Zo organiseer je een introductiekamp

Begin met de datum, locatie en deelnemersregistratie voordat je het programma uitwerkt. Verzamel tegelijk dieetwensen en noodcontacten, zodat je groepen, vervoer, maaltijden en slaapplaatsen op tijd kunt regelen. Werk daarna het programma uit en controleer per activiteit de materialen. Plan de laatste voorbereidingen niet op één dag: boodschappen, maaltijd, tenten, ontvangstbalie en geluidsapparatuur vragen elk een eigen controlemoment.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen verwerken
2 personen
4
Dieetwensen verzamelen
5
Noodcontacten verzamelen
6
Deelnemerslijsten maken
2 personen
7
Groepen indelen
3 personen
8
Programma uitwerken
3 personen
9
Reserveringen maken
10
Vervoer afstemmen
2 personen
11
Activiteitenmaterialen controleren
2 personen
12
Boodschappenlijst opstellen
2 personen
13
Boodschappen doen
3 personen
14
Dranken koelen
2 personen
15
Maaltijd voorbereiden
4 personen
16
Materialen labelen
2 personen
17
Informatiepakketten samenstellen
3 personen
18
EHBO-middelen controleren
19
Slaapplaatsen voorbereiden
4 personen
20
Tenten opzetten
6 personen
21
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
22
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
23
Versiering ophangen
3 personen
24
Spelmateriaal klaarleggen
3 personen
25
Geluidsapparatuur testen
2 personen
26
Veiligheidsroute controleren
2 personen

Event

27
Deelnemers ontvangen
4 personen
28
Aanwezigheid registreren
2 personen
29
Bagage naar slaapplaatsen brengen
4 personen
30
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
31
Huisregels toelichten
3 personen
32
Groepsindeling bekendmaken
3 personen
33
Kennismakingsspellen begeleiden
6 personen
34
Dranken bijvullen
2 personen
35
Pauzesnacks uitdelen
3 personen
36
Teamopdrachten begeleiden
6 personen
37
Dinerbuffet opbouwen
4 personen
38
Diner serveren
5 personen
39
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
40
Servies afruimen
4 personen
41
Avondprogramma begeleiden
6 personen
42
Avondhapjes serveren
3 personen
43
Deelnemers naar slaapplaatsen begeleiden
6 personen
44
Avondcontrole uitvoeren
3 personen

Nazorg

45
Afval verzamelen
3 personen
46
Servies afwassen
3 personen
47
Tenten afbreken
6 personen
48
Slaapruimtes schoonmaken
4 personen
49
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
50
Decoratie verwijderen
3 personen
51
Locatie schoonmaken
5 personen
52
Materialen inventariseren
2 personen
53
Geleende spullen retourneren
2 personen
54
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
55
Gevonden voorwerpen registreren
56
Deelnemersinformatie verwijderen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 50
Picknickbankenaantal 6
Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 2

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Mobiele speakersaantal 2
Microfoon
Oplaadbare lampenaantal 8
Powerbanksaantal 4

Sportmateriaal

Tentenaantal 12
Slaapmattenaantal 45
Slaapzakkenaantal 45
Zaklampenaantal 45
Voetballenaantal 4
Volleybalnet
Volleyballenaantal 3
Touwtrektouw
Pionnenaantal 30
Hoepelsaantal 10
Blinddoekenaantal 12
Waterballonnenaantal 200
Spelkaartenaantal 4
Whiteboardsaantal 3
Stiftenaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Herbruikbare bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Schenk kannenaantal 8
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Opscheplepelsaantal 8
Mengkommenaantal 6
Koekenpannenaantal 2
Kookpannenaantal 4
Gasbrandersaantal 3
Gasflessenaantal 3

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Naamkaartjesaantal 60
Papiertapeaantal 6

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Sluit de aanmeldingen uiterlijk 7 dagen voor vertrek en maak daarna de deelnemerslijsten, groepsindeling en informatiepakketten. Zo kun je dieetwensen, noodcontacten en vervoer nog controleren voordat het kamp begint.
Zet het programma per dag in tijdsblokken van 30 tot 60 minuten en noteer per onderdeel wie begeleidt en welk materiaal nodig is. Plan tussen activiteiten minimaal 15 minuten voor verplaatsing en uitleg.
Controleer slaapplaatsen minstens 1 dag vooraf. Zet tenten op, tel slaapmatten en slaapzakken en leg per deelnemer een zaklamp klaar; juist deze spullen worden vaak pas bij aankomst gemist.
Doe de boodschappen uiterlijk 1 dag voor vertrek en koel dranken minimaal 4 uur vooraf. Houd herbruikbare bekers, borden en bestek apart van de maaltijdvoorbereiding, zodat de ontvangst niet stilvalt.
Test mobiele speakers, microfoon, verlengkabels en stekkerdozen vóór de deelnemers arriveren. Leg ook oplaadbare lampen en powerbanks bij de ontvangstbalie; een lege telefoon of slecht hoorbare uitleg veroorzaakt direct vertraging.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een introductiekamp organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie en uitnodigingen. Verzamel aanmeldingen, dieetwensen en noodcontacten uiterlijk 7 dagen voor vertrek, zodat je groepen, vervoer en maaltijden definitief kunt maken.
Hoe deel je deelnemers in groepen voor een introductiekamp?: Maak de groepsindeling nadat de aanmeldingen zijn gesloten, meestal 5 tot 7 dagen vooraf. Houd groepen ongeveer even groot en controleer daarna of begeleiders, activiteitenmaterialen en vervoersplaatsen per groep kloppen.
Wanneer moet je de tenten en slaapplaatsen voorbereiden?: Controleer tenten, slaapmatten, slaapzakken en zaklampen minimaal 1 dag vooraf. Zet de tenten zo mogelijk vóór de ontvangst op; reken per slaapplaats op ongeveer 10 minuten controle- en opzettijd.
Hoe plan je eten en drinken voor een introductiekamp?: Maak de boodschappenlijst 3 tot 5 dagen vooraf en doe de boodschappen uiterlijk 1 dag voor vertrek. Koel dranken minimaal 4 uur vooraf en verwerk dieetwensen in de maaltijdvoorbereiding, niet pas bij het serveren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.