Organiser une Semaine de la jeunesse sans oublier l’essentiel

Une Semaine de la jeunesse se prépare d’abord autour d’une date, d’un lieu et d’un programme réaliste. Ensuite, les inscriptions, les autorisations, le transport et les besoins alimentaires déterminent l’organisation concrète de la journée. Prévoyez aussi la répartition des bénévoles, les contacts d’urgence et un plan pour la météo. Ce déroulé vous aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’à l’ouverture du lieu et à l’accueil des participants.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Choisir les activités et les jeux
3 personnes
4
Élaborer le planning de la journée
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Vérifier les autorisations
2 personnes
9
Enregistrer les contacts d'urgence
2 personnes
10
Répartir les bénévoles
2 personnes
11
Effectuer la réservation du transport
12
Planifier les repas
2 personnes
13
Établir la liste de courses
2 personnes
14
Vérifier le matériel de jeu
2 personnes
15
Vérifier les autorisations
16
Vérifier les prévisions météo
17
Imprimer la liste des participants
18
Créer des badges nominatifs
2 personnes
19
Faire les courses
3 personnes
20
Stocker les produits frais
2 personnes
21
Répartir les stocks par repas
2 personnes
22
Afficher le planning de cuisine
23
Vérifier la trousse de premiers secours
24
Imprimer les numéros de téléphone

Événement

25
Ouvrir le lieu
2 personnes
26
Installer les tables et les chaises
4 personnes
27
Installer le panneau d'information
28
Délimiter les zones de jeu
4 personnes
29
Ouvrir les inscriptions
3 personnes
30
Accueillir les participants
3 personnes
31
Répartir les groupes
3 personnes
32
Expliquer les règles du jeu
2 personnes
33
Animer les jeux de знакомства
6 personnes
34
Préparer les boissons
2 personnes
35
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
36
Préparer le repas du soir
5 personnes
37
Servir le dîner
4 personnes
38
Animer le jeu du soir
6 personnes
39
Faire la vaisselle
3 personnes
40
Superviser la clôture de la journée
3 personnes
41
Ranger l’espace de jour
4 personnes
42
Encadrer les activités sportives
6 personnes
43
Servir le déjeuner et les snacks
4 personnes
44
Préparer un repas chaud
5 personnes
45
Servir le repas chaud
4 personnes
46
Ranger le matériel sportif
3 personnes
47
Encadrer la soirée quiz
4 personnes
48
Animer les ateliers créatifs
6 personnes
49
Nettoyer les tables de travail
3 personnes
50
Préparer le repas
5 personnes
51
Servir le repas
4 personnes
52
Préparer la soirée cinéma
3 personnes
53
Encadrer la soirée cinéma
4 personnes
54
Mettre en place la chasse au trésor
4 personnes
55
Encadrer la chasse au trésor
8 personnes
56
Distribuer des collations
2 personnes
57
Préparer le barbecue
5 personnes
58
Servir le barbecue
5 personnes
59
Animer la soirée feu de camp
5 personnes
60
Préparer le spectacle de talents
4 personnes
61
Encadrer le spectacle de talents
6 personnes
62
Préparer le repas de clôture
5 personnes
63
Servir le repas de clôture
4 personnes
64
Remettre les prix et les certificats
3 personnes
65
Animer l’activité de groupe de clôture
5 personnes
66
Rassembler les dernières affaires
4 personnes

Suivi

67
Nettoyer le lieu final
6 personnes
68
Nettoyer la cuisine en profondeur
3 personnes
69
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
70
Inventorier le matériel
2 personnes
71
Rendre les articles empruntés
2 personnes
72
Retourner les moyens de transport
73
Enregistrer les objets trouvés
74
Informer les parents des objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 70
Bancs de pique-niqueqté 6
Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 4

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 80
Bols réutilisablesqté 70
Gobelets réutilisablesqté 100
Couverts réutilisablesqté 100
Louchesqté 12

Cuisine

Casserolesqté 6
Poêlesqté 3
Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 6
Saladiersqté 8
Verres doseursqté 4
Passoiresqté 4
Glacièresqté 6
Thermosqté 6

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Microphone
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6

Matériel de sport

Ballons de footballqté 6
Ballons de basketqté 4
Volley-ballqté 3
Cônesqté 30
Cerceauxqté 20
Cordes à sauterqté 20
Sacs à grainesqté 30
Sets de badmintonqté 6
Éponges d’eauqté 40
Cordeqté 100
Boussoleqté 12
Lampes de pocheqté 20

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 100
Badges nominatifsqté 80
Marqueursqté 30
Papier de couleurqté 10
Ruban adhésifqté 8
Peinture de bricolageqté 12
Pinceauxqté 30
Certificatsqté 70

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6

Nettoyage

Seauxqté 6
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 4
Balais à mainqté 4
Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 30
Brosses de toilettesqté 3
Poubellesqté 8
Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures anti-feuqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez 6 à 8 semaines avant l’événement par la date, le lieu et le programme. Vérifiez immédiatement les autorisations nécessaires, car une activité sportive ou un transport réservé tardivement peut bloquer toute la journée.
Fixez une date limite d’inscription au moins 10 jours avant la Semaine de la jeunesse. Vous aurez ainsi le temps de recueillir les allergies, les régimes alimentaires, les contacts d’urgence et le nombre exact de repas.
Construisez le planning par blocs de 45 à 90 minutes, avec 15 minutes de battement entre deux activités. Ce temps absorbe les retards de transport, les changements de groupe et la remise en place des jeux.
Attribuez chaque bénévole à une mission précise avant le jour J : accueil, cuisine, activité, transport ou sécurité. Imprimez la liste des participants, les numéros de téléphone et le planning pour éviter de dépendre d’un seul téléphone.
La veille, contrôlez le matériel de sport, les rallonges, les multiprises, la trousse de premiers secours et les équipements audio ou de projection. Le matin même, stockez les produits frais dans les glacières ou au réfrigérateur et répartissez les provisions par repas.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une Semaine de la jeunesse ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Les inscriptions et les autorisations doivent être finalisées environ 10 jours avant, afin d’ajuster les repas, le transport et les groupes.
Comment prévoir les repas pour une Semaine de la jeunesse ?: Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription et arrêtez les quantités 10 jours avant l’événement. Faites les courses 1 à 2 jours avant, puis séparez les produits frais et les stocks par repas.
Combien de temps prévoir entre deux activités ?: Gardez une marge de 15 minutes entre deux blocs d’activité. Pour une activité sportive ou un changement de lieu, prévoyez plutôt 20 à 30 minutes, notamment si le transport ou l’installation du matériel est nécessaire.
Que vérifier la veille d’une Semaine de la jeunesse ?: Contrôlez le matériel de jeu, les tables et les chaises, les câbles, la trousse de premiers secours et les prévisions météo. Préparez aussi les badges, les listes imprimées et les numéros de téléphone au plus tard la veille au soir.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.