Eine Jugendwoche Schritt für Schritt organisieren
Eine Jugendwoche steht und fällt mit einem klaren Ablauf, verlässlicher Betreuung und einer gut geprüften Verpflegung. Lege zuerst Zeitraum, Programm und Veranstaltungsort fest, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Ernährungswünsche, Genehmigungen, Transport und die Einteilung der Freiwilligen. In den letzten Tagen geht es vor allem darum, Materialien, Lebensmittel, Notfallkontakte und den Tagesplan so vorzubereiten, dass vor Ort niemand suchen muss.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Location reservieren
- 3
Aktivitäten und Spiele auswählen
3 Personen
- 4
Tagesablauf ausarbeiten
2 Personen
- 5
Einladungen verschicken
2 Personen
- 6
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Genehmigungen prüfen
2 Personen
- 9
Notfallkontakte erfassen
2 Personen
- 10
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 11
Transport reservieren
- 12
Mahlzeiten planen
2 Personen
- 13
Einkaufsliste erstellen
2 Personen
- 14
Spielmaterial kontrollieren
2 Personen
- 15
Genehmigungen prüfen
- 16
Wettervorhersage prüfen
- 17
Teilnehmerliste ausdrucken
- 18
Namensschilder erstellen
2 Personen
- 19
Einkaufen gehen
3 Personen
- 20
Kühlwaren lagern
2 Personen
- 21
Bestände nach Mahlzeit aufteilen
2 Personen
- 22
Kochplan aushängen
- 23
Erste-Hilfe-Koffer prüfen
- 24
Telefonnummern ausdrucken
Event
- 25
Location öffnen
2 Personen
- 26
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 27
Infotafel aufstellen
- 28
Spielfelder abstecken
4 Personen
- 29
Anmeldung öffnen
3 Personen
- 30
Teilnehmer begrüßen
3 Personen
- 31
Gruppen einteilen
3 Personen
- 32
Spielregeln erklären
2 Personen
- 33
Kennenlernspiele anleiten
6 Personen
- 34
Getränke bereitstellen
2 Personen
- 35
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 36
Abendessen zubereiten
5 Personen
- 37
Abendessen servieren
4 Personen
- 38
Abendspiel begleiten
6 Personen
- 39
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 40
Tagesabschluss begleiten
3 Personen
- 41
Tagesraum aufräumen
4 Personen
- 42
Sportaktivitäten betreuen
6 Personen
- 43
Mittagessen und Snacks servieren
4 Personen
- 44
Warme Mahlzeit zubereiten
5 Personen
- 45
Warme Mahlzeit servieren
4 Personen
- 46
Sportmaterial aufräumen
3 Personen
- 47
Quizabend betreuen
4 Personen
- 48
Kreative Workshops begleiten
6 Personen
- 49
Werktafeln reinigen
3 Personen
- 50
Mahlzeit zubereiten
5 Personen
- 51
Mahlzeit servieren
4 Personen
- 52
Filmabend vorbereiten
3 Personen
- 53
Filmabend betreuen
4 Personen
- 54
Schnitzeljagd ausstecken
4 Personen
- 55
Schnitzeljagd begleiten
8 Personen
- 56
Zwischenmahlzeiten verteilen
2 Personen
- 57
Grill vorbereiten
5 Personen
- 58
Barbecue servieren
5 Personen
- 59
Lagerfeuerabend begleiten
5 Personen
- 60
Talentshow vorbereiten
4 Personen
- 61
Talentshow begleiten
6 Personen
- 62
Abschlussmahlzeit zubereiten
5 Personen
- 63
Abschlussmahlzeit servieren
4 Personen
- 64
Preise und Zertifikate überreichen
3 Personen
- 65
Abschließende Gruppenaktivität begleiten
5 Personen
- 66
Letzte Sachen einsammeln
4 Personen
Nachbereitung
- 67
Endlocation aufräumen
6 Personen
- 68
Küche gründlich reinigen
3 Personen
- 69
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
- 70
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 71
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 72
Transportmittel zurückgeben
- 73
Fundgegenstände registrieren
- 74
Eltern über Fundgegenstände informieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 12
- StühleAnz. 70
- PicknickbänkeAnz. 6
- PartyzelteAnz. 3
