Zo organiseer je een jubileumfeest zonder last-minute stress

Begin een jubileumfeest niet met versiering, maar met de datum, gastenlijst en locatie. Daarna leg je de zaalindeling, uitnodigingen, catering en het programma vast in die volgorde. Verzamel vroeg foto’s, jubileummateriaal en dieetwensen, zodat toespraken en menukaarten niet op het laatste moment moeten worden aangepast. Plan de laatste controle op de dag ervoor: tel servies en glaswerk, test apparatuur, koel dranken en haal taart en verse producten op.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en gastenlijst vastleggen
2 personen
2
Locatie en zaalindeling bepalen
2 personen
3
Uitnodigingen ontwerpen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Programma en tijdschema maken
2 personen
8
Muziek en toespraken selecteren
2 personen
9
Foto’s en jubileummateriaal verzamelen
2 personen
10
Sprekers en jubilaris briefen
2 personen
11
Reserveringen maken
12
Cateringbestelling plaatsen
2 personen
13
Bedankjes bestellen
14
Naamkaartjes maken
2 personen
15
Menukaarten printen
16
Draaiboek printen
17
Gastenlijst controleren
2 personen
18
Laatste dieetwensen controleren
2 personen
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Verse producten ophalen
2 personen
21
Taart ophalen
22
Dranken koelen
2 personen
23
Hapjes voorbereiden
4 personen
24
Servies en glaswerk controleren
2 personen
25
Apparatuur testen
2 personen
26
Stoelen en tafels klaarzetten
4 personen
27
Buffettafels opstellen
3 personen
28
Garderobe inrichten
2 personen
29
Welkomstbalie inrichten
2 personen
30
Fotowand opbouwen
3 personen
31
Versiering ophangen
4 personen
32
Lichtverlichting plaatsen
2 personen
33
Geluidsinstallatie opstellen
2 personen
34
Muziek afspeellijst testen
2 personen
35
Buffetgerechten klaarzetten
4 personen
36
Hapjes op schalen leggen
3 personen
37
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
38
Naamkaartjes neerleggen
2 personen
39
Toiletten controleren
2 personen
40
Welkomstteam instrueren
2 personen

Event

41
Gasten ontvangen
3 personen
42
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
43
Jassen aannemen
2 personen
44
Hapjes serveren
3 personen
45
Gasten naar zitplaatsen begeleiden
2 personen
46
Welkomstwoord aankondigen
47
Toespraken begeleiden
2 personen
48
Foto’s tonen
2 personen
49
Buffet openen
2 personen
50
Buffet serveren
5 personen
51
Dranken bijvullen
3 personen
52
Buffetgerechten aanvullen
3 personen
53
Gebruikt servies ophalen
3 personen
54
Taart aansnijden
2 personen
55
Taart serveren
3 personen
56
Bedankjes uitdelen
2 personen
57
Muziek en dans begeleiden
2 personen
58
Laatste ronde aankondigen
59
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

60
Dranken veilig opbergen
2 personen
61
Eten gekoeld opbergen
3 personen
62
Afval verzamelen
3 personen
63
Servies afwassen
4 personen
64
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
65
Decoratie verwijderen
3 personen
66
Geluidsapparatuur afbouwen
2 personen
67
Locatie schoonmaken
4 personen
68
Koelboxen leegmaken
2 personen
69
Overgebleven eten verdelen
2 personen
70
Materialen inventariseren
2 personen
71
Geleende materialen retourneren
2 personen
72
Foto’s en documenten archiveren
73
Bedankberichten versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Biertafelsaantal 8
Stoelenaantal 85
Buffettafelsaantal 4
Statafelsaantal 6
Garderoberekkenaantal 2
Kledinghangersaantal 90
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Dinerbordenaantal 90
Dessertbordenaantal 90
Koffiekopjesaantal 90
Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 90
Champagneglazenaantal 90
Koffielepelsaantal 90
Dinerbesteksetsaantal 90
Serveerschalenaantal 16
Opscheplepelsaantal 12
Taartvorkjesaantal 90
Taartmesaantal 2

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Servettenhoudersaantal 10
Ballonnenaantal 120
Ballonpompenaantal 3
Slingersaantal 12
Tafeldecoratiesaantal 12
Fotowanddoek
Fotowandstandaardsaantal 2
Naamkaartjesaantal 90
Menukaartenaantal 12
Cadeautafelbord

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaard
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Telefoonladersaantal 3
Powerbanksaantal 2

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudkannenaantal 4
Chafing dishesaantal 4
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 3
Serveertangenaantal 8
IJsblokjesbakkenaantal 4

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Ledlampenaantal 8

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilsetaantal 2
Schoonmaatemmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur de uitnodigingen zodra datum en locatie vaststaan en geef een uiterste aanmelddatum. Verwerk daarna de aanmeldingen en vraag dieetwensen uiterlijk 2 weken voor het feest na.
Maak het programma met vaste tijden voor ontvangst, eten, toespraken en foto’s. Brief sprekers en de jubilaris minimaal 1 week vooraf over hun spreektijd en volgorde.
Leg de zaalindeling vast voordat je tafels en stoelen klaarzet. Reserveer aparte plekken voor het buffet, de cadeautafel, de garderobe en de fotowand, zodat looproutes vrij blijven.
Controleer 1 dag vooraf de gastenlijst en de laatste dieetwensen. Tel per tafel de dinerborden, dessertborden, besteksets, glazen en koffiekopjes en houd enkele extra sets achter de hand.
Plan boodschappen, het ophalen van verse producten en de taart op de laatste dag. Koel dranken tijdig, bereid hapjes voor en test muziek of andere apparatuur vóór de eerste gasten arriveren.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik uitnodigingen voor een jubileumfeest versturen?: Verstuur de uitnodigingen bij voorkeur 6 tot 8 weken voor het feest. Zet een uiterste aanmelddatum ongeveer 3 weken vooraf, zodat je catering, naamkaartjes en zaalindeling op tijd kunt afronden.
Wanneer moet ik dieetwensen voor een jubileumfeest verzamelen?: Vraag dieetwensen mee met de uitnodiging en controleer ze nogmaals 1 tot 2 weken voor het feest. Geef het definitieve overzicht uiterlijk 1 week vooraf door aan de catering.
Hoe maak ik een tijdschema voor een jubileumfeest?: Plan eerst ontvangst, maaltijd en afsluiting en voeg daarna toespraken, muziek en fotomomenten toe. Reserveer per spreker ongeveer 5 tot 10 minuten en houd minimaal 15 minuten speling tussen programmaonderdelen.
Wat moet ik de dag voor een jubileumfeest controleren?: Controleer de gastenlijst, dieetwensen, naamkaartjes, menukaarten, draaiboek, servies en apparatuur. Koel dranken en leg decoratie klaar; plan het ophalen van taart en verse producten op de dag zelf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.