Zo organiseer je een inclusieve wandeltocht

Begin met een route die deelnemers met verschillende mobiliteitsniveaus zelfstandig of met begeleiding kunnen volgen. Leg daarna datum, startlocatie en rustpunten vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Regel vergunningen, vrijwilligers en een calamiteitenplan ruim vooraf. In de laatste week draait alles om controleren: proefloop de route opnieuw, markeer kruisingen, test de toiletten en zorg dat eten, drinken en hulpmiddelen op tijd klaarstaan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en datum vastleggen
2 personen
2
Toegankelijkheid van route controleren
2 personen
3
Startlocatie reserveren
4
Vergunningen en meldingen regelen
5
Rustpunten op de route vastleggen
2 personen
6
Veiligheids- en calamiteitenplan maken
2 personen
7
Vrijwilligers werven
2 personen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Begeleiders voor groepen indelen
2 personen
12
Route opnieuw proeflopen
3 personen
13
Deelnemersinformatie versturen
14
Boodschappenlijst controleren
2 personen
15
Materialen inventariseren
2 personen
16
Routeborden voorbereiden
2 personen
17
Deelnemerslijst afdrukken
18
Boodschappen doen
2 personen
19
Eten en drinken koelen
2 personen
20
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
21
Partytenten opbouwen
4 personen
22
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
23
Route markeren
4 personen
24
Rustpunten inrichten
3 personen
25
Toegankelijke toiletten controleren
26
EHBO-materiaal klaarleggen
27
Dranken en snacks klaarzetten
3 personen
28
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

29
Inschrijving openen
3 personen
30
Deelnemers ontvangen
4 personen
31
Startuitleg geven
2 personen
32
Wandelaars begeleiden
8 personen
33
Rustpunten bemannen
4 personen
34
Dranken bijvullen
2 personen
35
Route en achterblijvers controleren
2 personen
36
Aankomst registreren
2 personen
37
Buffet opbouwen
4 personen
38
Eten en drinken serveren
5 personen
39
Allergievrije maaltijden uitserveren
2 personen
40
Koffie en thee serveren
2 personen
41
Dranken bijvullen
2 personen
42
Deelnemers bedanken
2 personen

Nazorg

43
Routeborden verwijderen
4 personen
44
Afval verzamelen
3 personen
45
Servies afwassen
3 personen
46
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
47
Partytenten afbreken
4 personen
48
Locatie schoonmaken
4 personen
49
Materialen controleren en inpakken
2 personen
50
Geleende materialen retourneren
2 personen
51
Overgebleven boodschappen opruimen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 70
Barkrukkenaantal 4
Rustbankenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Bordenaantal 80
Kommenaantal 30
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Koffiekopjesaantal 50

Keuken

Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Schenkkanenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Opscheplepelsaantal 8

Apparatuur

Megafonenaantal 2
Powerbanksaantal 4

Sportmateriaal

Routebordenaantal 25
Pionnenaantal 20
Wandelstokkenaantal 10
Reflectiehesjesaantal 12
Paraplu'saantal 8

Verlichting

LED-lantaarnsaantal 8
Verlengsnoerenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Vlaggenlijnenaantal 6
Pijlenstickersaantal 40
Naamstickersaantal 80

Catering

EHBO-koffer
Routekaartenaantal 80
Clipboardsaantal 6
Pennenaantal 20
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Handvegersaantal 2
Stoffer en blikaantal 2

Tips

Controleer de route niet alleen op afstand, maar ook op hellingen, smalle doorgangen, losse ondergrond en toegankelijke toiletten. Proefloop de volledige route uiterlijk een week vooraf met iemand die een rolstoel, rollator of wandelstok gebruikt.
Plan rustpunten op vaste plekken en geef in de deelnemersinformatie aan na hoeveel kilometer ze komen. Zet bij elk rustpunt zitplaatsen, water en een duidelijke routeaanduiding klaar; houd daarnaast een alternatief bij slecht weer.
Verzamel bij de aanmelding niet alleen dieetwensen, maar ook informatie over mobiliteit, begeleiding en noodcontacten. Deel deelnemers vervolgens in kleine groepen met een vaste begeleider in en druk de lijst op de dag zelf af.
Markeer de route pas nadat je de laatste controle hebt gedaan: pijlenstickers, routeborden en pionnen kunnen verschuiven of verdwijnen. Gebruik reflectiehesjes en megafonen voor herkenbare begeleiding, en neem powerbanks mee als de tocht langer duurt.
Plan de opbouw achteruit vanaf de starttijd. Zorg dat partytenten, ontvangsttafel, gekoeld eten en drinken, bekers en materialen minstens 60 minuten voor vertrek klaarstaan, zodat er nog tijd is om de route en toegankelijke voorzieningen te controleren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een inclusieve wandeltocht organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met route, datum en startlocatie. Gebruik de laatste 2 weken voor aanmeldingen, vrijwilligersindeling, deelnemersinformatie en een nieuwe proefloop.
Hoe controleer ik of een wandelroute toegankelijk is?: Loop de route minimaal twee keer na: eerst bij de voorbereiding en opnieuw uiterlijk 7 dagen voor de tocht. Controleer hellingen, ondergrond, doorgangen, rustafstanden en toiletten met verschillende hulpmiddelen in gedachten.
Hoeveel rustpunten heeft een inclusieve wandeltocht nodig?: Plan meestal na 1,5 tot 2 kilometer een rustpunt, en eerder bij warm weer of een route met hoogteverschil. Zorg per rustpunt voor zitplaatsen, water en een duidelijke plek waar een begeleider kan helpen.
Wanneer moet ik deelnemersinformatie versturen?: Stuur de praktische informatie uiterlijk 7 dagen voor de wandeltocht. Vermeld daarin starttijd, routeafstand, rustpunten, toegankelijkheid, contactgegevens, dieetafspraken en wat deelnemers zelf moeten meenemen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.