Zo organiseer je een inauguratie van een burgemeester

Begin met de datum, locatie en formele opbouw van de ceremonie. Leg daarna sprekers, gastenlijst en uitnodigingen vast, zodat je tijd hebt om aanmeldingen, dieetwensen en toegankelijkheid te verwerken. Reserveer vroeg de catering, stoelen, tafels en geluidsapparatuur; vooral draadloze microfoons en een presentatiescherm zijn lastig op het laatste moment te regelen. Werk in de laatste week met één definitief draaiboek en test de techniek voordat gasten arriveren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Ceremonieprogramma opstellen
2 personen
3
Sprekers vastleggen
2 personen
4
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
5
Gastenlijst samenstellen
3 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
2 personen
9
Toegankelijkheid inventariseren
2 personen
10
Catering reserveren
2 personen
11
Meubilair reserveren
2 personen
12
Geluidsapparatuur reserveren
2 personen
13
Fotograaf informeren
14
Perslijst bevestigen
2 personen
15
Programma naar sprekers sturen
16
Toespraken verzamelen
2 personen
17
Naamkaartjes maken
2 personen
18
Draaiboek afdrukken
2 personen
19
Bewegwijzering afdrukken
2 personen
20
Techniek testen
2 personen
21
Weersverwachting controleren
22
Definitieve gastenlijst maken
2 personen
23
Cateringhoeveelheden bevestigen
2 personen
24
Boodschappen doen
3 personen
25
Dranken koelen
2 personen
26
Hapjes voorbereiden
4 personen
27
Locatie schoonmaken
4 personen
28
Materialen naar locatie brengen
4 personen
29
Entree inrichten
3 personen
30
Stoelen opstellen
4 personen
31
Tafels opstellen
3 personen
32
Spreektafel plaatsen
2 personen
33
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
34
Microfoons testen
2 personen
35
Verlichting plaatsen
2 personen
36
Versiering ophangen
3 personen
37
Bloemen neerzetten
2 personen
38
Registratietafel inrichten
2 personen
39
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
40
Programma's klaarleggen
2 personen
41
Cateringbuffet inrichten
4 personen
42
Koffie en thee zetten
2 personen
43
Hapjes uitstallen
3 personen
44
Persplaatsen markeren
45
Ontvangstteam instrueren
3 personen

Event

46
Sprekers ontvangen
2 personen
47
Gasten registreren
4 personen
48
Programma's uitdelen
2 personen
49
Gasten naar zitplaatsen begeleiden
3 personen
50
Welkomstdrankjes serveren
4 personen
51
Ceremonie begeleiden
2 personen
52
Sprekers aankondigen
53
Geluidsniveau bewaken
54
Foto's maken
55
Koffie en thee serveren
3 personen
56
Hapjes serveren
4 personen
57
Dranken bijvullen
3 personen
58
Buffet aanvullen
3 personen
59
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
60
Gasten begeleiden bij vertrek
2 personen
61
Verloren voorwerpen verzamelen
2 personen

Nazorg

62
Catering afruimen
4 personen
63
Servies afwassen
3 personen
64
Afval scheiden
3 personen
65
Versiering verwijderen
3 personen
66
Meubilair afbreken
4 personen
67
Geluidsapparatuur afbreken
3 personen
68
Locatie schoonmaken
4 personen
69
Materialen terugbrengen
4 personen
70
Geleende spullen retourneren
2 personen
71
Foto's veilig opslaan
72
Bedankberichten versturen
2 personen
73
Persmateriaal verspreiden
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 120
Tafelsaantal 12
Spreektafel
Registratietafel
Buffettafelsaantal 4
Statafelsaantal 8
Kapstokkenaantal 3
Garderoberekkenaantal 3
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 3
Mengpaneel
Laptop
Presentatiescherm
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadbare batterijenaantal 12
Batterijladersaantal 3
Portofoonsaantal 6
Fotocamera
Mobiele telefoonladersaantal 4

Servies

Waterglazenaantal 140
Wijnglazenaantal 140
Koffiekopjesaantal 120
Schotelsaantal 120
Gebaksbordenaantal 140
Dinerbordenaantal 140
Dessertbordjesaantal 140
Messenaantal 140
Vorkenaantal 140
Lepelsaantal 140
Koffielepelsaantal 120
Serveerbestekaantal 20

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Warmhoudschalenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Dienbladenaantal 12
Snijplankenaantal 4
Koksmessenaantal 4
Maatbekersaantal 3
Tangenaantal 8
Serveerschalenaantal 16
Karaffenaantal 12

Decoratie

Nederlandse vlaggenaantal 4
Gemeentevlaggenaantal 4
Vlaggenstandaardsaantal 4
Bloemstukkenaantal 8
Tafelkleedsetsaantal 12
Stoelhoezenaantal 20
Ballonnenaantal 100
Ballonlintaantal 2
Ballongewichtenaantal 12
Welkomstbord
Programmastandaardsaantal 4
Tafelnummersaantal 12

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 8
Ledspotsaantal 4
Lantaarnsaantal 8

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Bezemsetsaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de ceremonie eerst op tijdsblokken: ontvangst, opening, toespraken, formeel moment en afsluiting. Stuur het programma uiterlijk 7 dagen vooraf naar alle sprekers en vraag toespraken minimaal 3 dagen vooraf op.
Maak de gastenlijst direct geschikt voor registratie. Verwerk aanmeldingen, dieetwensen en toegankelijkheidsbehoeften in één definitieve lijst die je uiterlijk 2 dagen voor de inauguratie met de catering deelt.
Reserveer techniek en meubilair zodra datum en locatie vaststaan. Test actieve speakers, draadloze microfoons, mengpaneel, laptop en presentatiescherm minimaal 1 dag vooraf op de plek waar ze worden gebruikt.
Richt de ontvangst in met een registratietafel, naamkaartjes, bewegwijzering en een garderobe. Zet per 50 gasten minstens één herkenbaar aanspreekpunt klaar om laatkomers, pers en formele genodigden door te verwijzen.
Controleer de laatste 24 uur de weersverwachting en bevestig cateringhoeveelheden, dranken en koeling. Leg ook een geprinte gastenlijst, draaiboek, opgeladen portofoons en extra batterijen klaar; die worden vaak pas gemist wanneer de ceremonie al loopt.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een inauguratie van een burgemeester organiseren?: Begin idealiter 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, ceremonieprogramma en sprekers. Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken vooraf, zodat je uiterlijk 2 dagen voor het evenement een definitieve gastenlijst hebt.
Wanneer stuur je uitnodigingen voor een inauguratie?: Stuur de uitnodigingen bij voorkeur 4 tot 6 weken voor de ceremonie. Geef een aanmelddeadline van ongeveer 10 tot 14 dagen vooraf; daarna kun je catering, naamkaartjes en zitplaatsen definitief maken.
Hoeveel tijd heb je nodig om de techniek voor een inauguratie te testen?: Plan minimaal 60 tot 90 minuten voor de technische test, uiterlijk 1 dag vooraf. Controleer elke microfoon, speaker, kabel, laptop en presentatie afzonderlijk en houd extra batterijen en verlengkabels bij de hand.
Wanneer moet je de catering voor een inauguratie definitief bevestigen?: Bevestig aantallen, dieetwensen en serveermomenten uiterlijk 2 dagen vooraf met de cateraar. Koel dranken op de dag zelf minstens 3 tot 4 uur voor ontvangst en controleer of glazen, kopjes en borden op hun plaats staan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.