Jugendgottesdienst organisieren: So gelingt die Vorbereitung

Ein Jugendgottesdienst braucht mehr als ein Thema und einen Termin. Lege zuerst Ablauf, Mitwirkende und Raum fest, bevor du Einladungen verschickst oder Technik vorbereitest. Danach folgen Anmeldungen, Elterninformationen, Verpflegung und die genaue Aufgabenverteilung. Plane die letzten Stunden vor Beginn für Aufbau, Tonprobe und einen vollständigen Raumcheck ein – dort entstehen die meisten vermeidbaren Probleme.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2
Programm und Thema festlegen
3 Personen
3
Redner und Musiker festlegen
2 Personen
4
Einladungen gestalten
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Anmeldungen bearbeiten
7
Ernährungswünsche erfassen
8
Elterninformationen versenden
9
Programm drucken
10
Musik und Präsentationen testen
2 Personen
11
Reservierungen bestätigen
12
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
13
Einkaufen gehen
2 Personen
14
Getränke kühlen
2 Personen
15
Räume kontrollieren
2 Personen
16
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
17
Empfangstisch einrichten
2 Personen
18
Cateringtisch einrichten
3 Personen
19
Tonanlage aufstellen
3 Personen
20
Mikrofone testen
2 Personen
21
Präsentation vorbereiten
2 Personen
22
Dekoration aufhängen
3 Personen
23
Spielmaterial bereitlegen
2 Personen
24
Snacks vorbereiten
3 Personen
25
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
26
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

27
Check-in-Schalter besetzen
2 Personen
28
Besucher begrüßen
3 Personen
29
Programm verteilen
2 Personen
30
Eröffnungsgottesdienst begleiten
4 Personen
31
Musik begleiten
5 Personen
32
Pausengetränke servieren
3 Personen
33
Getränke nachfüllen
2 Personen
34
Snacks servieren
3 Personen
35
Gruppenaktivitäten begleiten
5 Personen
36
Spielmaterial ausgeben
2 Personen
37
Sicherheit bei Spielen überwachen
3 Personen
38
Abendessen servieren
4 Personen
39
Diätmahlzeiten separat ausgeben
2 Personen
40
Tische abräumen
3 Personen
41
Abendprogramm betreuen
4 Personen
42
Getränke nachfüllen
2 Personen
43
Später Snack servieren
2 Personen
44
Verabschiedung und Abreise begleiten
3 Personen

Nachbereitung

45
Tonanlage ausschalten
2 Personen
46
Übrig gebliebenes Essen verpacken
2 Personen
47
Geschirr abwaschen
3 Personen
48
Abfall sammeln
2 Personen
49
Räume reinigen
4 Personen
50
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
51
Dekoration entfernen
2 Personen
52
Ausrüstung sicher verstauen
3 Personen
53
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
54
Fundsachen bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 10
StühleAnz. 70
BarhockerAnz. 4
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 80
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 70
Wiederverwendbare GläserAnz. 100
KaffeetassenAnz. 70
BestecksetsAnz. 80
ServierlöffelAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 3
Koch- und BrotmesserAnz. 4
ServierschalenAnz. 10
ServierlöffelAnz. 8
KühlboxenAnz. 4

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
Mischpult
MikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
AudiokabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Laptop
Beamer
Projektionsleinwand

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
StimmungsbeleuchtungAnz. 4

Dekoration

BallonsAnz. 100
GirlandenAnz. 12
TischdeckenAnz. 10
NamensschilderAnz. 80
WegweiserAnz. 8

Sportmaterial

SpielkartenAnz. 4
SoftbälleAnz. 6
KegelAnz. 20
SpringseileAnz. 6
TeamwestenAnz. 20

Reinigung

BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
WischmoppAnz. 3
EimerAnz. 3

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Thema, Programm, Redner und Musiker mindestens 4 bis 6 Wochen vorher fest. So bleibt genug Zeit, Einladungen zu gestalten, Anmeldungen zu bearbeiten und Änderungen mit allen Beteiligten abzustimmen.
Schicke Elterninformationen spätestens 10 Tage vor dem Gottesdienst und frage dabei auch nach Ernährungswünschen. Plane Snacks sowie Kaffee und Tee erst nach dem Anmeldeschluss endgültig und rechne pro angemeldeter Person mit einer zusätzlichen Portion.
Teste Musik, Präsentation, Laptop, Beamer und Projektionsleinwand nicht erst beim Einlass. Führe die komplette Technikprobe mindestens 2 Stunden vor Beginn durch und halte Audiokabel sowie Verlängerungskabel griffbereit.
Richte Empfangs- und Cateringtisch getrennt voneinander ein. Stelle Teller, Schüsseln, Gläser, Tassen und Besteck vor dem Eintreffen der Jugendlichen bereit, damit niemand während des Empfangs nach Material suchen muss.
Plane für Aufbau und Kontrolle mindestens 90 Minuten ein. Prüfe dabei Sitzplätze, Mikrofone, Lautsprecher, Beleuchtung, gekühlte Getränke und Spielmaterial; benenne für jeden Bereich eine verantwortliche Person.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Jugendgottesdienst organisieren?: Beginne etwa 6 Wochen vorher mit Termin, Ort, Thema und Programm. Redner und Musiker sollten spätestens 4 Wochen vorher feststehen, damit Einladungen und Elterninformationen rechtzeitig verschickt werden können.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Jugendgottesdienst?: Plane mindestens 90 Minuten für Tische, Stühle, Empfang, Catering, Dekoration und Technik ein. Die vollständige Ton- und Präsentationsprobe sollte zusätzlich etwa 30 bis 45 Minuten dauern.
Wann sollte man Einladungen für einen Jugendgottesdienst verschicken?: Verschicke die Einladungen 3 bis 4 Wochen vor dem Termin. Setze den Anmeldeschluss etwa 10 Tage vorher, damit du Mengen für Snacks, Getränke und Sitzplätze zuverlässig planen kannst.
Was muss man bei der Technik eines Jugendgottesdienstes testen?: Teste Mikrofone, Mikrofonständer, Mischpult, Lautsprecher, Audiokabel, Laptop, Beamer und Präsentation mindestens 2 Stunden vor Beginn. Öffne außerdem die Präsentation am tatsächlichen Laptop und prüfe Bild, Ton und Stromversorgung gemeinsam.

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