Organiser un tournoi de jiu-jitsu sans perdre le fil

Un tournoi de jiu-jitsu se prépare dans un ordre précis : d’abord la salle et le règlement, puis les catégories, les inscriptions et les officiels. La pesée, le programme des combats et l’accueil des participants doivent être verrouillés avant le jour J. Prévoyez aussi les premiers secours, les bénévoles et le matériel de compétition, car un oubli à ce stade ralentit immédiatement les combats. Ce plan vous aide à avancer étape par étape, jusqu’à l’impression des listes et au briefing final.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le gymnase
2
Fixer la date du tournoi
2 personnes
3
Consigner le règlement du concours
2 personnes
4
Définir les catégories de compétition
2 personnes
5
Contacter les arbitres
6
Constituer l'équipe de premiers secours
7
Créer l’annonce du tournoi
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Ouvrir le formulaire d’inscription
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Recruter des bénévoles
2 personnes
13
Contacter les sponsors
2 personnes
14
Commander les prix
15
Réserver le matériel sportif
16
Réserver le catering
17
Vérifier les inscriptions
2 personnes
18
Établir le programme de la compétition
2 personnes
19
Préparer le briefing des arbitres
20
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
21
Envoyer les informations aux participants
22
Communiquer l’heure de pesée
23
Envoyer les indications d'accès
24
Vérifier les prix et les médailles
25
Imprimer les listes de concours
26
Faire les courses
2 personnes
27
Mettre les boissons au frais
2 personnes
28
Préparer le matériel d’inscription

Événement

29
Ouvrir le gymnase
2 personnes
30
Vérifier le sol
2 personnes
31
Poser les tapis de compétition
8 personnes
32
Marquer les terrains de compétition
4 personnes
33
Installer les tables et les chaises
5 personnes
34
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
35
Installer la table traiteur
2 personnes
36
Donner le briefing aux arbitres
3 personnes
37
Vérifier les balances
2 personnes
38
Accueillir les participants
4 personnes
39
Pesée des participants
4 personnes
40
Enregistrer la présence
3 personnes
41
Afficher le programme des matchs
2 personnes
42
Donner le briefing d'ouverture
2 personnes
43
Guider le public vers les places assises
2 personnes
44
Encadrer les matchs
12 personnes
45
Traiter les résultats du concours
3 personnes
46
Annoncer les matchs
47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
48
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
49
Vider les poubelles
2 personnes
50
Fournir les premiers secours
2 personnes
51
Annoncer les finalistes
52
Remettre les médailles
3 personnes
53
Prononcer le mot de clôture
54
Reconduire les participants
3 personnes

Suivi

55
Ranger les tapis de compétition
8 personnes
56
Démonter les tables et les chaises
5 personnes
57
Rassembler le matériel sportif
4 personnes
58
Faire la vaisselle
3 personnes
59
Ranger le service traiteur
3 personnes
60
Trier les déchets
3 personnes
61
Nettoyer le gymnase
5 personnes
62
Rassembler les objets perdus
2 personnes
63
Fermer le lieu
2 personnes
64
Rendre les articles empruntés
2 personnes
65
Publier les résultats
66
Remercier les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

Tapis de compétitionqté 120
Bordures de tapisqté 24
Marquages au solqté 12
Balancesqté 3
Chronomètresqté 8
Siffletsqté 8
Panneaux de scoreqté 8
Porte-cartes de scoreqté 8
Ceintures de secoursqté 12

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 80
Bancs de vestiaireqté 12
Portants à vêtementsqté 4
Poubellesqté 10

Équipement

Ordinateur portableqté 3
Imprimanteqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Micro de sonorisation
Haut-parleursqté 2
Mégaphone
Clés USBqté 3

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 160
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 6

Cuisine

Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Pincesqté 6
Planches à découperqté 3
Couteauxqté 6
Pains de glaceqté 24

Décoration

Bannières du tournoiqté 4
Panneaux directionnelsqté 10
Nappesqté 8
Badges nominatifsqté 120

Éclairage

Lampes LEDqté 6

Nettoyage

Sets de serpillièreqté 3
Seauxqté 4
Balaisqté 3
Aspirateur
Gants de nettoyageqté 8
Chiffons microfibresqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Spray désinfectantqté 6
Trousses de premiers secoursqté 2
Poches de glaceqté 12

Catering

Courses

Conseils

Bloquez d’abord le gymnase et la date, puis rédigez le règlement avant d’ouvrir les inscriptions. Précisez les catégories, les règles de pesée et les conditions de participation afin d’éviter les corrections de dernière minute.
Contactez les arbitres et constituez l’équipe de premiers secours plusieurs semaines avant le tournoi. Le jour venu, désignez clairement un responsable pour les urgences et un autre pour la coordination des combats.
Ne fermez pas les inscriptions au dernier moment : prévoyez un délai d’au moins 7 jours pour vérifier les catégories, les doublons et les besoins alimentaires. Utilisez ensuite ces données pour établir les tableaux et le programme.
Annoncez séparément l’heure de la pesée, les indications d’accès et l’horaire de convocation. Envoyez ces informations aux participants au moins 3 jours avant l’événement, avec les consignes utiles pour éviter les arrivées échelonnées.
Testez l’installation avant l’ouverture : tapis, bordures, balances, chronomètres, affichage des scores, sonorisation et impressions. Gardez des rallonges, multiprises et copies papier de secours, car une panne ou une imprimante bloquée peut retarder toute la compétition.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi de jiu-jitsu ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver le gymnase, confirmer les arbitres, ouvrir les inscriptions, commander les prix et recruter les bénévoles.
Quand faut-il fixer l’heure de la pesée ?: Fixez-la au moins 3 jours avant le tournoi et communiquez-la avec les indications d’accès. Gardez une marge d’au moins 30 minutes avant le premier combat pour les vérifications et les changements de catégorie.
Combien de bénévoles faut-il pour un tournoi de jiu-jitsu ?: Pour une petite compétition, prévoyez au minimum 1 bénévole par table de tapis, plus 2 à 4 personnes pour l’accueil, la pesée, l’orientation et la logistique. Ajoutez une personne dédiée aux imprévus afin de ne pas vider les postes essentiels.
Quand imprimer les listes de compétition ?: Imprimez une première version après la clôture des inscriptions, puis une version finale le jour précédent, une fois les pesées et les vérifications terminées. Gardez au moins deux exemplaires papier par zone de compétition.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.