Zo organiseer je een installatie van de gemeenteraad

Begin met de datum, locatie en formele onderdelen van de installatie. Werk daarna de gastenlijst, aanmeldingen en het programma uit, zodat je weet hoeveel stoelen, naambadges en catering nodig zijn. Bevestig sprekers en verklaringen ruim op tijd en plan techniek, pers en fotografie afzonderlijk. In de laatste week draait alles om controleren: presentaties verzamelen, drukwerk nalopen en de raadzaal stap voor stap klaarzetten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Uitnodigingen opstellen
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen registreren
5
Dieetwensen verzamelen
6
Programma definitief maken
2 personen
7
Sprekers bevestigen
8
Beloften en verklaringen controleren
2 personen
9
Naambadges voorbereiden
10
Zitplan opstellen
2 personen
11
Catering bestellen
12
Bloemen en decoratie bestellen
13
Techniek reserveren
14
Fotograaf informeren
15
Perslijst voorbereiden
16
Persuitnodigingen versturen
17
Presentaties verzamelen
18
Naamkaartjes afdrukken
19
Programma's afdrukken
20
Boodschappen doen
2 personen
21
Locatie controleren
2 personen
22
Ruimte schoonmaken
2 personen
23
Stoelen klaarzetten
3 personen
24
Tafels opstellen
3 personen
25
Raadstafel inrichten
2 personen
26
Zitplaatsen markeren
2 personen
27
Naamkaartjes plaatsen
2 personen
28
Vlaggen plaatsen
2 personen
29
Bloemstukken plaatsen
2 personen
30
Geluidsapparatuur opstellen
2 personen
31
Microfoons testen
2 personen
32
Presentaties testen
2 personen
33
Verlichting controleren
34
Registratietafel inrichten
2 personen

Event

35
Ontvangstbalie bemannen
2 personen
36
Gasten ontvangen
3 personen
37
Programma's uitdelen
2 personen
38
Pers begeleiden
39
Gasten naar zaal begeleiden
2 personen
40
Opening ondersteunen
41
Sprekers oproepen
42
Microfoons bedienen
43
Fotomoment begeleiden
2 personen
44
Receptie klaarzetten
3 personen
45
Koffie en thee serveren
3 personen
46
Hapjes serveren
3 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Buffet aanvullen
2 personen
49
Dieetgerechten uitserveren
2 personen
50
Servies ophalen
2 personen
51
Gasten informeren over vertrek

Nazorg

52
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
53
Decoratie verwijderen
2 personen
54
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
55
Afval verzamelen
2 personen
56
Servies afwassen
3 personen
57
Ruimte schoonmaken
3 personen
58
Gevonden voorwerpen verzamelen
59
Apparatuur veilig opbergen
2 personen
60
Huurmaterialen retourneren
2 personen
61
Overgebleven catering opruimen
2 personen
62
Foto's en documenten archiveren
63
Bedankberichten versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Tafelsaantal 12
Raadstafel
Spreektafel
Registratietafel
Buffettafelsaantal 3
Kapstokkenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 100
Wijnglazenaantal 80
Bordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerplateausaantal 12
Koffiekannenaantal 6
Thermoskannenaantal 6

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 3
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Laptop
Beamer
Projectiescherm
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
HDMI-kabelsaantal 3
Presentatieklikker

Decoratie

Nederlandse vlag
Gemeentevlag
Bloemstukkenaantal 6
Tafellopersaantal 12
Naamkaarthoudersaantal 40
Naambadgesaantal 100
Kleefgumaantal 2
Krijtbordenaantal 3

Verlichting

Staande lampenaantal 4

Keuken

Kurkentrekkeraantal 2
Flessenopenersaantal 3
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveertangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 6
Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Maak het programma definitief voordat je presentaties, programma’s en naamkaartjes laat afdrukken. Controleer daarbij ook de volgorde van sprekers en beloften of verklaringen.
Sluit de aanmeldingen enkele dagen vóór de installatie af. Gebruik het definitieve aantal voor het zitplan, de catering, naambadges en de indeling van de registratiebalie.
Plan een technische test op de locatie vóór de bijeenkomst. Test beide draadloze microfoons, het mengpaneel, de luidsprekers, de beamer, HDMI-aansluiting en presentatieklikker met de echte laptop.
Reserveer tijd voor de formele ontvangst. Zet de registratietafel, naambadges en naamkaartjes klaar voordat gasten arriveren en wijs iemand aan die dieetwensen en late wijzigingen opvangt.
Loop de raadzaal op de dag zelf na met een vaste checklist. Controleer onder meer de raadstafel, spreektafel, vlaggen, bloemstukken, stoelen, kabels, stekkerdozen en de route naar de kapstokken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een installatie van de gemeenteraad?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken van tevoren met datum, locatie, uitnodigingen en sprekers. Plan de technische test en het definitieve programma uiterlijk in de laatste week.
Wanneer moet je de uitnodigingen voor de installatie versturen?: Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 weken vóór de installatie, zodat je aanmeldingen en dieetwensen op tijd kunt verzamelen. Sluit de registratie enkele dagen voor de bijeenkomst af.
Hoeveel microfoons heb je nodig bij een installatie van de gemeenteraad?: Plan minimaal twee draadloze microfoons als er een spreker en een voorzitter of raadslid aan het woord komen. Test daarnaast één reserveoplossing, zoals een extra microfoon of vaste aansluiting, vóór aanvang.
Wanneer bestel je de catering voor een installatie van de gemeenteraad?: Bestel de catering zodra de aanmeldtermijn sluit en het aantal gasten bekend is, meestal enkele dagen vóór de installatie. Geef dieetwensen en het gewenste serveermoment meteen door.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.