Zo organiseer je een jubileumflashmob

Een jubileumflashmob vraagt om twee plannen tegelijk: een strakke choreografie en een praktische uitvoering op locatie. Begin met de route, toestemming voor de openbare ruimte en een muziekkeuze die iedereen kan oefenen. Daarna leg je deelnemers, repetities, catering en techniek vast in één tijdschema. De meeste problemen ontstaan doordat geluidsapparatuur, regenmaatregelen of de laatste deelnemersbevestiging te laat worden geregeld. Met deze volgorde houd je de verrassing én de uitvoering beheersbaar.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie en route vastleggen
2 personen
2
Toestemming voor openbare ruimte regelen
3
Muziek en choreografie kiezen
3 personen
4
Deelnemerslijst aanmaken
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Catering reserveren
9
Muziekbestanden controleren
10
Draaiboek en tijdschema maken
2 personen
11
Deelnemers informeren over kleding
12
Eerste choreografierepetitie houden
4 personen
13
Promotiemateriaal verspreiden
2 personen
14
Geluidsapparatuur reserveren
15
Tweede choreografierepetitie houden
4 personen
16
Veiligheids- en regenplan maken
2 personen
17
Laatste deelnemersbevestiging sturen
18
Boodschappenlijst controleren
19
Materialen verzamelen
3 personen
20
Boodschappen doen
2 personen
21
Eten en drank koelen
2 personen
22
Muziek en apparatuur testen
2 personen

Event

23
Locatie markeren
3 personen
24
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
25
Partytenten opzetten
4 personen
26
Versiering ophangen
3 personen
27
Geluidsapparatuur installeren
2 personen
28
Cateringbuffet inrichten
3 personen
29
Deelnemers ontvangen
3 personen
30
Deelnemers briefen
4 personen
31
Laatste dansopstelling oefenen
4 personen
32
Flashmob uitvoeren
50 personen
33
Groepsfoto maken
3 personen
34
Hapjes serveren
3 personen
35
Dranken bijvullen
2 personen
36
Jubileumprogramma begeleiden
2 personen
37
Muziek en microfoon bedienen
38
Afval tussentijds verzamelen
2 personen
39
Buffet afsluiten
3 personen
40
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen

Nazorg

41
Meubilair afbreken
4 personen
42
Versiering verwijderen
3 personen
43
Servies afwassen
3 personen
44
Locatie schoonmaken
4 personen
45
Afval wegbrengen
2 personen
46
Geleende materialen retourneren
2 personen
47
Overgebleven eten verdelen
2 personen
48
Foto's en video's veilig opslaan

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 50
Buffettafelsaantal 3
Garderoberekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbare kommenaantal 60
Herbruikbare glazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 50
Besteksetsaantal 60

Keuken

Serveerschalenaantal 10
Opscheplepelsaantal 8
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 2
Koelboxenaantal 4

Apparatuur

Draadloze speakersaantal 2
Draadloze microfoon
Muziekspeler
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 3
Powerbanksaantal 3

Verlichting

Led-lichtslingersaantal 6
Led-lantaarnsaantal 6

Decoratie

Jubileumbannersaantal 4
Ballonnenbogenaantal 2
Ballonnenaantal 100
Tafelkledenaantal 6
Naamkaartjesaantal 60
Pijlbordenaantal 8
Kledingaccessoiresaantal 50

Catering

Boodschappen

Tips

Regel toestemming voor de openbare ruimte voordat je promotie verspreidt. Leg ook de route, opstelplek en plek voor tafels en partytenten vast; zo voorkom je dat de choreografie op de dag zelf moet worden aangepast.
Plan minimaal twee choreografierepetities en stuur de muziekbestanden vooraf rond. Test de muziekspeler, draadloze speakers en microfoon uiterlijk tijdens de laatste repetitie, niet pas wanneer de deelnemers klaarstaan.
Stuur kledinginstructies samen met de uitnodiging en sluit de deelnemerslijst op een vaste datum, bijvoorbeeld 7 dagen voor het jubileum. Verzamel dieetwensen tegelijk, zodat de catering niet op het laatste moment hoeft te worden gewijzigd.
Maak één draaiboek met aankomsttijd, verzamelpunt, flashmobmoment, catering en opruimen. Zet op het terrein pijlborden en naamkaartjes klaar; deelnemers zoeken anders vooral naar de juiste groep en niet naar hun startpositie.
Werk een regenplan uit voordat je boodschappen en materialen verzamelt. Controleer 48 uur vooraf of partytenten, koelboxen, verlengkabels en verlichting inzetbaar zijn en wijs één persoon aan voor de beslissing bij slecht weer.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een jubileumflashmob te organiseren?: Reken op minimaal 6 weken voor een kleine groep en plan de eerste repetitie uiterlijk 3 weken voor het jubileum. Reserveer de locatie, toestemming en geluidsapparatuur in de eerste week, omdat die onderdelen de rest van het plan bepalen.
Hoeveel repetities heeft een jubileumflashmob nodig?: Plan minimaal twee gezamenlijke choreografierepetities van 60 tot 90 minuten. Stuur de muziek en een eenvoudige oefeninstructie minstens 10 dagen vooraf, zodat deelnemers thuis de basis kunnen oefenen.
Wanneer moet ik toestemming voor een flashmob in de openbare ruimte regelen?: Vraag toestemming zodra route en locatie voorlopig vaststaan, bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Wacht niet op de definitieve deelnemerslijst: een wijziging van het aantal deelnemers kun je later doorgeven, maar een afgewezen locatie kan je hele planning verschuiven.
Hoeveel eten en drinken moet ik regelen voor een jubileumflashmob?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en plan ongeveer 1 portie eten per deelnemer, plus 10 procent reserve. Bestel catering uiterlijk 10 dagen vooraf en koel eten en drinken op de dag zelf in meerdere koelboxen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.