Lavar la vajilla
3 personas
- 61
Limpiar el recinto
4 personas
- 62
Limpiar los vestuarios
2 personas
- 63
Retirar los residuos
2 personas
- 64
Inventariar materiales
2 personas
- 65
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 66
Guardar el stock restante
2 personas
- 67
Publicar los resultados
- 68
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 3
- Mesas plegablescant. 10
- Sillas plegablescant. 80
- Taburetes de barcant. 8
- Mesas de buffetcant. 4
- Percheroscant. 4
Material deportivo
- Porterías de hockeycant. 4
- Pelotas de hockeycant. 40
- Palos de hockey de reservacant. 12
- Conoscant. 40
- Conos de marcajecant. 40
- Cinta de marcaje para campocant. 4
- Silbatoscant. 8
- Marcadorescant. 4
- Petos de equipocant. 40
- Redes para pelotascant. 4
- Bolsas térmicas para lesionescant. 4
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Mantas térmicascant. 10
- Cold packscant. 12
- Chalecos reflectantescant. 12
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 180
- Platoscant. 150
- Cuchilloscant. 150
- Tenedorescant. 150
- Cucharascant. 80
- Tazas de cafécant. 80
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
Catering
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 8
- Cajas de bebidascant. 6
- Dispensadores de aguacant. 3
- Chafing dishescant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 4
- Cajas de almacenamientocant. 12
- Compras
Equipo
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 6
- Lámparas LEDcant. 8
Decoración
- Banner de aniversariocant. 2
- Guirnaldascant. 6
- Globoscant. 100
- Pesos para globoscant. 8
- Mantelescant. 10
- Señales de orientacióncant. 8
- Tarjetas de nombrecant. 120
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Planchas para mantener calientecant. 2
- Cucharonescant. 8
- Papel de aluminiocant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 10
- Sets de escobacant. 3
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Carros de limpiezacant. 2
- Dispensadores de jabón de manoscant. 6
- Dispensadores de papelcant. 6
Consejos
- Cierra el formato antes de invitar a los equipos. Define cuántos equipos participan, cuánto dura cada partido, cómo se resuelven los empates y cuántos campos estarán disponibles; esos datos determinan todo el horario.
- No esperes a tener las inscripciones completas para buscar árbitros y voluntarios. Confirma los árbitros con varias semanas de margen y asigna responsables para competición, recepción, comida y primeros auxilios.
- Envía a cada equipo un único documento con el programa, las reglas, el aparcamiento y la hora de llegada. Pide las preferencias dietéticas al inscribirse, no durante la semana del torneo.
- Prepara una zona de material separada del público: porterías, pelotas, palos de reserva, conos, petos, marcadores y formularios de partido deben estar clasificados por campo antes de empezar.
- Calcula el servicio en función de las pausas y no solo del número de personas. Deja las bebidas frías listas, coloca agua en varios puntos y prepara mesas de buffet, bandejas y utensilios antes del primer partido; así los voluntarios no abandonan sus puestos.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un torneo de hockey de aniversario?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes. En ese periodo puedes fijar el lugar, invitar a los equipos, contratar árbitros, contactar con patrocinadores y encargar premios y copas. Deja la última semana para confirmaciones y comprobaciones, no para decisiones principales.
- ¿Cuándo debo cerrar las inscripciones de los equipos?
- Cierra el formulario al menos 10 días antes del torneo. Necesitas ese margen para comprobar la distribución de los equipos, elaborar el horario, confirmar necesidades dietéticas y calcular bebidas, comida y material.
- ¿Cómo calculo el horario de un torneo de hockey?
- Cuenta cada partido, cambio de equipos y pausa como un bloque completo. Añade entre 10 y 15 minutos de margen por cada hora de competición para retrasos, reorganización del campo y entrega de resultados; sin ese margen, el retraso se acumula desde el segundo partido.
- ¿Qué hay que preparar el día anterior al torneo?
- Clasifica el material por campo, imprime los formularios, confirma reservas y revisa la previsión meteorológica el día anterior. Deja también las bebidas refrigerándose y prepara las mesas, carpas y puestos de atención para que el montaje de la mañana no dependa de una sola persona.
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