Zo organiseer je een jubileumbal zonder last-minute stress

Begin een jubileumbal niet met decoratie, maar met de gastenlijst, datum en locatie. Daarna leg je catering, muziek en de indeling vast, zodat je weet hoeveel tafels, stoelen, servies en drank nodig zijn. Werk met een aanmeldtermijn voor dieetwensen en verwerk wijzigingen meteen in één definitieve gastenlijst. In de laatste week draait alles om controleren, printen, koelen en testen; op de dag zelf heb je vooral een duidelijk draaiboek en een toegankelijke ontvangst nodig.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Gastenlijst opstellen
2 personen
2
Uitnodigingen ontwerpen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen registreren
5
Dieetwensen verzamelen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Definitieve gastenlijst maken
8
Locatie reserveren
9
Cateringafspraken vastleggen
2 personen
10
Muziekprogramma samenstellen
11
Dansvloerindeling maken
2 personen
12
Draaiboek afdrukken
13
Tafelschikking maken
2 personen
14
Naamkaartjes maken
2 personen
15
Programmafolders printen
16
Aanwezigheidslijst printen
17
Boodschappenlijst controleren
2 personen
18
Decoratie inkopen
2 personen
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Dranken gekoeld opslaan
2 personen
21
Bederfelijke producten koelen
2 personen
22
Servies controleren
2 personen
23
Muziekapparatuur testen
2 personen
24
Route en parkeren controleren

Event

25
Locatie openen
2 personen
26
Zaal schoon en veilig maken
3 personen
27
Tafels opstellen
4 personen
28
Stoelen plaatsen
4 personen
29
Buffettafels inrichten
3 personen
30
Dansvloer vrijmaken
2 personen
31
Versiering ophangen
4 personen
32
Tafels decoreren
3 personen
33
Naamkaartjes plaatsen
2 personen
34
Garderobe inrichten
2 personen
35
Welkomsttafel klaarzetten
2 personen
36
Muziekapparatuur aansluiten
2 personen
37
Verlichting instellen
2 personen
38
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
39
Aperitief klaarzetten
2 personen
40
Garderobe bemannen
2 personen
41
Gasten verwelkomen
3 personen
42
Aanwezigheid registreren
2 personen
43
Welkomstdrank serveren
3 personen
44
Hapjes serveren
3 personen
45
Koffie en thee bijvullen
2 personen
46
Dranken bijvullen
3 personen
47
Jubileumtoespraak begeleiden
2 personen
48
Muziek tijdens ontvangst verzorgen
49
Buffet opbouwen
4 personen
50
Buffetgerechten presenteren
3 personen
51
Buffet bedienen
4 personen
52
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
53
Gebruikt servies verzamelen
3 personen
54
Dessert serveren
3 personen
55
Taart aansnijden
2 personen
56
Koffie na dessert serveren
2 personen
57
Dansprogramma begeleiden
2 personen
58
Avondsnacks neerzetten
2 personen
59
Laatste ronde aankondigen
60
Gasten uitgeleide doen
3 personen

Nazorg

61
Muziekapparatuur uitschakelen
2 personen
62
Overgebleven eten verpakken
3 personen
63
Afval verzamelen
3 personen
64
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
65
Servies afwassen
3 personen
66
Zaal schoonmaken
4 personen
67
Decoratie verwijderen
3 personen
68
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
69
Materialen controleren
2 personen
70
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
71
Overgebleven boodschappen opbergen
2 personen
72
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 65
Buffettafelsaantal 3
Garderoberekkenaantal 2
Krukkenaantal 6
Afvalbakkenaantal 5
Tafellinnenaantal 8

Servies

Dinerbordenaantal 70
Dessertbordenaantal 70
Koffiekopjesaantal 70
Waterglazenaantal 80
Wijnglazenaantal 80
Champagneglazenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Serveerschalenaantal 12

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonlintaantal 2
Slingersaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Tafeldecoratiesaantal 8
Kaarsenaantal 40
Waxinelichthoudersaantal 20
Fotowand
Welkomstbord
Naamkaartjesaantal 65

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Muziekspeler
Microfoon
Microfoonstandaard
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Vloerlampenaantal 4
Ledspotsaantal 4
Reservebatterijenaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 3
Maatbekersaantal 2
Tangenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6
Kurkentrekkersaantal 3

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur de uitnodigingen ruim vóór de aanmeldtermijn en registreer naast aanwezigheid ook dieetwensen. Maak de definitieve gastenlijst uiterlijk één week voor het jubileumbal, zodat catering, tafelschikking en naamkaartjes op dezelfde gegevens zijn gebaseerd.
Leg de locatie vast voordat je de zaalindeling uitwerkt. Controleer hoeveel tafels, stoelen, buffettafels en garderoberekken passen en houd ruimte vrij voor de dansvloer, fotowand en looproute naar buffet en toiletten.
Plan het programma met vaste tijden voor ontvangst, diner, speeches en dans. Test luidsprekers, muziekspeler, microfoon, microfoonstandaard en verlengkabels uiterlijk de dag ervoor; een ontbrekende aansluiting ontdek je anders pas bij de opening.
Controleer servies niet alleen op aantallen, maar ook per gebruiksmoment. Tel dinerborden, dessertborden, koffie kopjes, glazen en besteksets apart en leg serveerschalen, tafellinnen en afvalbakken vóór de opbouw klaar.
Maak een draaiboek met contactpersonen, openingstijd, cateringmomenten en het muziekprogramma en druk het vóór de dag zelf af. Controleer ook route en parkeren, zet dranken en bederfelijke producten op tijd gekoeld en open de locatie vroeg genoeg voor decoratie en techniek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een jubileumbal organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met gastenlijst, locatie en catering. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 8 tot 10 weken voor het bal en sluit de aanmeldingen 2 tot 3 weken vooraf.
Wanneer maak je de definitieve gastenlijst voor een jubileumbal?: Maak de definitieve lijst uiterlijk 1 week voor het jubileumbal. Verwerk daarna geen losse wijzigingen meer zonder ze ook aan catering, tafelschikking, naamkaartjes en de aanwezigheidslijst door te geven.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een jubileumbal?: Plan minimaal 3 uur voor tafels, stoelen, tafellinnen, decoratie, buffet, garderobe en techniek. Reserveer daarnaast minstens 30 minuten voor een soundcheck en controleer microfoon en muziek vóór de gasten binnenkomen.
Wanneer moet je drank en eten koelen voor een jubileumbal?: Koel dranken bij voorkeur de avond ervoor en zet bederfelijke producten uiterlijk enkele uren vóór de start gekoeld weg. Controleer vooraf of er genoeg koelruimte is voor water, wijn, champagne en andere cateringproducten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.