Zo organiseer je een jubileumfeest zonder losse eindjes

Begin met de datum en locatie en werk daarna in vaste blokken: gasten, eten en drinken, programma en opbouw. Leg cateringafspraken vroeg vast, omdat dieetwensen en aantallen pas later definitief worden. Plan vervolgens uitnodigingen, muziek, toespraken en een herinneringspresentatie. In de laatste week controleer je de gastenlijst, tafelschikking en boodschappen. Op de dag zelf houd je de volgorde eenvoudig: locatie controleren, meubels plaatsen, buffet inrichten en pas daarna decoratie en techniek afwerken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Feestlocatie reserveren
2
Feestdatum vastleggen
3
Cateringafspraken vastleggen
4
Muziekprogramma samenstellen
5
Uitnodigingen ontwerpen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen registreren
8
Dieetwensen verzamelen
9
Herinnering aan gasten sturen
10
Definitieve gastenlijst maken
11
Tafelschikking bepalen
12
Menukaart afdrukken
13
Naambadges voorbereiden
2 personen
14
Herinneringspresentatie maken
2 personen
15
Muziek afspeellijst maken
16
Toespraken verzamelen
17
Boodschappenlijst controleren
2 personen
18
Boodschappen doen
3 personen
19
Dranken en ijs ophalen
2 personen
20
Verse producten ophalen
2 personen
21
Materialen naar locatie brengen
3 personen
22
Locatie en toiletten controleren
2 personen
23
Tafels opstellen
3 personen
24
Stoelen plaatsen
3 personen
25
Buffettafels inrichten
2 personen
26
Versiering ophangen
3 personen
27
Fotowand opbouwen
2 personen
28
Verlichting ophangen
2 personen
29
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
30
Presentatie testen
2 personen
31
Dranken koud zetten
2 personen
32
Koffiepunt inrichten
2 personen
33
Servies klaarzetten
2 personen
34
Hapjes voorbereiden
3 personen
35
Salades en brood voorbereiden
3 personen
36
Warme gerechten voorbereiden
3 personen
37
Allergenen apart markeren
38
Buffet presenteren
3 personen
39
Garderobe inrichten
40
Ontvangstbalie klaarzetten
2 personen
41
Briefing ontvangstteam geven
3 personen

Event

42
Gasten verwelkomen
3 personen
43
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
44
Garderobe aannemen
2 personen
45
Hapjes serveren
3 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Koffie en thee serveren
2 personen
48
Welkomstwoord verzorgen
49
Buffet openen
2 personen
50
Buffet aanvullen
3 personen
51
Borden en bestek aanvullen
2 personen
52
Gebak aansnijden
2 personen
53
Gebak serveren
3 personen
54
Toespraken begeleiden
2 personen
55
Presentatie afspelen
56
Muziek verzorgen
57
Fotomoment begeleiden
2 personen
58
Laatste ronde serveren
2 personen
59
Garderobe uitgeven
2 personen
60
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

61
Restanten veilig koelen
2 personen
62
Servies verzamelen
3 personen
63
Afval sorteren
2 personen
64
Tafels en stoelen afruimen
3 personen
65
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
66
Decoratie verwijderen
3 personen
67
Locatie schoonmaken
4 personen
68
Toiletten schoonmaken
2 personen
69
Koelboxen legen
2 personen
70
Materialen terugbrengen
3 personen
71
Geleende spullen retourneren
2 personen
72
Overgebleven boodschappen verdelen
2 personen
73
Facturen en bonnetjes archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Buffettafelsaantal 4
Biertafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Statafelsaantal 6
Garderoberekkenaantal 2
Kledinghangersaantal 80
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Dinerbordenaantal 80
Dessertbordenaantal 80
Koffiekopjesaantal 70
Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 80
Bierglazenaantal 80
Koffielepelsaantal 70
Dinermessenaantal 80
Dinervorkenaantal 80
Opscheplepelsaantal 12
Opscheptangenaantal 8

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Servettenhoudersaantal 12
Ballonnenbogenaantal 2
Ballonnenaantal 150
Slingersaantal 8
Tafeldecoratiesaantal 12
Fotowandachtergrond
Fotopropsaantal 20
Naambadgesaantal 80
Badgehoudersaantal 80
Menukaartenaantal 12
Welkomstbord

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Mengpaneel
Laptop
Beamer
Projectiescherm
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 4
IJslepelsaantal 4
Oplaadbare batterijenaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Mengkommenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Thermoskannenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 12
Theelichthoudersaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de locatie en leg de datum eerst vast. Plan daarna direct de catering, zodat je tijd hebt om menu, aantallen en dieetwensen af te stemmen.
Verstuur uitnodigingen zodra datum, locatie en programmaopzet duidelijk zijn. Vraag om aanmelding en dieetwensen en stuur ongeveer één week vooraf een herinnering.
Maak twee weken vooraf een voorlopige gastenlijst en tafelschikking. Zet de definitieve aantallen pas vast nadat de laatste aanmeldingen zijn verwerkt.
Werk toespraken, muziek en de herinneringspresentatie uiterlijk één week voor het feest af. Zo blijft op de dag zelf alleen het afspelen en begeleiden over.
Plan de opbouw in volgorde: toiletten en locatie controleren, tafels en stoelen plaatsen, buffet inrichten en daarna glazen, servies, menukaarten en decoratie klaarzetten. Haal dranken en ijs op dezelfde dag op en verse producten zo laat mogelijk.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een jubileumfeest organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en catering. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 6 tot 8 weken voor het feest, zodat je tijd houdt voor aanmeldingen en dieetwensen.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een jubileumfeest?: Verstuur ze 6 tot 8 weken vooraf. Vraag meteen om een aanmelding en dieetwensen en stuur 7 dagen voor het feest een herinnering aan gasten die nog niet hebben gereageerd.
Hoeveel drank heb je nodig voor een jubileumfeest?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Koop ijs en gekoelde dranken op de dag zelf en controleer de aantallen opnieuw na de definitieve gastenlijst.
Wanneer maak je de definitieve tafelschikking?: Maak een voorlopige indeling ongeveer 2 weken vooraf en leg de definitieve tafelschikking 3 tot 5 dagen voor het feest vast. Dan zijn de meeste afmeldingen en dieetwensen verwerkt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.