Zo organiseer je een jamavond zonder chaos

Een goede jamavond begint niet met het aansluiten van versterkers, maar met duidelijke afspraken en een passende ruimte. Leg eerst datum, tijden, deelnemers en jamregels vast. Daarna regel je de apparatuur, maak je een indeling van de speelzone en plan je de soundcheck ruim vóór de eerste muzikant binnenkomt. De meeste problemen ontstaan door ontbrekende kabels, te weinig stroompunten, onduidelijke beurtverdeling en een soundcheck die wordt overgeslagen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Ruimte reserveren
2
Datum en tijden bevestigen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Muziekniveau inventariseren
7
Jamregels opstellen
2 personen
8
Muziekapparatuur reserveren
9
Vrijwilligers indelen
10
Boodschappenlijst controleren
2 personen
11
Plattegrond voor ruimte maken
12
Contactgegevens deelnemers bijwerken
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Apparatuur ophalen
2 personen
15
Dranken koud zetten
2 personen
16
Snacks en fruit voorbereiden
2 personen
17
Naambadges en bordjes maken
18
Telefoons en accu's opladen
19
Ruimte en vluchtroutes controleren
2 personen
20
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
21
Podiumhoek en speelzone inrichten
3 personen
22
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
23
Instrumenten klaarzetten
3 personen
24
Registratietafel inrichten
2 personen
25
Soundcheck uitvoeren
4 personen

Event

26
Gasten ontvangen
2 personen
27
Jamregels toelichten
28
Speellijst en rondes beheren
29
Hapjes en dranken serveren
2 personen
30
Dranken bijvullen
2 personen
31
Hapjes aanvullen
2 personen
32
Geluidsniveau controleren
33
Muziekinstrumenten wisselen
2 personen
34
Spills direct schoonmaken
35
Laatste jamronde aankondigen
36
Afscheid van gasten begeleiden
2 personen

Nazorg

37
Apparatuur uitschakelen
3 personen
38
Instrumenten inpakken
3 personen
39
Servies verzamelen
2 personen
40
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
41
Servies afwassen
2 personen
42
Ruimte schoonmaken
3 personen
43
Tafels en stoelen terugplaatsen
3 personen
44
Geleende apparatuur retourneren
2 personen
45
Gevonden voorwerpen veilig bewaren
46
Overgebleven voedsel verpakken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 48
Barkrukkenaantal 6
Kapstokkenaantal 2

Apparatuur

Drumstel
Gitaarversterkersaantal 2
Basversterker
Keyboard
Microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Mengpaneel
Luidsprekersaantal 2
Monitorspeakersaantal 2
DI-boxenaantal 2
Instrumentkabelsaantal 12
Microfoonkabelsaantal 8
Verlenghaspelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 6
Muziekstandaardsaantal 6
Gitaarstandaardsaantal 4
Keyboardstandaard
Metronoom

Servies

Glazenaantal 60
Mokkenaantal 40
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerkommenaantal 8
Serveerlepelsaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 3
Messenaantal 4
Thermoskannenaantal 3
Koelboxenaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Naambadgehoudersaantal 50
Informatiebordjesaantal 6

Verlichting

Sfeerlampenaantal 6
Lichtslingersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur uitnodigingen zodra de ruimte en tijden vaststaan en vraag meteen naar instrument, niveau, dieetwensen en muziekniveau. Zo weet je vóór de boodschappen hoeveel deelnemers en snacks je moet voorbereiden.
Maak de jamregels uiterlijk een week vooraf bekend. Zet bijvoorbeeld de maximale speeltijd per groep, de manier van aanmelden en het gewenste geluidsniveau op één duidelijke plek.
Plan de apparatuurcontrole minimaal 2 dagen voor de jamavond. Controleer naast microfoons en versterkers ook kabels, DI-boxen, stekkerdozen en verlenghaspels; juist kleine aansluitmaterialen ontbreken vaak.
Houd voor de opbouw minstens 2 uur aan vóór de start. Richt eerst de speelzone en stroomvoorziening in, sluit daarna het mengpaneel en de luidsprekers aan en voer vervolgens met alle belangrijke instrumenten een soundcheck uit.
Zet drankjes en snacks pas na de soundcheck klaar in de publieksruimte. Houd de speelzone vrij van glazen en tassen en wijs één vrijwilliger aan voor registratie, vragen en het bijhouden van de speelvolgorde.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een jamavond op te bouwen?: Reken op minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, speelzone, apparatuur en registratie. Reserveer daarna nog 30 tot 45 minuten voor de soundcheck, zodat je kabel- of volumenproblemen vóór de start oplost.
Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een jamavond versturen?: Stuur de uitnodigingen bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Vraag om aanmelding uiterlijk 7 dagen voor de avond, zodat je deelnemers, dieetwensen, instrumenten en de boodschappen kunt verwerken.
Hoeveel drankjes heb ik nodig voor een jamavond?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Koop daarnaast water voor de muzikanten; door zingen en spelen drinken zij vaak meer dan bezoekers.
Hoe lang duurt een soundcheck bij een jamavond?: Plan 30 tot 45 minuten voor een eenvoudige opstelling met microfoons, versterkers en een drumstel. Test eerst elk kanaal afzonderlijk en speel daarna kort samen, voordat deelnemers hun instrumenten verder afstellen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.