Zo organiseer je een jazzavond zonder last-minute stress

Begin een jazzavond niet met decoratie, maar met de combinatie van locatie, band en techniek. Zodra die drie vaststaan, leg je budget, programma en zaalindeling vast. Daarna volgen uitnodigingen, aanmeldingen, dieetwensen en catering. Plan de opbouw zo dat stoelen en tafels al staan voordat de geluidscheck begint. Vooral kabels, stroompunten, koeling en een actuele aanmeldlijst worden vaak te laat geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Jazzband boeken
3
Geluidsset vastleggen
4
Evenement aanmelden
5
Begroting vastleggen
6
Uitnodigingen ontwerpen
7
Uitnodigingen versturen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Catering bestellen
11
Programma afstemmen
2 personen
12
Nooduitgangen controleren
2 personen
13
Indeling zaal bepalen
2 personen
14
Techniekplan controleren
2 personen
15
Boodschappenlijst controleren
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Dranken koelen
2 personen
18
Hapjes voorbereiden
3 personen
19
Aanmeldlijst afdrukken
20
Weersverwachting controleren
21
Locatiesleutels ophalen
22
Zaalvloer controleren
2 personen
23
Tafels opstellen
3 personen
24
Stoelen plaatsen
3 personen
25
Buffet klaarzetten
2 personen
26
Servies klaarleggen
2 personen
27
Decoratie ophangen
3 personen
28
Verlichting plaatsen
2 personen
29
Geluidsapparatuur opbouwen
3 personen
30
Instrumenten aansluiten
3 personen
31
Geluid testen
3 personen
32
Artiesten ontvangen
2 personen

Event

33
Bezoekers verwelkomen
3 personen
34
Programma aankondigen
35
Koffie en thee serveren
2 personen
36
Hapjes serveren
2 personen
37
Eerste jazzset begeleiden
2 personen
38
Dranken bijvullen
2 personen
39
Buffet aanvullen
2 personen
40
Tweede jazzset begeleiden
2 personen
41
Derde jazzset begeleiden
2 personen
42
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
43
Laatste ronde aankondigen
44
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

45
Geluidsapparatuur afbouwen
3 personen
46
Decoratie verwijderen
3 personen
47
Servies afwassen
3 personen
48
Afval verzamelen
2 personen
49
Zaal schoonmaken
3 personen
50
Meubilair terugplaatsen
3 personen
51
Apparatuur retourneren
2 personen
52
Locatie afsluiten

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Krukkenaantal 6
Kapstokkenaantal 2

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
DI-boxenaantal 3
XLR-kabelsaantal 8
Instrumentkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Verlengkabelsaantal 6
Kabelgotenaantal 8

Servies

Wijnglazenaantal 70
Waterglazenaantal 70
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Kaarshoudersaantal 12
LED-kaarsenaantal 24
Jazzpostersaantal 8
Podiumdoekenaantal 2

Verlichting

LED-spotsaantal 4
Sfeerslingersaantal 6
Batterijlampenaantal 8

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Dweilenaantal 3
Stoffer en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Boek de jazzband en leg de geluidsset tegelijk vast. Controleer vóór het programma definitief wordt hoeveel microfoons, DI-boxen, kabels en stekkerdozen nodig zijn en wie de geluidscheck begeleidt.
Maak de zaalindeling op basis van zicht op het podium én een vrije looproute naar de nooduitgangen. Houd bij het plaatsen van tafels, stoelen, krukken en buffettafels rekening met kabelgoten en verlengkabels.
Verstuur uitnodigingen zodra locatie, band en datum vastliggen en verwerk aanmeldingen doorlopend. Verzamel dieetwensen uiterlijk enkele dagen vóór de avond, zodat de cateraar niet op de entree hoeft te improviseren.
Koel dranken pas nadat je de aantallen hebt gecontroleerd. Reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per persoon en zet wijnglazen, waterglazen en serveerschalen vóór de ontvangst klaar.
Plan op de dag zelf eerst vloercontrole, techniek en meubilair en daarna buffet en decoratie. Test actieve speakers, microfoons en mengpaneel vóór gasten binnenkomen en druk de aanmeldlijst kort voor de start af.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een jazzavond organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met de locatie en jazzband. Reserveer daarna direct de geluidsset, zodat je nog tijd hebt voor uitnodigingen, aanmeldingen en catering.
Hoeveel drank heb je nodig voor een jazzavond?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon. Controleer daarna het programma en de verwachte duur; plan extra water naast wijn en andere dranken.
Wanneer regel je de catering voor een jazzavond?: Bestel de catering zodra je een redelijk beeld van het aantal gasten hebt, bij voorkeur 1 tot 2 weken vooraf. Geef dieetwensen en het definitieve aantal uiterlijk enkele dagen voor de avond door.
Hoeveel tijd heb je nodig om een jazzavond op te bouwen?: Plan minimaal 3 uur voor de opbouw van zaal, buffet en techniek. Reserveer daarnaast minstens 30 minuten voor een volledige geluidscheck voordat de eerste gasten binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.