Zo organiseer je een jiujitsutoernooi

Begin met de sporthal, datum en wedstrijdregels; die bepalen hoeveel deelnemers, matten en vrijwilligers je nodig hebt. Leg daarna categorieën, arbiters, EHBO en het inschrijfformulier vast voordat je de aankondiging verstuurt. Verwerk aanmeldingen doorlopend en communiceer de weging, route en deelnemersinformatie op tijd. In de laatste week draait alles om het wedstrijdschema, de briefing en een controle van materiaal, prijzen en geprinte wedstrijdlijsten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Sporthal reserveren
2
Toernooidatum vastleggen
2 personen
3
Wedstrijdregels vastleggen
2 personen
4
Wedstrijdcategorieën bepalen
2 personen
5
Arbiters benaderen
6
EHBO-team vastleggen
7
Toernooiaankondiging maken
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Inschrijfformulier openen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Vrijwilligers werven
2 personen
13
Sponsoren benaderen
2 personen
14
Prijzen bestellen
15
Sportmateriaal reserveren
16
Catering reserveren
17
Aanmeldingen controleren
2 personen
18
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
19
Arbitersbriefing voorbereiden
20
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
21
Deelnemersinformatie versturen
22
Weegmoment communiceren
23
Routebeschrijving versturen
24
Prijzen en medailles controleren
25
Wedstrijdlijsten afdrukken
26
Boodschappen doen
2 personen
27
Dranken koud zetten
2 personen
28
Registratiemateriaal klaarzetten

Event

29
Sporthal openen
2 personen
30
Vloer controleren
2 personen
31
Wedstrijdmatten leggen
8 personen
32
Wedstrijdvelden markeren
4 personen
33
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
34
Registratiebalie inrichten
2 personen
35
Cateringtafel inrichten
2 personen
36
Arbitersbriefing geven
3 personen
37
Weegschalen controleren
2 personen
38
Deelnemers ontvangen
4 personen
39
Deelnemers wegen
4 personen
40
Aanwezigheid registreren
3 personen
41
Wedstrijdschema ophangen
2 personen
42
Openingsbriefing geven
2 personen
43
Publiek naar zitplaatsen begeleiden
2 personen
44
Wedstrijden begeleiden
12 personen
45
Wedstrijdresultaten verwerken
3 personen
46
Omroepen van wedstrijden
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Hapjes aanvullen
2 personen
49
Afvalbakken legen
2 personen
50
Eerste hulp verlenen
2 personen
51
Finalisten aankondigen
52
Medailles uitreiken
3 personen
53
Sluitingswoord geven
54
Deelnemers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

55
Wedstrijdmatten opruimen
8 personen
56
Tafels en stoelen afbreken
5 personen
57
Sportmateriaal verzamelen
4 personen
58
Servies afwassen
3 personen
59
Catering opruimen
3 personen
60
Afval sorteren
3 personen
61
Sporthal schoonmaken
5 personen
62
Verloren voorwerpen verzamelen
2 personen
63
Locatie afsluiten
2 personen
64
Geleende spullen retourneren
2 personen
65
Uitslagen publiceren
66
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Wedstrijdmattenaantal 120
Mattenrandenaantal 24
Veldmarkeringenaantal 12
Weegschalenaantal 3
Stopwatchesaantal 8
Fluitjesaantal 8
Scorebordenaantal 8
Scorekaartenhoudersaantal 8
Reservegordelsaantal 12

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 80
Kleedkamerbankenaantal 12
Kledingrekkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 10

Apparatuur

Laptopaantal 3
Printeraantal 2
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Omroepmicrofoon
Luidsprekersaantal 2
Megafoon
USB-sticksaantal 3

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 160
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Schenkkannenaantal 6

Keuken

Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Tangenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 6
Koelelementenaantal 24

Decoratie

Toernooibannersaantal 4
Richtingsbordenaantal 10
Tafelkledenaantal 8
Naamkaartjesaantal 120

Verlichting

Ledlampenaantal 6

Schoonmaak

Dweilsetsaantal 3
Emmersaantal 4
Bezemsaantal 3
Stofzuiger
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Microvezeldoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 6
Desinfectiesprayaantal 6
EHBO-koffersaantal 2
IJscompressenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de sporthal ruim vóór je de datum publiceert en controleer hoeveel wedstrijdmatten, mattenranden en velden er daadwerkelijk passen. Plan daarnaast ruimte voor weegschalen, kleedkamers en de wedstrijdtafel.
Leg wedstrijdregels en categorieën vast voordat de inschrijving opent. Noteer ook de uiterste inschrijfdatum en het weegmoment, zodat deelnemers niet op het laatste moment met ontbrekende gegevens komen.
Wacht niet tot na de inschrijvingsdeadline met het wedstrijdschema. Controleer eerst aanmeldingen en dieetwensen, deel daarna arbiters en vrijwilligers in en stuur de deelnemersinformatie op tijd.
Maak voor elke wedstrijdlocatie een vaste tafelopstelling met scorebord, scorekaartenhouders, stopwatches en fluitjes. Test laptop, printer, omroepmicrofoon, luidsprekers en verlengsnoeren uiterlijk de dag ervoor.
Tel prijzen en medailles na ontvangst en leg reservegordels, USB-sticks en geprinte wedstrijdlijsten apart klaar. Regel EHBO en catering vóór de wedstrijddag; ontbrekende hulp of eten is dan nauwelijks nog te herstellen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een jiujitsutoernooi organiseren?: Leg sporthal, datum, regels en categorieën bij voorkeur minimaal 12 weken vooraf vast. Open de inschrijving daarna enkele weken vóór het toernooi, zodat je tijd houdt voor aanmeldingen, vrijwilligers en het wedstrijdschema.
Wanneer maak je het wedstrijdschema voor een jiujitsutoernooi?: Maak het schema direct na het sluiten van de inschrijving en de controle van de deelnemersgegevens. Houd minimaal 3 tot 5 dagen over om fouten te corrigeren en de wedstrijdlijsten af te drukken.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een jiujitsutoernooi?: Plan naast de arbiters vrijwilligers voor ontvangst, weging, wedstrijdtafels, catering en zaalondersteuning. Reken per wedstrijdmat minstens 2 tafelvrijwilligers en voeg extra mensen toe voor piekmomenten bij de weging en entree.
Wanneer communiceer je het weegmoment aan deelnemers?: Stuur het weegmoment samen met de deelnemersinformatie zodra het wedstrijdschema en de locatiegegevens definitief zijn. Doe dat uiterlijk 7 dagen voor het toernooi en vermeld duidelijk wat deelnemers moeten meenemen en waar ze zich melden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.