- KlappischeAnz. 4
Geschirr
- Mehrweg-TellerAnz. 80
- Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 70
- Wiederverwendbare BecherAnz. 100
- Wiederverwendbares BesteckAnz. 100
- ServierlöffelAnz. 12
Küche
- KochtöpfeAnz. 6
- PfannenAnz. 3
- SchneidebretterAnz. 6
- KochmesserAnz. 6
- RührschüsselnAnz. 8
- MessbecherAnz. 4
- SiebAnz. 4
- KühlboxenAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 6
Ausstattung
- Tragbare LautsprecherAnz. 2
- Mikrofon
- Beamer
- Projektionsleinwand
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
Sportmaterial
- FußbälleAnz. 6
- BasketbälleAnz. 4
- VolleyballAnz. 3
- KegelAnz. 30
- ReifenAnz. 20
- SpringseileAnz. 20
- SitzsäckeAnz. 30
- BadmintonsätzeAnz. 6
- WasserschwämmeAnz. 40
- SeilAnz. 100
- KompassAnz. 12
- TaschenlampenAnz. 20
Dekoration
- WimpelkettenAnz. 12
- BallonsAnz. 100
- NamensschilderAnz. 80
- StifteAnz. 30
- BuntpapierAnz. 10
- KlebebandAnz. 8
- BastelfarbeAnz. 12
- PinselAnz. 30
- ZertifikateAnz. 70
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 8
- LichterkettenAnz. 6
Reinigung
- EimerAnz. 6
- WischmopsAnz. 4
- BesensetsAnz. 4
- HandfegerAnz. 4
- Wiederverwendbare ReinigungstücherAnz. 30
- ToilettenbürstenAnz. 3
- AbfallbehälterAnz. 8
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
- FeuerlöschdeckenAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Plane den Tagesablauf nicht nur nach Aktivitäten: Rechne feste Zeiten für Mahlzeiten, Wechsel zwischen Gruppen und kurze Pausen ein. Ein ausgehängter Koch- und Tagesplan verhindert Rückfragen während der Woche.
- Erfasse bei der Anmeldung neben Namen und Telefonnummern auch Ernährungswünsche und Notfallkontakte. Drucke die Teilnehmerliste und wichtige Telefonnummern spätestens am Vortag aus.
- Prüfe Genehmigungen, Transport und Verantwortlichkeiten frühzeitig, idealerweise mehrere Wochen vor Beginn. Gerade bei Ausflügen oder externen Aktivitäten bleibt sonst zu wenig Zeit für Änderungen.
- Kontrolliere Spiel- und Küchenausstattung vor dem Einkauf beziehungsweise Packen. Für eine Jugendwoche werden schnell mehrere Räume und Gruppen gleichzeitig gebraucht, daher sollten Sportmaterial, Lautsprecher und Kochutensilien vollständig einsatzbereit sein.
- Kaufe verderbliche Lebensmittel erst kurz vor Beginn und teile die Bestände nach Mahlzeiten auf. Lagere Kühlware sofort in Kühlboxen oder Kühlschränken, damit nicht alles am ersten Tag verbraucht oder unübersichtlich wird.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Jugendwoche organisieren?
- Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm und Location. Anmeldungen, Genehmigungen, Transport und die Einteilung der Freiwilligen brauchen anschließend weitere Vorlaufzeit.
- Was muss bei der Anmeldung für eine Jugendwoche abgefragt werden?
- Erfasse Name, Erreichbarkeit, Notfallkontakt und Ernährungswünsche. Schließe die Anmeldung idealerweise 2 bis 3 Wochen vor Beginn, damit du Mahlzeiten, Gruppen und Transport planen kannst.
- Wie plant man die Verpflegung für eine Jugendwoche?
- Plane jede Mahlzeit mit Mengen, Zuständigkeit und Ausgabezeit und teile die Vorräte anschließend pro Mahlzeit auf. Kühlware sollte erst 1 bis 2 Tage vor Beginn gekauft und direkt gekühlt gelagert werden.
- Was sollte am ersten Tag einer Jugendwoche bereitliegen?
- Vor dem Eintreffen der Jugendlichen sollten Teilnehmerliste, Namensschilder, Tagesplan, Notfallkontakte und Erste-Hilfe-Koffer bereitliegen. Öffne die Location mindestens 60 Minuten vorher, damit Technik, Räume und Materialien geprüft werden können.
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