Zo organiseer je een jeugdvoetbaltoernooi

Begin niet met het wedstrijdschema, maar met de datum, velden en kleedkamers. Daarna leg je de toernooiregels vast en open je de inschrijving, zodat je weet hoeveel teams en spelers je moet indelen. Regel vroeg scheidsrechters, vrijwilligers en een EHBO-vrijwilliger; juist daar ontstaan op het laatste moment gaten. In de laatste week controleer je teamgegevens, medische informatie, materialen, boodschappen en de weersverwachting. Verstuur het definitieve schema pas nadat alle aanmeldingen zijn gecontroleerd.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Toernooidatum vastleggen
2 personen
2
Voetbalvelden reserveren
3
Kleedkamers reserveren
4
Toernooiregels vaststellen
2 personen
5
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldformulier openen
8
Scheidsrechters benaderen
2 personen
9
Vrijwilligers werven
2 personen
10
EHBO-vrijwilliger regelen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Teamgegevens controleren
2 personen
13
Dieetwensen verzamelen
14
Contactlijst samenstellen
15
Definitief schema versturen
2 personen
16
Wedstrijdleiders instrueren
2 personen
17
Prijzen bestellen
18
Medische gegevens verzamelen
19
Weersverwachting controleren
20
Boodschappenlijst controleren
2 personen
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Prijzen en medailles ophalen
23
Materialen controleren
3 personen
24
Wedstrijdformulieren afdrukken
25
Naambadges voorbereiden
2 personen
26
EHBO-koffer controleren

Event

27
Koelboxen vullen
3 personen
28
Terrein openen
2 personen
29
Velden uitzetten
4 personen
30
Doelen plaatsen
4 personen
31
Netten controleren
2 personen
32
Teamtafels opstellen
3 personen
33
Inschrijftafel inrichten
2 personen
34
Cateringpunt opbouwen
4 personen
35
Prijzen uitstallen
36
Geluidsset aansluiten
2 personen
37
Routeborden plaatsen
2 personen
38
Vrijwilligers instrueren
2 personen
39
Teams ontvangen
4 personen
40
Teams registreren
3 personen
41
Shirtkleuren controleren
2 personen
42
Opening aankondigen
43
Wedstrijden begeleiden
8 personen
44
Wedstrijdstanden bijhouden
2 personen
45
Scheidsrechters ondersteunen
2 personen
46
Dranken serveren
3 personen
47
Hapjes serveren
3 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Afvalbakken legen
2 personen
50
Toiletten controleren
51
Verloren voorwerpen registreren
52
Finalewedstrijden begeleiden
6 personen
53
Eindstanden controleren
2 personen
54
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
55
Afscheid aankondigen
56
Teams uitchecken
3 personen
57
Publiek naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

58
Wedstrijdmateriaal verzamelen
4 personen
59
Doelen afbreken
4 personen
60
Velden opruimen
4 personen
61
Catering afbouwen
4 personen
62
Servies afwassen
3 personen
63
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
64
Afval verzamelen
3 personen
65
Kleedkamers schoonmaken
2 personen
66
Terrein schoonmaken
4 personen
67
Materialen terugbrengen
2 personen
68
Geleende spullen retourneren
2 personen
69
Koelboxen reinigen
2 personen
70
Wedstrijdadministratie archiveren
71
Foto's met teams delen
72
Gevonden spullen terugbezorgen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Teamtafelsaantal 8
Barkrukkenaantal 6
Afvalbakkenaantal 10
Kledingrekkenaantal 4

Sportmateriaal

Wedstrijdballenaantal 12
Reserveballenaantal 4
Pionnenaantal 80
Markeringshoedjesaantal 80
Mini-doelenaantal 8
Doelnettenaantal 8
Veldmarkeerlijnenaantal 8
Fluitjesaantal 10
Scheidsrechterskaartenaantal 10
Aanvoerdersbandenaantal 8
Trainingshesjesaantal 40
Pompaantal 2
Balnaaldenaantal 10
Reservevoetbalschoenenaantal 2

Apparatuur

Tijdwaarnemingaantal 2
Megafoon
Speakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadbare accu'saantal 6
Koelboxenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Laptopsaantal 2
Printers

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Herbruikbare bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Schenk kannenaantal 12
Dienbladenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveerlepelsaantal 8
Tangenaantal 6
Schaaltjesaantal 16
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2
Koelelementenaantal 24

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Ballonnenaantal 100
Toernooibannersaantal 6
Teamnaambordenaantal 8
Pijlbordenaantal 12
Medaillesaantal 100
Bekersaantal 4
Laminator
Naambadgesaantal 120
Permanent markersaantal 12
Kleefbandaantal 8

Schoonmaak

Bezemaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Handdoekenaantal 20
Desinfectiepompjesaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer velden en kleedkamers tegelijk. Zonder voldoende kleedruimte loopt de start uit, ook als het wedstrijdschema op papier klopt.
Leg vóór de inschrijving de speelduur, poule-indeling en regels vast. Dan kun je na sluiting van de aanmeldingen teams snel vergelijken en een haalbaar schema maken.
Vraag bij elke aanmelding een actuele contactpersoon, medische gegevens en dieetwensen op. Controleer die gegevens opnieuw voordat je het definitieve schema verstuurt.
Plan wedstrijdleiders niet alleen per veld, maar ook als reserve. Instrueer ze vooraf over de regels en leg wedstrijdformulieren, fluitjes, kaarten en tijdwaarneming per veld klaar.
Doe de materiaalcontrole uiterlijk één dag voor het toernooi. Tel wedstrijdballen en reserveballen, test de pomp en balnaalden en controleer verlengkabels, stekkerdozen en opgeladen accu’s.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een jeugdvoetbaltoernooi organiseren?: Leg de datum, velden en kleedkamers bij voorkeur minimaal 12 weken vooraf vast. Benader scheidsrechters en vrijwilligers direct daarna, zodat je uiterlijk 6 weken voor de wedstrijddag weet of de bezetting rond is.
Wanneer verstuur je het wedstrijdschema van een jeugdvoetbaltoernooi?: Stuur een voorlopig schema nadat de inschrijving sluit en de teamgegevens zijn gecontroleerd. Verstuur het definitieve schema uiterlijk 5 tot 7 dagen voor het toernooi, inclusief aanvangstijd, veldindeling en contactinformatie.
Hoeveel scheidsrechters heb je nodig voor een jeugdvoetbaltoernooi?: Reken op één wedstrijdleider per gelijktijdig gebruikt veld en regel daarnaast minimaal één reserve voor het hele toernooi. Bij vier velden plan je dus minstens vijf beschikbare wedstrijdleiders.
Wat moet je één dag voor een jeugdvoetbaltoernooi controleren?: Controleer de weersverwachting, materialen, wedstrijdformulieren, prijzen en medailles en de boodschappen. Leg ook de teamtafels, hesjes, pionnen, markeringshoedjes en reserveballen klaar, zodat de opbouw op de toernooidag niet van zoekwerk afhangt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.