Zo organiseer je een jubileumfakkeltocht

Begin niet met de fakkels, maar met de datum, route en locaties. Leg eerst vast waar deelnemers verzamelen en waar de tocht eindigt, en controleer daarna veiligheid, vergunningen en verzekering. Werk vervolgens de deelnemersregistratie en begeleiding uit, zodat je weet hoeveel fakkels, begeleiders en materialen nodig zijn. Plan de ontvangst op de eindlocatie apart: daar komen tenten, tafels, verlichting en warme dranken samen. De laatste controle draait om weer, communicatie en brandveiligheid.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Start- en eindlocatie reserveren
3
Route op veiligheid controleren
2 personen
4
Vergunning of melding indienen
5
Verzekeringsgegevens controleren
6
Uitnodigingen opstellen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Deelnemerslijst bijwerken
11
Begeleiders voor route indelen
2 personen
12
Verkeersbegeleiders aanwijzen
2 personen
13
EHBO-verantwoordelijke aanwijzen
14
Weersverwachting volgen
15
Routewijzigingen communiceren
2 personen
16
Fakkels en brandmateriaal inkopen
2 personen
17
Boodschappen doen
2 personen
18
Fakkels op veiligheid controleren
2 personen
19
Routeborden voorbereiden
2 personen
20
Deelnemerspakketten samenstellen
3 personen
21
Naamstickers voorbereiden
22
Muziek afspeellijst voorbereiden
23
Starttijd aan begeleiders bevestigen

Event

24
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
25
Partytenten opbouwen
4 personen
26
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
27
Cateringtafel inrichten
3 personen
28
Verlichting ophangen
3 personen
29
Routeborden plaatsen
3 personen
30
Afzetlint langs route plaatsen
3 personen
31
Fakkeluitgiftepunt inrichten
2 personen
32
Brandblusmiddelen klaarzetten
2 personen
33
EHBO-set klaarzetten
34
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
35
Koffie en thee bereiden
2 personen
36
Broodjes en hapjes klaarzetten
3 personen
37
Registratiebalie bemannen
2 personen
38
Deelnemers verwelkomen
3 personen
39
Naamstickers uitdelen
40
Fakkels uitdelen
3 personen
41
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
42
Groepsfoto maken
2 personen
43
Fakkeltocht begeleiden
8 personen
44
Voor- en achterzijde beveiligen
4 personen
45
Kruispunten bewaken
4 personen
46
Achterblijvers begeleiden
2 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Hapjes aanvullen
2 personen
49
Koffie en thee bijvullen
2 personen
50
Aangekomen deelnemers opvangen
2 personen
51
Fakkels veilig doven
4 personen
52
Fakkels innemen
3 personen
53
Jubileumtoespraak begeleiden
2 personen
54
Muziek verzorgen
55
Dessert en koffie serveren
3 personen
56
Afvalbakken legen
2 personen
57
Laatste ronde dranken serveren
2 personen
58
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

59
Fakkels en aanstekers verzamelen
3 personen
60
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
61
Versiering verwijderen
3 personen
62
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
63
Partytenten afbreken
4 personen
64
Routeborden en lint verwijderen
3 personen
65
Servies afwassen
3 personen
66
Locatie schoonmaken
4 personen
67
Afval afvoeren
2 personen
68
Fakkelresten afvoeren
2 personen
69
Geleende materialen retourneren
2 personen
70
Overgebleven etenswaren opslaan
2 personen
71
Gevonden voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 70
Ontvangstbalie
Kapstokkenaantal 2

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 70
Bordenaantal 80
Messenaantal 80
Vorkenaantal 80
Lepelsaantal 80
Serveerbestekaantal 12

Apparatuur

Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Draagbare speaker
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 3

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8
Reservebatterijenaantal 24

Decoratie

Jubileumvlaggenaantal 12
Ballonnenaantal 80
Ballonlintaantal 2
Tafelkledenaantal 8
Naamstickersaantal 80
Stiftenaantal 12

Sportmateriaal

Fakkelsaantal 80
Fakkelhoudersaantal 80
Stormaanstekersaantal 12
Reservefakkelsaantal 10

Veiligheid

Brandblussersaantal 4
Blusdekensaantal 4
Wateremmersaantal 8
EHBO-koffersaantal 2
Reflectievestenaantal 12
Zaklampenaantal 8
Portofoonsaantal 8
Noodcontactkaartenaantal 80
Routekaartenaantal 80
Afzetpionnenaantal 20
Afzetlintaantal 4
Verkeershesjesaantal 8
Handgelaantal 6

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Schenkkannenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Koelelementenaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalknijpersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Afwasteilenaantal 3
Droogdoekenaantal 12
Herbruikbare schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer de route minstens twee keer: overdag voor obstakels en kruisingen, en rond het geplande startuur voor zichtbaarheid. Wijs per groep een begeleider aan en zet verkeersbegeleiders in op risicovolle oversteekplaatsen.
Regel vergunning of melding niet pas nadat de uitnodigingen zijn verstuurd. Neem ook de verzekeringsgegevens mee in dezelfde controle, zodat een routewijziging niet op het laatste moment tot vertraging leidt.
Tel niet alleen de aangemelde deelnemers, maar houd een actuele lijst bij tot de start. Verzamel dieetwensen vooraf en maak naamstickers en deelnemerspakketten klaar voordat de ontvangstbalie opent.
Controleer iedere fakkel en fakkelhouder vóór het uitdelen. Leg brandmateriaal, reservebatterijen en veilige verlichting klaar; bij wind of regen moet je snel kunnen overschakelen op een aangepast plan.
Bevestig de starttijd op de dag zelf aan alle begeleiders en communiceer routewijzigingen direct. Zet op de eindlocatie eerst partytenten, tafels, stoelen en verlichting klaar voordat koffie en andere ontvangstmaterialen worden uitgestald.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een jubileumfakkeltocht organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, route en start- en eindlocatie. Dien vergunningen of meldingen zo vroeg mogelijk in en verstuur uitnodigingen zodra de route en veiligheidsaanpak vaststaan.
Hoeveel begeleiders heb ik nodig bij een fakkeltocht?: Plan minimaal één routebegeleider per groep en wijs daarnaast aparte verkeersbegeleiders en één EHBO-verantwoordelijke aan. Deel de deelnemers vooraf in, zodat niemand tijdens de tocht nog moet uitzoeken wie verantwoordelijk is.
Wanneer moet ik de fakkels controleren?: Controleer alle fakkels en houders uiterlijk één dag voor de tocht en nogmaals bij het uitdelen. Houd reservebatterijen en draagbare verlichting achter de hand voor donkere stukken of materiaal dat niet veilig blijkt.
Wat doe ik bij slecht weer tijdens een jubileumfakkeltocht?: Volg de weersverwachting vanaf 48 uur vooraf en neem uiterlijk op de dag zelf een besluit over route of programma. Communiceer een routewijziging direct aan deelnemers en begeleiders en controleer opnieuw de brandveiligheid bij wind of regen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.