Zo organiseer je een jubileumfeest zonder last-minute stress

Begin een jubileumfeest niet met versiering, maar met de gastenlijst, datum en locatie. Daarna werk je in vaste stappen: uitnodigen, aanmeldingen en dieetwensen verzamelen, het definitieve aantal bepalen en pas dan menu, taart en boodschappen vastleggen. Plan de voorbereiding terug vanaf de feestdag, zodat koelen, koken, tafeldekken en techniek niet tegelijk hoeven. Met een aparte ontvangsttafel, buffet en koffiehoek houd je de gastenstroom overzichtelijk.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Gastenlijst samenstellen
2
Locatie en datum bevestigen
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Herinnering aan gasten sturen
7
Definitief aantal gasten bepalen
8
Menu en hoeveelheden vaststellen
2 personen
9
Taart bestellen
10
Muziekselectie samenstellen
11
Reserveringen controleren
12
Boodschappenlijst finaliseren
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Dranken koelen
2 personen
15
Voorraad en materialen controleren
2 personen
16
Hapjes voorbereiden
3 personen
17
Salades en desserts voorbereiden
2 personen
18
Locatie grondig schoonmaken
2 personen
19
Tafels en stoelen klaarzetten
3 personen
20
Tafels dekken
2 personen
21
Versiering ophangen
2 personen
22
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
23
Buffet opbouwen
3 personen
24
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
25
Ontvangsttafel inrichten
26
Laatste veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

27
Gasten ontvangen
3 personen
28
Welkomstdranken serveren
2 personen
29
Hapjes serveren
3 personen
30
Dranken bijvullen
2 personen
31
Buffet openen en aanvullen
3 personen
32
Dieetmaaltijden apart serveren
2 personen
33
Taart aansnijden en serveren
3 personen
34
Muziek en verlichting bedienen
35
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
36
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

37
Restanten veilig koelen
2 personen
38
Afval verzamelen en scheiden
2 personen
39
Servies en keukenspullen afwassen
3 personen
40
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
41
Decoratie verwijderen
2 personen
42
Locatie schoonmaken
3 personen
43
Apparatuur opruimen
2 personen
44
Materialen retourneren
2 personen
45
Overgebleven boodschappen opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 55
Kledingrek
Buffettafelsaantal 3

Servies

Dinerbordenaantal 60
Gebaksbordenaantal 60
Glazenaantal 70
Koffiekopjesaantal 50
Besteksetsaantal 60
Serveerlepelsaantal 8
Schaaltjesaantal 12
Taartmes

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Servettenaantal 100
Ballonnenaantal 80
Slingersaantal 8
Ballonpompaantal 2
Tafeldecoratieaantal 8
Cadeautafel

Apparatuur

Bluetoothspeakeraantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Koelboxenaantal 3
Koffiezetapparaataantal 2
Waterkoker
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 3
Mengkommenaantal 5
Serveerschalenaantal 10
Serveerbladenaantal 5
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudbakkenaantal 10

Verlichting

Lichtslingersaantal 4
Tafellampenaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezemsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur de uitnodiging zodra datum en locatie vaststaan en vraag om een reactie uiterlijk 2 tot 3 weken voor het feest. Zo heb je tijd om dieetwensen te verwerken en het definitieve aantal gasten door te geven.
Bepaal menu en hoeveelheden pas nadat de aanmeldingen binnen zijn. Reken per gast op een dinerbord, gebaksbord, glas en bestekset, plus extra servetten en enkele reserveplaatsen.
Verdeel het werk over de laatste 3 dagen: bereid hapjes, salades en desserts vooraf, koel dranken uiterlijk de avond ervoor en zet tafels, stoelen en buffet op de dag zelf klaar.
Controleer geluidsinstallatie, Bluetoothspeaker, microfoon, verlengkabels en stekkerdozen minimaal 24 uur vooraf. Test het geluid op de plek waar de gasten zitten, niet alleen naast de speaker.
Maak een aparte koffiehoek met koffiezetapparaat, waterkoker en thermoskannen en richt de ontvangsttafel eerder in dan het buffet. Leg daar ook ruimte vrij voor cadeaus, zodat jassen en geschenken niet op stoelen terechtkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een jubileumfeest organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken van tevoren met datum, locatie en gastenlijst. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 6 weken vooraf en vraag de definitieve aanmeldingen 2 tot 3 weken voor het feest.
Wanneer bepaal je het definitieve aantal gasten voor een jubileumfeest?: Bepaal het definitieve aantal ongeveer 14 dagen voor het feest, zodra de reactietermijn is verstreken. Gebruik dat aantal voor menu, taart, drank, servies en tafelschikking.
Wat moet ik de dag voor een jubileumfeest voorbereiden?: Koel de dranken, bereid hapjes, salades en desserts die kunnen wachten en controleer alle voorraad en materialen. Zet ook de muziek klaar en test kabels, speaker en microfoon minimaal 24 uur vooraf.
Hoeveel tijd heb je nodig om een jubileumfeest klaar te zetten?: Plan voor een gemiddeld feest minimaal 3 uur voor schoonmaken, tafels en stoelen plaatsen, tafels dekken, versiering ophangen, buffet opbouwen en de ontvangsttafel inrichten. Houd nog 30 minuten over voor onverwachte taken en om jezelf om te kleden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.