Zo organiseer je een hockeytoernooi zonder gaten in de planning

Begin met de datum, speellocatie en beschikbare wedstrijdvelden. Leg daarna het wedstrijdformaat en de toernooiregels vast, zodat teams weten waarvoor ze zich inschrijven. Zodra de inschrijvingen lopen, regel je scheidsrechters, EHBO en vrijwilligers en controleer je team- en dieetgegevens. In de laatste weken maak je de poule-indeling, publiceer je het schema en bestel je prijzen, shirts, catering en ontbrekend materiaal. De meeste problemen ontstaan doordat veldcapaciteit, parkeerinformatie en keepermateriaal te laat worden gecontroleerd.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Toernooidatum vastleggen
2 personen
2
Speellocatie bevestigen
3
Wedstrijdvelden reserveren
4
Toernooiregels vastleggen
2 personen
5
Wedstrijdformaat bepalen
2 personen
6
Teams uitnodigen
2 personen
7
Inschrijfformulier openen
8
Sponsoren benaderen
2 personen
9
Scheidsrechters benaderen
2 personen
10
EHBO-bezetting regelen
11
Vrijwilligers werven
2 personen
12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
13
Dieetwensen verzamelen
14
Teamgegevens controleren
2 personen
15
Definitieve teams bevestigen
2 personen
16
Wedstrijdschema maken
2 personen
17
Poule-indeling maken
2 personen
18
Wedstrijdschema publiceren
19
Deelnemersinformatie versturen
20
Parkeerinformatie versturen
21
Prijzen bestellen
22
Wedstrijdshirts bestellen
23
Catering reserveren
24
Materiaalvoorraad controleren
2 personen
25
Ontbrekend materiaal bestellen
26
Boodschappenlijst opstellen
2 personen
27
Boodschappen doen
3 personen
28
Dranken koelen
2 personen
29
Prijzen en medailles klaarleggen
30
Teamregistratie voorbereiden
2 personen
31
Programmaboekjes sorteren
2 personen
32
Weersverwachting controleren
33
Terrein inspecteren
2 personen
34
Toernooibalie opbouwen
3 personen
35
Velden uitzetten
4 personen
36
Doelen plaatsen
4 personen
37
Publieksvakken afzetten
3 personen
38
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
39
Cateringpunt inrichten
3 personen
40
EHBO-tafel inrichten
2 personen
41
Afvalpunten plaatsen
2 personen
42
Wedstrijdmateriaal klaarleggen
3 personen
43
Scoretafels inrichten
2 personen
44
Geluidstest uitvoeren
2 personen
45
Vrijwilligers instrueren
3 personen
46
Scheidsrechters briefen
2 personen

Event

47
Teams ontvangen
4 personen
48
Teams registreren
3 personen
49
Teamwisselruimte aanwijzen
2 personen
50
Openingsbriefing geven
2 personen
51
Eerste wedstrijden begeleiden
6 personen
52
Uitslagen registreren
2 personen
53
Wedstrijdfluitjes uitdelen
54
Koffie en thee serveren
3 personen
55
Hapjes serveren
3 personen
56
Dranken bijvullen
2 personen
57
Afval verzamelen
2 personen
58
EHBO aanspreekpunt bemannen
59
Publiek informeren
2 personen
60
Pauzes omroepen
61
Finalisten bekendmaken
62
Finale begeleiden
5 personen
63
Prijsuitreiking voorbereiden
3 personen
64
Prijsuitreiking uitvoeren
3 personen
65
Teams uitzwaaien
3 personen

Nazorg

66
Catering afsluiten
3 personen
67
Wedstrijdmateriaal verzamelen
4 personen
68
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
69
Afval afvoeren
3 personen
70
Terrein schoonmaken
4 personen
71
Sanitaire ruimtes schoonmaken
2 personen
72
Versiering verwijderen
2 personen
73
Materiaal schoonmaken
3 personen
74
Geleend materiaal retourneren
2 personen
75
Restvoorraad opslaan
2 personen
76
Scoreformulieren archiveren
77
Gevonden voorwerpen registreren
78
Deelnemersfoto's delen
79
Uitslagen publiceren
80
Bedankbericht versturen
81
Sponsormateriaal verzamelen
2 personen
82
Borg en sleutels afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Inklaptafelsaantal 10
Stoelenaantal 80
Biertafelsaantal 8
Kleedkamerbankenaantal 12
Kledingrekkenaantal 4
Kapstokkenaantal 4
Koelboxenaantal 6
Statafelsaantal 6
Parasolsaantal 4

