Zo organiseer je een inclusieve picknick

Begin niet met boodschappen doen, maar met de locatie en de behoeften van je gasten. Controleer eerst de toegankelijke route, bespreek vervoer en leg vast waar mensen kunnen zitten, eten en zich terugtrekken. Verzamel bij de aanmelding dieetwensen en praktische informatie, zodat je het menu en de inrichting op tijd kunt aanpassen. Plan daarna de voorbereiding in twee delen: houdbare spullen eerder regelen en vers eten, koeling en opbouw vlak voor de picknick.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Toegankelijke route controleren
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
2 personen
5
Dieetwensen verzamelen
2 personen
6
Vervoersbehoeften inventariseren
2 personen
7
Programma en tijden publiceren
8
Weersverwachting controleren
9
Alternatieve binnenruimte bevestigen
10
Leveringen en reserveringen bevestigen
11
Boodschappenlijst controleren
2 personen
12
Boodschappen doen
3 personen
13
Houdbare producten sorteren
2 personen
14
Groenten en fruit wassen
3 personen
15
Broodjes en wraps voorbereiden
4 personen
16
Salades en dips bereiden
3 personen
17
Dieetmaaltijden apart verpakken
2 personen
18
Koelboxen vullen
3 personen
19
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
20
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
21
Partytenten opbouwen
6 personen
22
Prikkelarme zone inrichten
3 personen
23
Toegankelijke looppaden vrijmaken
3 personen
24
Buffettafels en labels plaatsen
3 personen
25
Spellen en materialen uitstallen
2 personen
26
Decoratie ophangen
3 personen
27
Verlichting testen
2 personen
28
Ingang en informatiebord plaatsen
2 personen

Event

29
Gasten ontvangen
4 personen
30
Programma toegankelijk toelichten
2 personen
31
Lunchbuffet openen
3 personen
32
Hapjes en drankjes serveren
4 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Buffet en dieetlabels controleren
2 personen
35
Spellen begeleiden
4 personen
36
Rustige ruimte beschikbaar houden
2 personen
37
Afvalbakken legen
2 personen
38
Verlichting inschakelen
2 personen
39
Laatste gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

40
Eten en drank veilig opbergen
3 personen
41
Afval verzamelen en scheiden
4 personen
42
Servies en keukenspullen afwassen
4 personen
43
Tafels en stoelen afnemen
3 personen
44
Partytenten afbreken
6 personen
45
Locatie schoonmaken
5 personen
46
Decoratie verwijderen
3 personen
47
Materialen controleren en sorteren
3 personen
48
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 55
Picknickdekensaantal 12
Lage tafelsaantal 4
Partytentenaantal 3
Schaduwdoekenaantal 4

Servies

Herbruikbare bordenaantal 70
Herbruikbare kommenaantal 60
Herbruikbare bekersaantal 100
Herbruikbaar bestekaantal 100
Serveerschalenaantal 15
Opscheplepelsaantal 12
Koffiekopjesaantal 50

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Draagbare luidsprekersaantal 2
Microfoon

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 8
Maatbekersaantal 3
Voedselbakken met dekselaantal 20
Serveertangenaantal 8

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Vlaggenlijnenaantal 6
Ballonnenaantal 40
Informatiebordenaantal 5
Naamkaartjesaantal 70

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
LED-lantaarnsaantal 10
Reservebatterijenaantal 24

Sportmateriaal

zachte ballenaantal 8
Frisbeesaantal 6
Reuzenvier-op-een-rij
Houten spellenaantal 4

Schoonmaak

Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 20
Afvalbakkenaantal 8
Handsprayaantal 4
Handwasbakkenaantal 2
Bezem en stofferaantal 2
Dweilenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de locatie pas nadat je de route hebt getest: controleer parkeerplek, ingang, ondergrond, toiletten en de afstand tussen zitplaatsen en buffet. Leg ook vóór de uitnodigingen een alternatieve binnenruimte vast.
Vraag bij de aanmelding niet alleen om dieetwensen, maar ook om vervoersbehoeften en prikkelgevoeligheid. Zet programma en tijden uiterlijk 7 dagen vooraf online, zodat gasten hun bezoek kunnen plannen.
Maak dieetmaaltijden herkenbaar en houd ze apart van het algemene buffet. Gebruik labels bij gerechten en bewaar aangepaste porties in gesloten voedselbakken, zodat verwisselen tijdens het serveren minder snel gebeurt.
Plan de koude bereiding op de dag zelf: was groenten en fruit, maak salades en dips en bereid broodjes of wraps enkele uren voor aanvang. Vul koelboxen direct daarna en houd koffie en thee apart van gekoelde producten.
Richt vóór aankomst een prikkelarme zone in en maak looppaden vrij voordat tafels, stoelen en partytenten definitief staan. Controleer de weersverwachting opnieuw op de ochtend zelf en communiceer een wijziging meteen.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een inclusieve picknick organiseren?: Begin minimaal 4 weken vooraf met de locatie, toegankelijke route en alternatieve binnenruimte. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 3 weken vooraf en sluit de inventarisatie van dieet- en vervoersbehoeften ongeveer 7 dagen voor de picknick.
Hoe maak je een picknick toegankelijk voor rolstoelgebruikers?: Controleer vooraf een vlakke route zonder losse obstakels, de ingang, het toilet en de afstand tot het buffet. Laat minstens één toegankelijke doorgang vrij en zet tafels zo neer dat er voldoende ruimte is om te draaien en te passeren.
Hoeveel eten moet je voorzien voor een inclusieve picknick?: Plan per persoon een volledige lunchportie en houd rekening met dieetwensen in aparte porties. Bereid vers eten enkele uren voor aanvang, bewaar gekoelde gerechten in koelboxen en zet niet alles tegelijk op tafel als de picknick langer duurt.
Wat doe je bij slecht weer tijdens een inclusieve picknick?: Bevestig uiterlijk 24 uur vooraf of je naar de alternatieve binnenruimte uitwijkt, op basis van de weersverwachting en de toegankelijkheid van die ruimte. Informeer alle deelnemers direct over de nieuwe locatie, route en starttijd.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.