Einführungscamp organisieren: Schritt für Schritt
Ein Einführungscamp braucht mehr als ein Programm und ein paar Zelte. Du koordinierst Anmeldungen, Notfallkontakte, Gruppen, Übernachtung, Verpflegung, Aktivitäten und Technik in einer festen Reihenfolge. Beginne mit Ort und Datum, kläre danach die Teilnehmerdaten und Reservierungen und plane erst dann die einzelnen Programmpunkte. So erkennst du früh, ob Schlafplätze, Transport, Material oder Betreuung fehlen. Besonders am ersten und letzten Tag entscheidet eine klare Ausgabe von Informationen und Material darüber, ob der Ablauf ruhig bleibt.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
- 2
Einladungen verschicken
2 Personen
- 3
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 4
Ernährungswünsche erfassen
- 5
Notfallkontakte sammeln
- 6
Teilnehmerlisten erstellen
2 Personen
- 7
Gruppen einteilen
3 Personen
- 8
Programm ausarbeiten
3 Personen
- 9
Reservierungen vornehmen
- 10
Transport abstimmen
2 Personen
- 11
Aktivitätsmaterialien prüfen
2 Personen
- 12
Einkaufsliste erstellen
2 Personen
- 13
Einkaufen gehen
3 Personen
- 14
Getränke kühlen
2 Personen
- 15
Mahlzeit vorbereiten
4 Personen
- 16
Materialien beschriften
2 Personen
- 17
Informationspakete zusammenstellen
3 Personen
- 18
Erste-Hilfe-Material prüfen
- 19
Schlafplätze vorbereiten
4 Personen
- 20
Zelte aufbauen
6 Personen
- 21
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 22
Empfangstheke einrichten
2 Personen
- 23
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 24
Spielmaterial bereitlegen
3 Personen
- 25
Tonanlage testen
2 Personen
- 26
Sicherheitsroute kontrollieren
2 Personen
Event
- 27
Teilnehmende empfangen
4 Personen
- 28
Anwesenheit erfassen
2 Personen
- 29
Gepäck zu den Schlafplätzen bringen
4 Personen
- 30
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
- 31
Hausregeln erläutern
3 Personen
- 32
Gruppeneinteilung bekanntgeben
3 Personen
- 33
Kennenlernspiele anleiten
6 Personen
- 34
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 35
Pausensnacks verteilen
3 Personen
- 36
Teamaufgaben begleiten
6 Personen
- 37
Dinnerbuffet aufbauen
4 Personen
- 38
Abendessen servieren
5 Personen
- 39
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
- 40
Geschirr abräumen
4 Personen
- 41
Abendprogramm betreuen
6 Personen
- 42
Abendhäppchen servieren
3 Personen
- 43
Teilnehmer zu den Schlafplätzen begleiten
6 Personen
- 44
Abendkontrolle durchführen
3 Personen
Nachbereitung
- 45
Abfall sammeln
3 Personen
- 46
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 47
Zelte abbauen
6 Personen
- 48
Schlafräume reinigen
4 Personen
- 49
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 50
Dekoration entfernen
3 Personen
- 51
Location reinigen
5 Personen
- 52
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 53
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 54
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
- 55
Fundgegenstände registrieren
- 56
Teilnehmerinformationen löschen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 50
- PicknickbänkeAnz. 6
- PartyzelteAnz. 3
- KlappischeAnz. 2
Ausstattung
- KühlboxenAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Mobile LautsprecherAnz. 2
- Mikrofon
- Wiederaufladbare LampenAnz. 8
- PowerbanksAnz. 4
Sportmaterial
- ZelteAnz. 12
- SchlafmattenAnz. 45
- SchlafsäckeAnz. 45
- TaschenlampenAnz. 45
- FußbälleAnz. 4
- Volleyballnetz
- VolleyballsAnz. 3
- Tauziehseil
- KegelAnz. 30
- ReifenAnz. 10
- AugenbindenAnz. 12
- WasserballonsAnz. 200
- SpielkartenAnz. 4
- WhiteboardsAnz. 3
- StifteAnz. 12
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 60
- Mehrweg-TellerAnz. 60
- BestecksetsAnz. 60
- AusgießkannenAnz. 8
- ThermoskannenAnz. 4
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 4
- ServierlöffelAnz. 8
- RührschüsselnAnz. 6
- PfannenAnz. 2
- KochtöpfeAnz. 4
- GasbrennerAnz. 3
- GasflaschenAnz. 3
Dekoration
- WimpelkettenAnz. 8
- BallonsAnz. 100
- NamensschilderAnz. 60
- PapierklebebandAnz. 6
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 6
- BatterielaternenAnz. 8
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- BesensetsAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 3
- PutzlappenAnz. 12
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Bestätige Ort und Datum zuerst und verschicke die Einladungen danach. Setze die Anmeldefrist mindestens 14 Tage vor dem Camp, damit du Ernährungswünsche, Notfallkontakte und Gruppeneinteilungen rechtzeitig abschließen kannst.
- Plane das Programm in Blöcken und lasse zwischen zwei Aktivitäten mindestens 15 Minuten Wechselzeit. Für Sportspiele, Workshops und Mahlzeiten brauchst du jeweils eine verantwortliche Person und das passende Material am Einsatzort.
- Prüfe Schlafplätze und Transport nicht erst am Anreisetag. Zelte, Schlafmatten, Schlafsäcke und Taschenlampen sollten mindestens 24 Stunden vorher gezählt, beschriftet und den Gruppen zugeordnet sein.
- Kümmere dich früh um Essen und Getränke: Erstelle die Einkaufsliste nach den bestätigten Teilnehmerzahlen und kühle die Getränke spätestens zwei Stunden vor Beginn. Wiederverwendbare Becher, Mehrweg-Teller und Besteck werden häufig erst beim ersten Essen vermisst.
- Teste Tonanlage, Mikrofon, mobile Lautsprecher und Verlängerungskabel vor dem Empfang. Lege außerdem Informationspakete, Whiteboards und Stifte an der Empfangstheke bereit, damit Anweisungen, Gruppen und Notfallinformationen nicht improvisiert werden müssen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Einführungscamp organisieren?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Ort, Datum und Reservierungen. Zwei Wochen vor dem Camp sollten Anmeldungen, Ernährungswünsche, Notfallkontakte und Transport bereits weitgehend feststehen.
- Wie viele Betreuer braucht ein Einführungscamp?
- Plane mindestens eine verantwortliche Person pro Gruppe und zusätzlich eine Person für Empfang und Organisation ein. Bei mehreren parallelen Aktivitäten sollte jede Aktivität eine eigene Betreuung haben, damit niemand gleichzeitig Programm und Notfälle koordinieren muss.
- Wann sollte man die Teilnehmergruppen einteilen?
- Teile die Gruppen etwa 7 Tage vor Beginn ein, sobald die Anmeldeliste belastbar ist. Gib die Gruppeneinteilung spätestens beim Empfang aus und beschrifte Materialien, Schlafplätze und Informationspakete entsprechend.
- Was wird beim Einführungscamp am häufigsten vergessen?
- Oft fehlen bestätigte Notfallkontakte, Wechselzeiten im Programm, beschriftete Schlafplätze und ein getestetes Verlängerungskabel für die Technik. Prüfe diese Punkte spätestens 24 Stunden vor der Anreise mit einer kurzen Material- und Ablaufkontrolle.
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