Sportmateriaal

Hockeydoelenaantal 4
Hockeyballenaantal 40
Reservehockeysticksaantal 12
Pionnenaantal 40
Markeringshoedjesaantal 60
Veldmarkeringstapeaantal 4
Fluitjesaantal 8
Scheidsrechterskaartenaantal 20
Scorebordenaantal 4
Stopwatchesaantal 6
Teamhesjesaantal 40
Keepermaskersaantal 4
Keepershandschoenenaantal 4
Keeperslegguardsaantal 4
Scheenbeschermersaantal 12
Sporttassenaantal 8
Eerstehulpkoffersaantal 2
IJscompressenaantal 20
Sporttapeaantal 12
Elastische zwachtelsaantal 12
Reddingsdekensaantal 8
Handdesinfectieaantal 8

Apparatuur

Laptopaantal 2
Tabletsaantal 4
Mobiele telefoonsaantal 4
Printer
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Mobiele geluidsinstallatie
Microfoonsaantal 2
Powerbanksaantal 6
Laminator

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerschalenaantal 20
Schenk kannenaantal 10

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Tangenaantal 8
Koelelementenaantal 24
Voedselbakkenaantal 20
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Teamvlaggenaantal 8
Toernooibanneraantal 2
Ballonnenaantal 100
Tafelkledenaantal 12
Bordjes en pijlenaantal 20

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Stoffer en blikaantal 4
Bezemaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 4
Emmersaantal 6
Dweilenaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de wedstrijdvelden voordat je teams uitnodigt. Tel hoeveel velden gelijktijdig beschikbaar zijn en bouw per speelronde tijd in voor wisselen, uitloop en veldmarkering.
Leg het wedstrijdformaat, de speelduur, puntentelling en regels vast vóór de inschrijving opent. Zo kun je het aantal teams en wedstrijden realistisch plannen en voorkom je discussies op de toernooidag.
Controleer de teamgegevens niet alleen op teamnaam, maar ook op contactpersoon, spelersaantal, keeper en dieetwensen. Bevestig de definitieve teams uiterlijk één week voor het toernooi, zodat het schema nog aangepast kan worden.
Maak het wedstrijdschema pas nadat de inschrijvingen zijn gecontroleerd en publiceer het uiterlijk 3 dagen vooraf. Verstuur tegelijk de aanvangstijd, parkeerinformatie, veldindeling en wat teams zelf moeten meenemen.
Doe een materiaalcontrole in de laatste 7 dagen. Tel onder meer hockeyballen, fluitjes, scoreborden, stopwatches, teamhesjes en keepermaskers en regel ontbrekende spullen vóór de opbouw begint.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een hockeytoernooi organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, velden en wedstrijdformat. Scheidsrechters, EHBO, vrijwilligers en catering regel je bij voorkeur uiterlijk 4 weken voor de toernooidag.
Hoeveel hockeyvelden heb je nodig voor een toernooi?: Dat hangt af van het aantal teams, de speelduur en het aantal wedstrijden per team. Plan eerst het volledige wedstrijdschema en controleer daarna of alle wedstrijden binnen de beschikbare uren op de gereserveerde velden passen.
Wanneer maak je het wedstrijdschema van een hockeytoernooi?: Maak de poule-indeling en het wedstrijdschema nadat de inschrijving is gesloten en de teamgegevens zijn gecontroleerd. Publiceer het definitieve schema uiterlijk 3 dagen voor het toernooi, samen met parkeer- en deelnemersinformatie.
Wat moet je regelen voor een hockeytoernooi naast de wedstrijden?: Regel minimaal scheidsrechters, EHBO-bezetting, vrijwilligers, catering, prijzen en deelnemerscommunicatie. Controleer daarnaast 7 dagen vooraf het sportmateriaal, waaronder doelen, ballen, fluitjes, scoreborden, stopwatches en keeperuitrusting.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.