Zo organiseer je een jubileumbarbecue zonder last-minute stress

Begin een jubileumbarbecue niet met boodschappen, maar met het aantal gasten en de praktische randvoorwaarden. Verstuur uitnodigingen, verwerk aanmeldingen en verzamel dieetwensen voordat je het menu en de hoeveelheden vastlegt. Reserveer daarna de barbecue, tafels, stoelen en eventuele partytenten. Werk vervolgens van houdbare boodschappen naar verse producten en plan op de dag zelf een duidelijke opbouw, zodat eten, drank, licht en afvalpunten klaarstaan voordat de eerste gasten arriveren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Barbecue reserveren
5
Meubilair reserveren
6
Menu en hoeveelheden bepalen
2 personen
7
Weersverwachting controleren
8
Boodschappenlijst controleren
2 personen
9
Houdbare boodschappen doen
2 personen
10
Materialen ophalen
2 personen
11
Verse boodschappen doen
2 personen
12
Dranken koud zetten
2 personen
13
Vlees en groenten marineren
2 personen
14
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
15
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
16
Partytenten opbouwen
4 personen
17
Barbecue en werktafels plaatsen
3 personen
18
Verlichting ophangen
2 personen
19
Versiering ophangen
2 personen
20
Salades en sauzen voorbereiden
3 personen
21
Groenten en brood klaarzetten
2 personen
22
Buffet en drankpunt inrichten
2 personen
23
Toilet en afvalpunten controleren

Event

24
Barbecue aansteken
2 personen
25
Gasten ontvangen
2 personen
26
Aperitief en hapjes serveren
2 personen
27
Vlees en groenten grillen
3 personen
28
Buffet aanvullen
2 personen
29
Dranken bijvullen
2 personen
30
Servies afruimen
2 personen
31
Dessert en koffie serveren
2 personen
32
Muziek en verlichting bedienen
33
Laatste gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

34
Voedsel veilig opbergen
2 personen
35
Afval verzamelen
3 personen
36
Barbecue laten afkoelen
37
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
38
Servies en keukenspullen afwassen
3 personen
39
Locatie schoonmaken
3 personen
40
Decoratie en verlichting verwijderen
2 personen
41
Materialen controleren en inpakken
2 personen
42
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 45
Buffettafelsaantal 2
Statafelsaantal 3

Servies

Dinerbordenaantal 50
Dessertbordenaantal 50
Glazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 45
Messenaantal 50
Vorkenaantal 50
Opscheplepelsaantal 12

Apparatuur

Barbecuesaantal 2
Koelboxenaantal 4
Bluetoothspeakersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Aanstekersaantal 3

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 3
Serveerschalenaantal 10
Mengkommenaantal 5
Scharenaantal 2
Aluminiumfolieaantal 2

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Ballonnenaantal 50
Tafelkledenaantal 8
Menukaartenaantal 6

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
Ledlampenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Afwasbakkenaantal 3
Sponzenaantal 6
Handvegersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de definitieve aantallen uiterlijk één week vooraf vast. Gebruik die lijst voor het menu, de hoeveelheid servies, stoelen en drank; noteer dieetwensen apart zodat ze niet tussen de barbecuegerechten verdwijnen.
Reserveer barbecue, meubilair en partytenten zodra de uitnodigingen eruit zijn. Controleer uiterlijk drie dagen vooraf wat je ophaalt, wanneer dat kan en hoeveel ruimte je nodig hebt voor barbecue, werktafels en buffet.
Doe houdbare boodschappen eerder en haal verse boodschappen op de dag zelf of maximaal één dag vooraf. Marineer vlees en groenten vooraf gekoeld en zet dranken enkele uren voor ontvangst in koelboxen of koelkasten.
Maak de buitenindeling vóór het opbouwen: plaats barbecue en werktafels niet direct naast het buffet, houd een vrije looproute en zet drank en eten op aparte punten. Test verlengsnoeren, stekkerdozen en verlichting voordat het donker wordt.
Plan de laatste controle ongeveer 60 minuten voor aanvang. Controleer dan servies, bestek, sauzen, brood, toilet, afvalpunten en weersbescherming; steek de barbecue pas aan als de ontvangstzone en het buffet klaar zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een jubileumbarbecue organiseren?: Begin ongeveer vier tot zes weken vooraf met uitnodigingen en reserveringen. Leg de gastenlijst, dieetwensen en hoeveelheden uiterlijk één week voor de barbecue definitief vast.
Hoeveel drank heb je nodig voor een jubileumbarbecue?: Reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per persoon en daarna ongeveer één drankje per uur. Koop daarnaast voldoende alcoholvrije opties en houd rekening met gasten die met de auto komen.
Wanneer moet je vlees en groenten voor de barbecue marineren?: Marineer vlees en groenten bij voorkeur de avond ervoor, dus ongeveer 12 tot 24 uur vooraf. Bewaar alles gekoeld en haal het pas kort voor het grillen uit de koelkast.
Hoe laat moet je beginnen met opbouwen voor een jubileumbarbecue?: Start minimaal drie uur voor de ontvangst met tafels, stoelen, tenten, barbecue en werktafels. Reserveer het laatste uur voor buffet, drank, verlichting, toilet, afvalpunten en de eindcontrole.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.