Zo organiseer je een jeugddienst zonder losse eindjes

Begin met de datum, locatie en het doel van de jeugddienst. Werk daarna het programma en thema uit en leg de spreker en muzikanten vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Verzamel aanmeldingen, dieetwensen en ouderinformatie op tijd, zodat catering en begeleiding niet op het laatste moment moeten worden aangepast. Plan ten slotte een aparte technische test en een opbouwmoment: geluid, presentatie, ontvangst en catering vragen elk hun eigen controle.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Programma en thema vaststellen
3 personen
3
Spreker en muzikanten vastleggen
2 personen
4
Uitnodigingen ontwerpen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Ouderinformatie versturen
9
Programma afdrukken
10
Muziek en presentaties testen
2 personen
11
Reserveringen bevestigen
12
Boodschappenlijst controleren
2 personen
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Dranken koelen
2 personen
15
Ruimtes controleren
2 personen
16
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
17
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
18
Cateringtafel inrichten
3 personen
19
Geluidsapparatuur opstellen
3 personen
20
Microfoons testen
2 personen
21
Presentatie klaarzetten
2 personen
22
Versiering ophangen
3 personen
23
Spelmateriaal klaarleggen
2 personen
24
Hapjes voorbereiden
3 personen
25
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
26
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

27
Incheckbalie bemannen
2 personen
28
Bezoekers verwelkomen
3 personen
29
Programma uitdelen
2 personen
30
Openingsdienst begeleiden
4 personen
31
Muziek begeleiden
5 personen
32
Pauzedranken serveren
3 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Hapjes serveren
3 personen
35
Groepsactiviteiten begeleiden
5 personen
36
Spelmateriaal uitdelen
2 personen
37
Veiligheid tijdens spellen bewaken
3 personen
38
Avondmaaltijd uitserveren
4 personen
39
Dieetmaaltijden apart uitgeven
2 personen
40
Tafels afruimen
3 personen
41
Avondprogramma begeleiden
4 personen
42
Dranken bijvullen
2 personen
43
Late snack serveren
2 personen
44
Afscheid en vertrek begeleiden
3 personen

Nazorg

45
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
46
Overgebleven eten verpakken
2 personen
47
Servies afwassen
3 personen
48
Afval verzamelen
2 personen
49
Ruimtes schoonmaken
4 personen
50
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
51
Versiering verwijderen
2 personen
52
Apparatuur veilig opbergen
3 personen
53
Geleende spullen retourneren
2 personen
54
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 70
Barkrukkenaantal 4
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 80
Herbruikbare kommenaantal 70
Herbruikbare glazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 70
Besteksetsaantal 80
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Koks- en broodmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 10
Serveerlepelsaantal 8
Koelboxenaantal 4

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 3
Audiokabelsaantal 8
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Laptop
Beamer
Projectiescherm

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Sfeerverlichtingaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Slingersaantal 12
Tafelkledenaantal 10
Naamkaartjesaantal 80
Pijlbordjesaantal 8

Sportmateriaal

Spelkaartenaantal 4
Softballenaantal 6
Pionnenaantal 20
Springtouwenaantal 6
Teamhesjesaantal 20

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilaantal 3
Emmersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de inhoud vóór je uitnodigingen maakt. Leg het thema, de volgorde van het programma en de rol van spreker en muzikanten eerst vast; zo weet je welke informatie op de uitnodiging en in het ouderbericht moet staan.
Sluit aanmeldingen niet pas op de dag zelf. Verzamel dieetwensen uiterlijk enkele dagen vooraf en vertaal het aantal aanmeldingen naar zitplaatsen, servies, hapjes, koffie, thee en gekoelde dranken.
Test techniek op de plek waar de dienst plaatsvindt. Controleer laptop, beamer, projectiescherm, luidsprekers, mengpaneel, microfoons, audiokabels, verlengsnoeren en stekkerdozen samen, niet afzonderlijk.
Maak de ontvangst zichtbaar en eenvoudig. Zet de ontvangsttafel klaar met programma’s en praktische informatie en controleer vóór binnenkomst of tafels, stoelen en eventuele kledingrekken op hun plaats staan.
Werk met een korte eindcontrole op de dag zelf. Controleer eerst ruimtes en opstelling, daarna geluid en presentatie, vervolgens koffie, thee, hapjes, dranken, spelmateriaal en versiering; zo ontdek je problemen voordat de jongeren arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een jeugddienst organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf met datum, locatie, thema, programma, spreker en muzikanten. Verstuur uitnodigingen zodra die basis staat en plan de technische test uiterlijk 1 dag voor de dienst.
Wanneer moet ik uitnodigingen voor een jeugddienst versturen?: Verstuur de uitnodigingen ongeveer 3 tot 4 weken vooraf. Vraag aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk 5 tot 7 dagen vóór de jeugddienst op, zodat je catering en zitplaatsen kunt aanpassen.
Hoeveel tijd heb je nodig om een jeugddienst op te bouwen?: Reserveer minimaal 2 uur voor de opbouw. Trek daarvan ongeveer 45 minuten uit voor tafels, stoelen en ontvangst, 45 minuten voor geluid en presentatie en 30 minuten voor catering, spelmateriaal en versiering.
Wanneer test je het geluid en de presentatie voor een jeugddienst?: Test alle apparatuur uiterlijk de dag ervoor en doe op de dag zelf nog een korte controle van ongeveer 30 minuten. Controleer met echte microfoons, muziek en presentatie, zodat kabels, volume en beeld vooraf kloppen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.