Zo organiseer je een Jeugdweek zonder last-minute stress

Begin een Jeugdweek niet met boodschappen, maar met de datum, locatie en dagindeling. Daarna leg je activiteiten, vervoer, maaltijden en begeleiding vast, zodat je weet hoeveel deelnemers en vrijwilligers je aankunt. Verzamel vroeg dieetwensen, toestemmingen en noodcontacten; ontbrekende gegevens zorgen vlak voor vertrek voor de meeste problemen. Controleer in de laatste week het weer, materiaal en de voorraad per maaltijd. Op de dag zelf werken een afgedrukte deelnemerslijst, naamkaartjes en telefoonnummers sneller dan losse apps.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Activiteiten en spellen kiezen
3 personen
4
Dagindeling uitwerken
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Toestemmingen controleren
2 personen
9
Noodcontacten registreren
2 personen
10
Vrijwilligers indelen
2 personen
11
Reservering vervoer maken
12
Maaltijden plannen
2 personen
13
Boodschappenlijst opstellen
2 personen
14
Spelmateriaal controleren
2 personen
15
Vergunningen controleren
16
Weersvoorspelling controleren
17
Deelnemerslijst afdrukken
18
Naamkaartjes maken
2 personen
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Koelwaren opslaan
2 personen
21
Voorraad per maaltijd verdelen
2 personen
22
Kookplanning ophangen
23
EHBO-koffer controleren
24
Telefoonnummers printen

Event

25
Locatie openen
2 personen
26
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
27
Informatiebord plaatsen
28
Spelvelden uitzetten
4 personen
29
Inschrijving openen
3 personen
30
Deelnemers welkom heten
3 personen
31
Groepen indelen
3 personen
32
Spelregels uitleggen
2 personen
33
Kennismakingsspellen begeleiden
6 personen
34
Dranken klaarzetten
2 personen
35
Dranken bijvullen
2 personen
36
Avondmaaltijd bereiden
5 personen
37
Avondmaaltijd serveren
4 personen
38
Avondspel begeleiden
6 personen
39
Servies afwassen
3 personen
40
Dagafsluiting begeleiden
3 personen
41
Dagruimte opruimen
4 personen
42
Sportactiviteiten begeleiden
6 personen
43
Lunch en snacks serveren
4 personen
44
Warme maaltijd bereiden
5 personen
45
Warme maaltijd serveren
4 personen
46
Sportmateriaal opruimen
3 personen
47
Quizavond begeleiden
4 personen
48
Creatieve workshops begeleiden
6 personen
49
Werktafels schoonmaken
3 personen
50
Maaltijd bereiden
5 personen
51
Maaltijd serveren
4 personen
52
Filmavond klaarzetten
3 personen
53
Filmavond begeleiden
4 personen
54
Speurtocht uitzetten
4 personen
55
Speurtocht begeleiden
8 personen
56
Tussendoortjes uitdelen
2 personen
57
Barbecue voorbereiden
5 personen
58
Barbecue serveren
5 personen
59
Kampvuuravond begeleiden
5 personen
60
Talentenshow voorbereiden
4 personen
61
Talentenshow begeleiden
6 personen
62
Slotmaaltijd bereiden
5 personen
63
Slotmaaltijd serveren
4 personen
64
Prijzen en certificaten uitdelen
3 personen
65
Afsluitende groepsactiviteit begeleiden
5 personen
66
Laatste spullen verzamelen
4 personen

Nazorg

67
Eindlocatie opruimen
6 personen
68
Keuken grondig schoonmaken
3 personen
69
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
70
Materialen inventariseren
2 personen
71
Geleende spullen retourneren
2 personen
72
Vervoermiddelen retourneren
73
Gevonden voorwerpen registreren
74
Ouders informeren over gevonden spullen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 70
Picknickbankenaantal 6
Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 4

Servies

Herbruikbare bordenaantal 80
Herbruikbare kommenaantal 70
Herbruikbare bekersaantal 100
Herbruikbaar bestekaantal 100
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Kookpannenaantal 6
Koekenpannenaantal 3
Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 6
Mengkommenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Vergietenaantal 4
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Beamer
Projectiescherm
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6

Sportmateriaal

Voetballenaantal 6
Basketballenaantal 4
Volleybalaantal 3
Kegelsaantal 30
Hoepelsaantal 20
Springtouwenaantal 20
Pitjeszakkenaantal 30
Badmintonsetsaantal 6
Watersponzenaantal 40
Touwaantal 100
Kompasaantal 12
Zaklampenaantal 20

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Ballonnenaantal 100
Naamkaartjesaantal 80
Stiftenaantal 30
Gekleurd papieraantal 10
Plakbandaantal 8
Knutselverfaantal 12
Kwastenaantal 30
Certificatenaantal 70

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 6

Schoonmaak

Emmersaantal 6
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Handvegersaantal 4
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 30
Toiletborstelsaantal 3
Afvalbakkenaantal 8
EHBO-koffersaantal 2
Brandblusdekensaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan eerst het programma per dag en koppel aan elk onderdeel een verantwoordelijke. Reserveer voor populaire activiteiten extra tijd: uitlopen werkt door in maaltijden, vervoer en rustmomenten.
Verstuur uitnodigingen vroeg genoeg om aanmeldingen, dieetwensen, toestemmingen en noodcontacten compleet te krijgen. Maak vóór vertrek één deelnemerslijst met telefoonnummers en relevante bijzonderheden.
Controleer vervoer niet alleen op vertrektijd, maar ook op het aantal zitplaatsen en de terugreis. Leg de reservering vast zodra de deelnemersaantallen redelijk stabiel zijn, in plaats van pas in de laatste week.
Verdeel boodschappen per maaltijd en bewaar koelwaren direct in koelboxen of een andere geschikte koeling. Hang de kookplanning op en controleer vooraf of pannen, snijplanken, maatbekers, servies en bestek aanwezig zijn.
Maak een slechtweerplan voordat de weersvoorspelling onzeker wordt. Controleer partytenten, binnenruimte, verlengsnoeren en het spelmateriaal uiterlijk de dag ervoor, en leg de EHBO-koffer en noodtelefoonnummers klaar bij de opening.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een Jeugdweek organiseren?: Leg datum, programma en locatie bij voorkeur minimaal 8 weken vooraf vast. Gebruik de resterende weken voor aanmeldingen, toestemmingen, vervoer, vrijwilligers en inkopen; controleer alles opnieuw in de laatste 7 dagen.
Wanneer moet je toestemmingen en noodcontacten verzamelen voor een Jeugdweek?: Vraag deze gegevens direct bij de aanmelding op en geef deelnemers bijvoorbeeld 2 weken als uiterste termijn. Controleer daarna of iedere deelnemer compleet geregistreerd is voordat vervoer en activiteiten definitief worden gepland.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een Jeugdweek?: Dat hangt af van leeftijd, activiteiten en locatie, maar deel iedere activiteit vooraf aan minimaal één verantwoordelijke toe. Maak de indeling uiterlijk 1 week van tevoren en plan daarnaast mensen voor maaltijden, vervoer en EHBO-ondersteuning.
Wanneer doe je de boodschappen voor een Jeugdweek?: Doe houdbare boodschappen enkele dagen vooraf en koop koelwaren zo kort mogelijk voor het eerste eetmoment. Verdeel alles daarna per maaltijd, zodat je niet op locatie nog hoeft uit te zoeken wat wanneer nodig is.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.