Organiser un service jeunesse sans rien laisser au hasard
Un service jeunesse demande surtout une bonne coordination entre le programme, les familles et l’équipe sur place. Commencez par confirmer la date et le lieu, puis construisez le déroulé avant de lancer les invitations. Les inscriptions servent ensuite à prévoir les besoins alimentaires, les espaces et le matériel. La veille, concentrez-vous sur les confirmations, les tests techniques et l’installation pour éviter les retards à l’accueil.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Confirmer la date et le lieu
- 2
Définir le programme et le thème
3 personnes
- 3
Réserver l’intervenant et les musiciens
2 personnes
- 4
Concevoir les invitations
- 5
Envoyer les invitations
2 personnes
- 6
Traiter les inscriptions
- 7
Recueillir les besoins alimentaires
- 8
Envoyer les informations aux parents
- 9
Imprimer le programme
- 10
Tester la musique et les présentations
2 personnes
- 11
Confirmer les réservations
- 12
Vérifier la liste des courses
2 personnes
- 13
Faire les courses
2 personnes
- 14
Refroidir les boissons
2 personnes
- 15
Vérifier les espaces
2 personnes
- 16
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 17
Aménager la table d'accueil
2 personnes
- 18
Installer la table traiteur
3 personnes
- 19
Installer l’équipement sonore
3 personnes
- 20
Tester les microphones
2 personnes
- 21
Préparer la présentation
2 personnes
- 22
Suspendre la décoration
3 personnes
- 23
Préparer le matériel de jeu
2 personnes
- 24
Préparer les en-cas
3 personnes
- 25
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 26
Briefer les bénévoles
2 personnes
Événement
- 27
Tenir le comptoir d’enregistrement
2 personnes
- 28
Accueillir les visiteurs
3 personnes
- 29
Distribuer le programme
2 personnes
- 30
Encadrer le service d’ouverture
4 personnes
- 31
Accompagner la musique
5 personnes
- 32
Servir les boissons de pause
3 personnes
- 33
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 34
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 35
Encadrer les activités de groupe
5 personnes
- 36
Distribuer le matériel de jeu
2 personnes
- 37
Veiller à la sécurité pendant les jeux
3 personnes
- 38
Servir le dîner
4 personnes
- 39
Distribuer séparément les repas spéciaux
2 personnes
- 40
Dégager les tables
3 personnes
- 41
Encadrer le programme du soir
4 personnes
- 42
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 43
Servir le snack tardif
2 personnes
- 44
Accompagner les départs
3 personnes
Suivi
- 45
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
- 46
Emballer les restes
2 personnes
- 47
Faire la vaisselle
3 personnes
- 48
Rassembler les déchets
2 personnes
- 49
Nettoyer les espaces
4 personnes
- 50
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 51
Retirer la décoration
2 personnes
- 52
Ranger le matériel en lieu sûr
3 personnes
- 53
Rendre les articles empruntés
2 personnes
- 54
Gérer les objets trouvés
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 10
- Chaisesqté 70
- Tabourets de barqté 4
- Portants à vêtementsqté 2
Vaisselle
- Assiettes réutilisablesqté 80
- Bols réutilisablesqté 70
- Verres réutilisablesqté 100
- Tasses à caféqté 70
- Couvertsqté 80
- Louchesqté 8
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Planches à découperqté 3
- Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
- Plateaux de serviceqté 10
- Cuillères de serviceqté 8
- Glacièresqté 4
Équipement
- Haut-parleursqté 2
- Table de mixage
- Microphonesqté 3
- Pieds de microqté 3
- Câbles audioqté 8
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Ordinateur portable
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
Éclairage
- Lampes LEDqté 8
- Éclairage d’ambianceqté 4
Décoration
- Ballonsqté 100
- Guirlandesqté 12
- Nappesqté 10
- Badges nominatifsqté 80
- Panneaux de directionqté 8
Matériel de sport
- Cartes de jeuqté 4
- Balles de softballqté 6
- Cônesqté 20
- Cordes à sauterqté 6
- Chasubles d’équipeqté 20
Nettoyage
- Balaiqté 2
- Balayette et pelleqté 2
- Serpillièreqté 3
- Seauxqté 3
Catering
- Courses
Conseils
- Bloquez d’abord la date, le lieu, le thème et le programme. Réservez ensuite l’intervenant et les musiciens : sans ces confirmations, les invitations risquent de contenir des informations provisoires.
- Envoyez les invitations assez tôt pour traiter les inscriptions et recueillir les besoins alimentaires. Prévoyez une relance 7 jours avant la rencontre pour récupérer les réponses manquantes.
- Transmettez aux parents les horaires, les consignes d’accueil et les informations pratiques au plus tard 3 jours avant. Imprimez aussi le programme afin que l’équipe puisse suivre le déroulé sans dépendre d’un écran.
- Testez la musique, les présentations et chaque microphone avant l’arrivée du public. Faites ce test avec l’ordinateur, le vidéoprojecteur, les câbles et les rallonges réellement utilisés, car un branchement différent peut créer une panne.
- Préparez l’accueil et les tables avant de commencer les activités. Refroidissez les boissons quelques heures à l’avance, puis installez les en-cas, le café et le thé après avoir vérifié les quantités et les besoins alimentaires inscrits.
Questions fréquentes
- Quand faut-il envoyer les invitations pour un service jeunesse ?
- Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Gardez ensuite au moins 7 jours pour traiter les inscriptions, recueillir les informations alimentaires et relancer les familles qui n’ont pas répondu.
- Combien de temps prévoir pour installer un service jeunesse ?
- Réservez au minimum 2 heures avant l’accueil du public. Ce créneau couvre l’installation des tables et des chaises, la mise en place de l’accueil, la décoration et les tests du son et des présentations.
- Quand confirmer l’intervenant et les musiciens ?
- Obtenez une confirmation définitive au moins 2 semaines avant l’événement. Vérifiez encore leur présence et leurs besoins techniques 3 à 5 jours avant, avec les horaires précis du programme.
- Quand préparer les boissons et les en-cas ?
- Faites les courses au plus tard la veille et mettez les boissons à refroidir plusieurs heures avant le début. Préparez les en-cas le jour même, après avoir vérifié les inscriptions et les besoins alimentaires.
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