Zo organiseer je een jubileumbijeenkomst

Begin met de datum, locatie en verwachte groepsgrootte; die bepalen vrijwel alle vervolgstappen. Verstuur uitnodigingen op tijd en verzamel meteen aanmeldingen en dieetwensen, zodat catering en zitplaatsen geen gokwerk worden. Werk daarna het programma, de muziek, foto’s en techniek uit. Plan de opbouw op de dag zelf achteruit vanaf de ontvangst: eerst zaal en buffet, daarna decoratie, techniek, eten en dranken. Een laatste controle voorkomt dat naamkaartjes, presentatie of microfoon pas tijdens de bijeenkomst aandacht krijgen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Uitnodigingen opstellen
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen registreren
5
Dieetwensen verzamelen
6
Cateringafspraken maken
2 personen
7
Muziek en foto's verzamelen
2 personen
8
Programma definitief maken
2 personen
9
Sprekers en jubilaris informeren
10
Herinnering versturen
11
Definitieve gastenlijst maken
12
Naamkaartjes schrijven
2 personen
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Dranken koelen
2 personen
15
Hapjes voorbereiden
3 personen
16
Locatie controleren
2 personen
17
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
18
Buffettafels opstellen
2 personen
19
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
20
Versiering ophangen
3 personen
21
Fotohoek inrichten
2 personen
22
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
23
Presentatie en foto's testen
2 personen
24
Catering ontvangen
2 personen
25
Buffet en gebak klaarzetten
3 personen
26
Registratietafel inrichten
2 personen
27
Laatste ruimtecontrole uitvoeren
2 personen

Event

28
Gasten ontvangen
3 personen
29
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
30
Gasten naar zitplaatsen begeleiden
2 personen
31
Koffie en thee serveren
2 personen
32
Hapjes uitserveren
3 personen
33
Welkomstwoord begeleiden
34
Dranken bijvullen
2 personen
35
Foto's en video tonen
2 personen
36
Buffet openen
2 personen
37
Buffet aanvullen
3 personen
38
Gebak aansnijden
2 personen
39
Toespraken begeleiden
2 personen
40
Muziek verzorgen
41
Afscheid van gasten begeleiden
2 personen

Nazorg

42
Restanten veilig verpakken
2 personen
43
Afval verzamelen
3 personen
44
Servies afwassen
3 personen
45
Locatie schoonmaken
3 personen
46
Versiering verwijderen
2 personen
47
Meubilair terugplaatsen
3 personen
48
Geluidsapparatuur opruimen
2 personen
49
Materialen inventariseren
2 personen
50
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 55
Buffettafelsaantal 3
Kledinghangersaantal 30

Servies

Dinerbordenaantal 60
Gebaksbordenaantal 60
Koffiekopjesaantal 60
Waterglazenaantal 60
Wijnglazenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Opscheplepelsaantal 8
Serveerschalenaantal 10

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Koks- en broodmessenaantal 4
Taartmes
Serveertangenaantal 6
Koelboxenaantal 3

Apparatuur

Laptops
Beamer
Projectiescherm
Speakersaantal 2
Draadloze microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 3

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonnenboog
Slingersaantal 6
Tafelkledenaantal 8
Vaasjesaantal 8
Fotolijstjesaantal 8
Naamkaartjesaantal 55
Fotoachtergrond
Tafelnummersaantal 8

Verlichting

Lichtslingersaantal 4
Ledlampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Schoonmaakemmersaantal 2
Dweilenaantal 3
Bezem en blikaantal 2
Vaatwaskrattenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum en locatie eerst vast en verstuur de uitnodigingen zodra het programma voldoende duidelijk is. Vraag bij de aanmelding direct naar dieetwensen; verwerk die uiterlijk vóór de definitieve cateringafspraak.
Maak één definitieve gastenlijst en gebruik die voor naamkaartjes, catering en de tafelindeling. Controleer de lijst enkele dagen voor de bijeenkomst opnieuw, omdat afmeldingen anders leiden tot te veel gebak of ontbrekende plaatsen.
Test presentatie, foto’s, beamer, speakers en draadloze microfoon vóór de gasten arriveren. Sluit laptops, verlengkabels en stekkerdozen alvast aan; een ontbrekende aansluiting merk je anders pas bij de eerste toespraak.
Plan de opbouw in vaste volgorde: tafels en stoelen, buffettafels, servies en bestek, decoratie, fotohoek en daarna techniek. Koel dranken en zet hapjes pas klaar nadat de locatie en looproutes zijn gecontroleerd.
Reserveer op de dag zelf tijd voor ontvangst van de catering en het klaarzetten van buffet en gebak. Zet koffiezetapparaat, waterkokers en thermoskannen op een plek waar wachtrijen de ingang of het programma niet blokkeren.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik uitnodigingen voor een jubileumbijeenkomst versturen?: Stuur de uitnodigingen bij voorkeur 6 tot 8 weken vóór de bijeenkomst. Vraag om aanmelding binnen 2 tot 3 weken, zodat je daarna de catering, dieetwensen en definitieve gastenlijst kunt vastleggen.
Wanneer moet ik de catering voor een jubileumbijeenkomst regelen?: Maak de cateringafspraken uiterlijk 3 tot 4 weken vooraf, nadat de eerste aanmeldingen binnen zijn. Geef een voorlopige groepsgrootte en bevestig het definitieve aantal gasten ongeveer 7 dagen vóór het evenement.
Hoe lang van tevoren moet ik techniek voor een jubileumbijeenkomst testen?: Test laptop, beamer, projectiescherm, speakers en microfoon minimaal 1 dag vooraf en nogmaals bij de opbouw. Trek voor de controle minstens 30 minuten uit, inclusief kabels, stroompunten en het afspelen van alle foto’s en presentaties.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een jubileumbijeenkomst op te bouwen?: Plan minimaal 2 uur voor de opbouw van tafels, stoelen, buffet, servies, decoratie en techniek. Houd daarnaast 30 minuten vrij voor de laatste controle, het koelen van dranken en het klaarzetten van hapjes en gebak.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.