Zo organiseer je een jubileumfestival zonder last-minute stress

Begin met de datum, het programma en de locatie; die drie bepalen vrijwel alle vervolgstappen. Boek daarna entertainment, controleer vergunningen en verstuur uitnodigingen zodra de basis vaststaat. Werk met een aanmelddeadline, zodat je catering, stoelen, servies en koeling op aantallen kunt afstemmen. Plan de laatste week voor boodschappen, decoratie en printwerk, en houd op de dag zelf tijd vrij voor terreincontrole en de opbouw van partytenten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Muziek en entertainment boeken
4
Vergunningen controleren
5
Uitnodiging ontwerpen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Herinnering versturen
10
Definitieve gastenlijst maken
2 personen
11
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
12
Boodschappenlijst controleren
13
Partytenten en meubilair reserveren
14
Koelkasten en koelboxen regelen
15
Programma en bewegwijzering printen
2 personen
16
Naambadges voorbereiden
2 personen
17
Muziek afspeellijst samenstellen
18
Fotomoment voorbereiden
2 personen
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Dranken koelen
2 personen
21
Hapjes voorbereiden
4 personen
22
Taarten en desserts klaarzetten
2 personen
23
Materialen naar locatie brengen
4 personen
24
Terrein controleren
2 personen
25
Partytenten opbouwen
4 personen
26
Tafels opstellen
3 personen
27
Stoelen plaatsen
3 personen
28
Buffettafels inrichten
3 personen
29
Drankstation inrichten
2 personen
30
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
31
Versiering ophangen
3 personen
32
Herdenkingswand inrichten
2 personen
33
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
34
Licht en stroom controleren
2 personen
35
Presentatietafel klaarzetten
2 personen
36
Fotopunt installeren
2 personen
37
Toiletten controleren
38
Afvalpunten plaatsen
2 personen
39
Team kort instrueren
2 personen

Event

40
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
41
Gasten registreren
2 personen
42
Programma uitdelen
43
Welkomstdrank serveren
3 personen
44
Achtergrondmuziek afspelen
45
Hapjes uitserveren
3 personen
46
Fotomoment begeleiden
2 personen
47
Gasten naar programmaonderdelen wijzen
2 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Buffet aanvullen
3 personen
50
Dieetgerechten apart serveren
2 personen
51
Jubileumtoespraak begeleiden
2 personen
52
Taart aansnijden
3 personen
53
Taart serveren
3 personen
54
Servies verzamelen
2 personen
55
Afvalbakken legen
2 personen
56
Muziekprogramma begeleiden
2 personen
57
Verlichting bijstellen
58
Laatste ronde aankondigen
59
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

60
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
61
Etensresten veilig verpakken
2 personen
62
Drankvoorraad opruimen
2 personen
63
Afval verzamelen
4 personen
64
Tafels en stoelen afnemen
3 personen
65
Servies afwassen
3 personen
66
Toiletten schoonmaken
2 personen
67
Locatie bezemschoon opleveren
3 personen
68
Versiering verwijderen
3 personen
69
Partytenten afbreken
4 personen
70
Meubilair terugbrengen
3 personen
71
Geluidsapparatuur retourneren
2 personen
72
Koelboxen retourneren
2 personen
73
Overgebleven materialen opbergen
2 personen
74
Schoonmaakmaterialen afvoeren
75
Gevonden voorwerpen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Statafelsaantal 6
Buffettafelsaantal 4
Klaptafelsaantal 6
Stoelenaantal 100
Barkrukkenaantal 12
Tafelkledenaantal 12
Garderoberekkenaantal 2

Servies

Glazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Gebaksbordenaantal 120
Vorkenaantal 120
Messenaantal 120
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Karaffenaantal 12

Decoratie

Ballonnenaantal 150
Ballonnenbogenaantal 2
Slingersaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 6
Bloemstukkenaantal 8
Tafeldecoratiesaantal 12
Fotolijstenaantal 10
Herinneringsbord
Fotoachtergronddoek
Versieringslintaantal 6

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Muziekspeler
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadbare powerbanksaantal 4

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 8
Ledlampenaantal 12
Batterijlantaarnsaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Taartmessenaantal 2
Maatbekersaantal 2
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudbakkenaantal 12
Keukenweegschaal

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Afvalbakkenaantal 8
Afvalzakhoudersaantal 8
Toiletborstelsaantal 2
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma vast voordat je muziek of entertainment boekt. Reserveer daarnaast de locatie vroeg genoeg voor partytenten, buffettafels en geluidsapparatuur; zonder die informatie kun je de indeling niet betrouwbaar maken.
Zet een duidelijke aanmelddeadline op de uitnodiging en vraag dieetwensen meteen mee. Stuur ongeveer één week voor het festival een herinnering en maak daarna de definitieve gastenlijst voor catering, stoelen, glazen en borden.
Plan koeling niet als laatste detail. Regel koelkasten of koelboxen vooraf, koel dranken op tijd en controleer of er op locatie genoeg ruimte is voor karaffen, desserts en hapjes naast de voorraad.
Print programma, bewegwijzering en naambadges vóór de opbouwdag. Leg ook het fotomoment vast, inclusief fotoachtergronddoek of herinneringsbord, zodat dit niet wegvalt zodra de gasten binnenkomen.
Maak voor de opbouw een tijdschema met aparte momenten voor terreincontrole, partytenten, tafels, decoratie en geluid. Test de actieve speakers voordat de gasten arriveren en zet taarten en desserts pas klaar nadat de buffetruimte is ingericht.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een jubileumfestival organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken van tevoren met datum, programma en locatie. Boek entertainment en controleer vergunningen direct daarna, zodat je nog tijd hebt om het programma of de locatie aan te passen.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een jubileumfestival?: Verstuur de uitnodigingen ongeveer 6 tot 8 weken vooraf. Geef een aanmelddeadline die 2 tot 3 weken vóór het festival ligt, zodat je daarna de catering en materialen definitief kunt bepalen.
Hoeveel drank heb je nodig voor een jubileumfestival?: Reken voor het eerste uur op ongeveer 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna 1 tot 2 per uur. Stem de definitieve voorraad af op de duur van het programma, het weer en de verhouding tussen alcoholvrije en andere dranken.
Wanneer bouw je de partytenten en tafels op?: Plan de opbouw op de dag zelf minimaal 3 tot 4 uur vóór de ontvangst, afhankelijk van de hoeveelheid tenten en meubilair. Controleer eerst het terrein en zet daarna tenten, tafels, stoelen, buffet en bewegwijzering in die volgorde klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.