Organiser un camp d’introduction, étape par étape
Un camp d’introduction combine accueil, activités, repas et couchage : les oublis viennent surtout des informations dispersées et des préparatifs commencés trop tard. Commence par confirmer la date et le lieu, puis centralise les inscriptions, les besoins alimentaires et les contacts d’urgence. Ensuite, construis les groupes et le programme avant de réserver le transport et le matériel. Les deux derniers jours servent à installer les espaces, refroidir les boissons, préparer le repas et tester le son.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
- 2
Envoyer les invitations
2 personnes
- 3
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 4
Recueillir les besoins alimentaires
- 5
Recueillir les contacts d'urgence
- 6
Créer les listes de participants
2 personnes
- 7
Répartir les groupes
3 personnes
- 8
Élaborer le programme
3 personnes
- 9
Faire les réservations
- 10
Coordonner le transport
2 personnes
- 11
Vérifier le matériel d’activité
2 personnes
- 12
Établir la liste de courses
2 personnes
- 13
Faire les courses
3 personnes
- 14
Refroidir les boissons
2 personnes
- 15
Préparer le repas
4 personnes
- 16
Étiqueter le matériel
2 personnes
- 17
Préparer les dossiers d’information
3 personnes
- 18
Vérifier le matériel de premiers secours
- 19
Préparer les couchages
4 personnes
- 20
Monter les tentes
6 personnes
- 21
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 22
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
- 23
Suspendre la décoration
3 personnes
- 24
Préparer le matériel de jeu
3 personnes
- 25
Tester le matériel sonore
2 personnes
- 26
Vérifier le parcours d'évacuation
2 personnes
Événement
- 27
Accueillir les participants
4 personnes
- 28
Enregistrer la présence
2 personnes
- 29
Transporter les bagages vers les dortoirs
4 personnes
- 30
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
- 31
Expliquer le règlement intérieur
3 personnes
- 32
Annoncer la répartition des groupes
3 personnes
- 33
Animer les jeux de знакомства
6 personnes
- 34
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 35
Distribuer les snacks de pause
3 personnes
- 36
Encadrer les missions d'équipe
6 personnes
- 37
Installer le buffet du dîner
4 personnes
- 38
Servir le dîner
5 personnes
- 39
Servir les repas diététiques
2 personnes
- 40
Débarrasser la vaisselle
4 personnes
- 41
Encadrer le programme du soir
6 personnes
- 42
Servir les en-cas du soir
3 personnes
- 43
Accompagner les participants vers les couchages
6 personnes
- 44
Effectuer le contrôle du soir
3 personnes
Suivi
- 45
Rassembler les déchets
3 personnes
- 46
Faire la vaisselle
3 personnes
- 47
Démonter les tentes
6 personnes
- 48
Nettoyer les dortoirs
4 personnes
- 49
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 50
Retirer la décoration
3 personnes
- 51
Nettoyer le lieu
5 personnes
- 52
Inventorier le matériel
2 personnes
- 53
Rendre les articles empruntés
2 personnes
- 54
Ranger le stock restant
2 personnes
- 55
Enregistrer les objets trouvés
- 56
Supprimer les informations des participants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 50
- Bancs de pique-niqueqté 6
- Tentes de réceptionqté 3
- Tables pliantesqté 2
Équipement
- Glacièresqté 4
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Enceintes mobilesqté 2
- Microphone
- Lampes rechargeablesqté 8
- Batteries externesqté 4
Matériel de sport
- Tentesqté 12
- Matelas de couchageqté 45
- Sacs de couchageqté 45
- Lampes de pocheqté 45
- Ballons de footballqté 4
- Filet de volley-ball
- Ballons de volleyqté 3
- Corde de tir à la corde
- Cônesqté 30
- Cerceauxqté 10
- Masquesqté 12
- Balles d'eauqté 200
- Cartes de jeuqté 4
- Tableaux blancsqté 3
- Marqueursqté 12
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 60
- Assiettes réutilisablesqté 60
- Couvertsqté 60
- Pichets de serviceqté 8
- Thermosqté 4
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de chefqté 4
- Louchesqté 8
- Saladiersqté 6
- Poêlesqté 2
- Casserolesqté 4
- Brûleurs à gazqté 3
- Bouteilles de gazqté 3
Décoration
- Guirlandes de fanionsqté 8
- Ballonsqté 100
- Badges nominatifsqté 60
- Ruban de papierqté 6
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 6
- Lampes à pilesqté 8
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Sets de balaiqté 3
- Serpillièresqté 3
- Seauxqté 3
- Chiffons de nettoyageqté 12
Catering
- Courses
Conseils
- Fixe une date limite d’inscription au moins 10 jours avant le camp. Tu auras ainsi le temps de traiter les besoins alimentaires, les contacts d’urgence et la répartition des participants.
- Prépare les listes de groupes avant d’écrire le programme. Indique pour chaque groupe un responsable, un horaire et le matériel nécessaire afin d’éviter les changements au dernier moment.
- Vérifie le transport au moins 7 jours avant le départ : horaires, capacité et point de rendez-vous doivent figurer dans le dossier d’information remis aux participants.
- Contrôle le matériel d’activité deux fois : une première fois 5 à 7 jours avant, puis le jour du montage. Pense notamment aux ballons, cônes, cordes, tableaux blancs et marqueurs.
- Installe l’accueil, les tables, les chaises et les couchages avant l’arrivée du groupe. Teste les enceintes et le microphone sur place, puis charge les lampes rechargeables et les batteries externes la veille.
Questions fréquentes
- Quand envoyer les invitations pour un camp d’introduction ?
- Envoie-les au moins 3 semaines avant le camp, avec une date limite d’inscription fixée à 10 jours avant. Cela laisse environ une semaine pour relancer les personnes absentes et finaliser les groupes.
- Quand préparer les couchages et monter les tentes ?
- Prépare les couchages et monte les tentes le jour précédent si le lieu est accessible. Garde au minimum 2 heures avant l’arrivée pour vérifier les matelas, sacs de couchage, éclairage et circulation.
- Combien de temps faut-il prévoir pour installer le camp ?
- Prévois 3 à 4 heures pour installer l’accueil, les tables, les chaises, les espaces d’activité et les couchages. Ajoute 30 minutes pour tester le matériel sonore et contrôler les rallonges et multiprises.
- Quand acheter et refroidir les boissons ?
- Fais les courses 1 à 2 jours avant, puis mets les boissons au frais la veille. Pour le premier service, compte environ 2 à 3 boissons par personne et prévois des glacières accessibles pendant les activités.
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