Organiser un pique-nique inclusif, étape par étape
Un pique-nique inclusif se prépare d’abord autour des besoins des participants, puis du lieu et de la logistique. Commence par vérifier les cheminements accessibles, les transports et les besoins alimentaires avant d’envoyer les invitations. Prévois ensuite un programme lisible, une solution intérieure et des espaces avec différents niveaux de stimulation. Les dernières heures servent surtout à sécuriser les repas, le froid, l’installation et les informations visibles sur place.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Réserver le lieu
- 2
Vérifier le parcours accessible
2 personnes
- 3
Envoyer les invitations
2 personnes
- 4
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 5
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
- 6
Recenser les besoins en transport
2 personnes
- 7
Publier le programme et les horaires
- 8
Vérifier les prévisions météo
- 9
Confirmer un espace intérieur de repli
- 10
Confirmer les livraisons et les réservations
- 11
Vérifier la liste des courses
2 personnes
- 12
Faire les courses
3 personnes
- 13
Trier les produits longue conservation
2 personnes
- 14
Laver les légumes et les fruits
3 personnes
- 15
Préparer les sandwiches et les wraps
4 personnes
- 16
Préparer les salades et les dips
3 personnes
- 17
Emballer séparément les repas diététiques
2 personnes
- 18
Remplir les glacières
3 personnes
- 19
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 20
Installer les tables et les chaises
5 personnes
- 21
Monter les tentes de réception
6 personnes
- 22
Aménager une zone à faible stimulation
3 personnes
- 23
Dégager les cheminements accessibles
3 personnes
- 24
Installer les tables du buffet et les étiquettes
3 personnes
- 25
Installer les jeux et le matériel
2 personnes
- 26
Installer la décoration
3 personnes
- 27
Tester l’éclairage
2 personnes
- 28
Installer l’entrée et le panneau d’information
2 personnes
Événement
- 29
Accueillir les invités
4 personnes
- 30
Expliquer le programme de manière accessible
2 personnes
- 31
Ouvrir le buffet de déjeuner
3 personnes
- 32
Servir les amuse-bouches et les boissons
4 personnes
- 33
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 34
Vérifier le buffet et les étiquettes diététiques
2 personnes
- 35
Animer les jeux
4 personnes
- 36
Veiller à ce qu’un espace calme reste disponible
2 personnes
- 37
Vider les poubelles
2 personnes
- 38
Allumer l’éclairage
2 personnes
- 39
Accompagner les derniers invités
3 personnes
Suivi
- 40
Ranger la nourriture et les boissons en toute sécurité
3 personnes
- 41
Collecter et trier les déchets
4 personnes
- 42
Laver la vaisselle et les ustensiles de cuisine
4 personnes
- 43
Essuyer les tables et les chaises
3 personnes
- 44
Démonter les tentes de fête
6 personnes
- 45
Nettoyer le lieu
5 personnes
- 46
Retirer la décoration
3 personnes
- 47
Contrôler et trier le matériel
3 personnes
- 48
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables pliantesqté 8
- Chaises pliantesqté 55
- Couvertures de pique-niqueqté 12
- Tables bassesqté 4
- Tentes de réceptionqté 3
- Toiles d'ombrageqté 4
Vaisselle
- Assiettes réutilisablesqté 70
- Bols réutilisablesqté 60
- Gobelets réutilisablesqté 100
- Couverts réutilisablesqté 100
- Plateaux de serviceqté 15
- Louchesqté 12
- Tasses à caféqté 50
Équipement
- Glacièresqté 6
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Haut-parleurs portablesqté 2
- Microphone
Cuisine
- Planches à découperqté 6
- Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
- Verres doseursqté 3
- Bacs alimentaires avec couvercleqté 20
- Pinces de serviceqté 8
Décoration
- Nappesqté 8
- Guirlandes de fanionsqté 6
- Ballonsqté 40
- Panneaux d'informationqté 5
- Badges nominatifsqté 70
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 6
- Lanternes LEDqté 10
- Piles de rechangeqté 24
Matériel de sport
- balles souplesqté 8
- Frisbeesqté 6
- Morpion géant
- Jeux en boisqté 4
Nettoyage
- Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 20
- Poubellesqté 8
- Gel hydroalcooliqueqté 4
- Lavabos pour les mainsqté 2
- Balai et pelleqté 2
- Serpillièresqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Commence au moins 3 semaines avant la date par la réservation du lieu et la vérification du parcours accessible. Demande dès l’inscription les besoins alimentaires, de transport et d’aménagement, plutôt que d’attendre les relances de dernière minute.
- Envoie le programme et les horaires avec les invitations, puis fixe une date limite d’inscription environ 10 jours avant le pique-nique. Tu auras ainsi le temps de confirmer les quantités, les repas adaptés et les transports.
- Prépare un vrai plan météo avant la semaine de l’événement : vérifie les prévisions 3 jours avant, puis confirme l’espace intérieur de repli la veille. Les tentes et les toiles d’ombrage ne remplacent pas toujours une solution accessible en cas de pluie ou de forte chaleur.
- Sépare les repas diététiques dans des bacs fermés et identifiés, et remplis les glacières juste avant le départ. Cette organisation évite les erreurs de distribution et limite le temps pendant lequel les aliments restent à température ambiante.
- Installe d’abord les cheminements, les tables du buffet et la zone à faible stimulation, puis les jeux et la décoration. Garde les étiquettes, les panneaux d’information et les badges nominatifs visibles avant l’arrivée du premier participant.
Questions fréquentes
- Combien de temps à l’avance organiser un pique-nique inclusif ?
- Commence environ 3 semaines à l’avance pour réserver le lieu et vérifier son accessibilité. Arrête les inscriptions 7 à 10 jours avant afin d’ajuster les repas, les transports et le matériel.
- Comment prévoir les repas pour un pique-nique inclusif ?
- Demande les allergies, régimes et textures nécessaires au moment de l’inscription. Prépare les sandwiches, wraps, salades et dips séparément, puis emballe les repas adaptés dans des contenants fermés et identifiés.
- Que faire s’il pleut le jour du pique-nique ?
- Vérifie les prévisions 3 jours avant, puis à nouveau la veille et le matin même. Un espace intérieur de repli doit être confirmé au plus tard la veille, avec des cheminements accessibles et assez de places assises.
- Comment rendre le lieu accessible à tous ?
- Vérifie le parcours depuis l’arrivée jusqu’aux tables, aux sanitaires et à la zone de repli avant d’inviter les participants. Le jour J, dégage les cheminements et installe une zone à faible stimulation avant le buffet et les activités.
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