Ein inklusives Picknick Schritt für Schritt organisieren

Bei einem inklusiven Picknick beginnt die Planung nicht mit dem Essen, sondern mit Ort, Zugang und den Bedürfnissen der Gäste. Prüfe zuerst die barrierefreie Route, kläre Ernährung und Transport und veröffentliche anschließend Zeiten und Programm. Zwei bis drei Wochen vorher sollten Anmeldungen, Lieferungen und Reservierungen feststehen. Am Veranstaltungstag helfen getrennte Diätmahlzeiten, gut beschriftete Buffet-Schalen, eine reizärmere Zone und ein bestätigter Innenraum bei schlechtem Wetter.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Location reservieren
2
Barrierefreie Route prüfen
2 Personen
3
Einladungen verschicken
2 Personen
4
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
5
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
6
Transportbedarf erfassen
2 Personen
7
Programm und Zeiten veröffentlichen
8
Wettervorhersage prüfen
9
Alternative Innenräume bestätigen
10
Lieferungen und Reservierungen bestätigen
11
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
12
Einkaufen gehen
3 Personen
13
Haltbare Produkte sortieren
2 Personen
14
Gemüse und Obst waschen
3 Personen
15
Brötchen und Wraps vorbereiten
4 Personen
16
Salate und Dips zubereiten
3 Personen
17
Diätmahlzeiten separat verpacken
2 Personen
18
Kühlboxen füllen
3 Personen
19
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
20
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
21
Partyzelte aufbauen
6 Personen
22
Reizarme Zone einrichten
3 Personen
23
Barrierefreie Wege freimachen
3 Personen
24
Buffet-Tische und Schilder aufstellen
3 Personen
25
Spiele und Materialien auslegen
2 Personen
26
Dekoration aufhängen
3 Personen
27
Beleuchtung testen
2 Personen
28
Eingang und Informationsschild aufstellen
2 Personen

Event

29
Gäste empfangen
4 Personen
30
Programm barrierefrei erklären
2 Personen
31
Mittagsbuffet eröffnen
3 Personen
32
Snacks und Getränke servieren
4 Personen
33
Getränke nachfüllen
2 Personen
34
Buffet- und Diätetiketten prüfen
2 Personen
35
Spiele betreuen
4 Personen
36
Ruheraum verfügbar halten
2 Personen
37
Mülleimer leeren
2 Personen
38
Beleuchtung einschalten
2 Personen
39
Die letzten Gäste verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

40
Speisen und Getränke sicher verstauen
3 Personen
41
Abfall sammeln und trennen
4 Personen
42
Geschirr und Küchenutensilien abwaschen
4 Personen
43
Tische und Stühle abwischen
3 Personen
44
Partyzelte abbauen
6 Personen
45
Location reinigen
5 Personen
46
Dekoration entfernen
3 Personen
47
Materialien kontrollieren und sortieren
3 Personen
48
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 55
PicknickdeckenAnz. 12
Niedrige TischeAnz. 4
PartyzelteAnz. 3
SonnensegelAnz. 4

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 70
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 60
Wiederverwendbare BecherAnz. 100
Wiederverwendbares BesteckAnz. 100
ServierschalenAnz. 15
ServierlöffelAnz. 12
KaffeetassenAnz. 50

Ausstattung

KühlboxenAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
Tragbare LautsprecherAnz. 2
Mikrofon

Küche

SchneidebretterAnz. 6
Koch- und BrotmesserAnz. 8
MessbecherAnz. 3
Lebensmittelbehälter mit DeckelAnz. 20
ServierzangenAnz. 8

Dekoration

TischdeckenAnz. 8
WimpelkettenAnz. 6
BallonsAnz. 40
InfotafelnAnz. 5
NamensschilderAnz. 70

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6
LED-LaternenAnz. 10
ErsatzbatterienAnz. 24

Sportmaterial

weiche BälleAnz. 8
FrisbeesAnz. 6
Riesiges Vier gewinnt
HolzspieleAnz. 4

Reinigung

Wiederverwendbare ReinigungstücherAnz. 20
AbfallbehälterAnz. 8
HandsprayAnz. 4
HandwaschbeckenAnz. 2
Besen und HandfegerAnz. 2
WischmopsAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Reserviere den Ort mindestens drei Wochen vorher und prüfe die gesamte Strecke vom Parkplatz oder Haltepunkt bis zu den Picknickdecken. Achte auf feste Wege, ausreichend breite Durchgänge und erreichbare Toiletten.
Frage bei der Anmeldung gleichzeitig nach Ernährungswünschen, Mobilitätsbedarf und notwendiger Unterstützung beim Transport. Schließe die Abfrage spätestens 10 Tage vor dem Picknick ab, damit Sondermahlzeiten und Fahrten planbar bleiben.
Plane das Essen in zwei Kühlboxen: eine für Getränke und eine für empfindliche Speisen. Bereite Wraps, Brötchen, Salate und Dips am Vortag vor und verpacke Diätmahlzeiten separat mit Namensschild.
Stelle Tische, Stühle und niedrige Tische so auf, dass mindestens ein breiter Weg zum Buffet frei bleibt. Richte die reizärmere Zone vor dem Eintreffen der Gäste ein und halte sie frei von Lautsprechern und Durchgangsverkehr.
Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vorher und bestätige den Innenraum spätestens am Vorabend. Zelte oder Sonnensegel schützen nicht vor jeder Wetterlage; teile die Entscheidung den Gästen sofort mit.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein inklusives Picknick planen?: Beginne mindestens drei Wochen vorher mit Ort, Zugänglichkeit und Einladungen. Zehn Tage vor dem Termin sollten Ernährungs- und Transportangaben vollständig sein.
Wie viele Getränke brauche ich für ein Picknick?: Plane für die erste Stunde zwei bis drei Getränke pro Person und danach etwa ein Getränk pro Stunde. Stelle zusätzlich jederzeit Wasser bereit und halte Getränke in Kühlboxen kühl.
Wann sollte ich das Essen für ein Picknick vorbereiten?: Wasche Obst und Gemüse am Vortag und bereite Salate, Dips, Wraps und belegte Brötchen möglichst am selben oder vorherigen Tag vor. Kühlboxen füllst du kurz vor dem Losgehen, damit die Kühlkette nicht unnötig lange unterbrochen wird.
Was mache ich bei schlechtem Wetter beim inklusiven Picknick?: Bestätige spätestens am Vorabend einen geeigneten Innenraum und veröffentliche die Entscheidung an alle angemeldeten Gäste. Prüfe zusätzlich 48 Stunden vorher die Vorhersage, damit genügend Zeit für Transport, Aufbau und Änderungen im Programm bleibt.

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