Zo organiseer je een jubileumdocumentairevertoning

Begin niet met de hapjes, maar met de vertoningsrechten, locatie en technische eisen van de documentaire. Leg daarna de programmavolgorde vast en verstuur uitnodigingen met een duidelijke uiterste aanmelddatum. Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen, zodat je catering op tijd kunt reserveren. In de laatste week controleer je de definitieve filmversie, ondertiteling en alle aansluitingen. Op de dag zelf draait alles om een rustige opbouw: zaal, ontvangsttafel, catering en techniek staan klaar voordat de eerste gasten binnenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Vertoningsrechten regelen
2
Locatie reserveren
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Catering reserveren
7
Programma vastleggen
2 personen
8
Documentaireversie controleren
2 personen
9
Ondertiteling controleren
10
Techniek testen
2 personen
11
Definitieve gastenlijst maken
12
Naamkaartjes printen
13
Programmakaarten printen
14
Bewegwijzering maken
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Dranken koelen
2 personen
17
Hapjes voorbereiden
3 personen
18
Materialen verzamelen
2 personen

Event

19
Locatie openen
2 personen
20
Zaalindeling uitzetten
3 personen
21
Stoelen opstellen
3 personen
22
Tafels opstellen
2 personen
23
Decoratie ophangen
2 personen
24
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
25
Catering klaarzetten
3 personen
26
Projectie aansluiten
2 personen
27
Geluid aansluiten
2 personen
28
Techniek opnieuw testen
2 personen
29
Licht instellen
30
Gasten ontvangen
3 personen
31
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
32
Koffie en thee serveren
2 personen
33
Welkomstwoord verzorgen
34
Documentaire starten
35
Techniek tijdens vertoning bewaken
36
Dranken bijvullen
2 personen
37
Nagesprek begeleiden
2 personen
38
Hapjes en drankjes serveren
3 personen
39
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

40
Eten en drinken opruimen
3 personen
41
Apparatuur uitschakelen
2 personen
42
Servies afwassen
3 personen
43
Afval verzamelen
2 personen
44
Zaal schoonmaken
3 personen
45
Meubilair terugzetten
3 personen
46
Decoratie verwijderen
2 personen
47
Materialen inpakken
2 personen
48
Geleende spullen retourneren
49
Gevonden voorwerpen afhandelen
50
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 80
Tafelsaantal 8
Ontvangsttafel
Krukkenaantal 4

Servies

Glazenaantal 90
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 90
Besteksetsaantal 90
Serveerschalenaantal 12
Serveerbestekaantal 12

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
Luidsprekersaantal 2
Microfoonaantal 2
HDMI-kabelaantal 2
HDMI-adaptersaantal 3
Stekkerdozenaantal 5
Verlengkabelsaantal 5
Afstandsbedieningenaantal 2

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Serveertangenaantal 6

Decoratie

Jubileumbanner
Fotopostersaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Naamkaartjesaantal 80
Richtingsbordenaantal 8
Kleefstripsaantal 2

Verlichting

LED-tafellampenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Afwasborstelsaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 4
Theedoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Regel de vertoningsrechten voordat je de uitnodigingen verstuurt. Controleer ook welke documentaireversie je mag tonen en leg de definitieve speelduur vast in het programma.
Plan de techniek niet alleen op papier. Test beamer, projectiescherm, laptop, luidsprekers, microfoon, HDMI-kabel en adapters minimaal één keer vooraf en nogmaals bij het openen van de locatie.
Sluit de aanmeldingen enkele dagen voor de vertoning. Gebruik de definitieve gastenlijst daarna voor naamkaartjes, programmakaarten en het aantal stoelen, glazen en cateringporties.
Zet de ontvangsttafel op een plek waar gasten vanzelf langskomen. Leg naamkaartjes, programmakaarten en bewegwijzering klaar voordat de catering wordt binnengebracht.
Koel dranken en bereid hapjes pas nadat de zaalindeling staat. Zo blijven de doorgangen vrij en voorkom je dat serveerschalen, tafelkleden en catering tijdens het opstellen in de weg staan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een jubileumdocumentairevertoning organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Regel in de eerste week de vertoningsrechten en locatie; reserveer daarna catering en verstuur de uitnodigingen.
Wanneer moet ik de techniek voor een documentairevertoning testen?: Test alle apparatuur minimaal 7 dagen vooraf met de volledige documentaireversie. Doe op de dag zelf nog een korte controle van beeld, geluid, ondertiteling en aansluitingen voordat gasten arriveren.
Wanneer moet de gastenlijst voor de vertoning definitief zijn?: Sluit de aanmeldingen 3 tot 5 dagen voor het evenement. Dan heb je tijd om stoelen, catering, naamkaartjes en programmakaarten aan te passen aan het werkelijke aantal gasten.
Hoeveel tijd heb je nodig om de locatie klaar te zetten?: Reserveer minimaal 2 uur voor openen, zaalindeling, stoelen, tafels, decoratie, ontvangsttafel en techniek. Plan daarna nog 30 minuten voor een laatste controle van catering en bewegwijzering.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.