Organiser un tournoi de hockey sans perdre le fil

Un tournoi de hockey se prépare dans un ordre précis : fixer la date et le lieu, définir le format, puis ouvrir les inscriptions avant de gérer la logistique. Le planning des matchs dépend du nombre d’équipes confirmées, tandis que les arbitres, les secours et les bénévoles doivent être réservés en amont. Prévoyez aussi le matériel de jeu, les vestiaires, le catering et les informations de parking. Ce plan vous aide à avancer étape par étape jusqu’au jour du tournoi.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date du tournoi
2 personnes
2
Confirmer le lieu du match
3
Réserver les terrains de compétition
4
Définir les règles du tournoi
2 personnes
5
Définir le format du concours
2 personnes
6
Inviter les équipes
2 personnes
7
Ouvrir le formulaire d’inscription
8
Contacter les sponsors
2 personnes
9
Contacter les arbitres
2 personnes
10
Organiser le personnel de premiers secours
11
Recruter des bénévoles
2 personnes
12
Traiter les inscriptions
2 personnes
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Vérifier les coordonnées de l'équipe
2 personnes
15
Confirmer les équipes définitives
2 personnes
16
Établir le planning des matchs
2 personnes
17
Créer la répartition des poules
2 personnes
18
Publier le programme des matchs
19
Envoyer les informations aux participants
20
Envoyer les infos de parking
21
Commander les prix
22
Commander les maillots
23
Réserver le catering
24
Vérifier le stock de matériel
2 personnes
25
Commander le matériel manquant
26
Établir la liste de courses
2 personnes
27
Faire les courses
3 personnes
28
Refroidir les boissons
2 personnes
29
Préparer les prix et les médailles
30
Préparer l’enregistrement des équipes
2 personnes
31
Classer les programmes
2 personnes
32
Vérifier les prévisions météo
33
Inspecter le site
2 personnes
34
Installer le comptoir du tournoi
3 personnes
35
Délimiter les espaces
4 personnes
36
Installer les buts
4 personnes
37
Délimiter les zones du public
3 personnes
38
Installer les tables et les chaises
4 personnes
39
Aménager le point de restauration
3 personnes
40
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
41
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
42
Préparer le matériel de compétition
3 personnes
43
Installer les tables de score
2 personnes
44
Effectuer un test sonore
2 personnes
45
Briefer les bénévoles
3 personnes
46
Briefer les arbitres
2 personnes

Événement

47
Accueillir les équipes
4 personnes
48
Enregistrer les équipes
3 personnes
49
Désigner l’espace de relais d’équipe
2 personnes
50
Donner le briefing d'ouverture
2 personnes
51
Encadrer les premiers matchs
6 personnes
52
Enregistrer les résultats
2 personnes
53
Distribuer les sifflets de match
54
Servir le café et le thé
3 personnes
55
Servir des amuse-bouches
3 personnes
56
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
57
Rassembler les déchets
2 personnes
58
Tenir le point de contact des premiers secours
59
Informer le public
2 personnes
60
Annoncer les pauses
61
Annoncer les finalistes
62
Encadrer la finale
5 personnes
63
Préparer la remise des prix
3 personnes
64
Organiser la remise des prix
3 personnes
65
Dire au revoir aux équipes
3 personnes

Suivi

66
Clôturer le catering
3 personnes
67
Rassembler le matériel de compétition
4 personnes
68
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
69
Évacuer les déchets
3 personnes
70
Nettoyer le site
4 personnes
71
Nettoyer les sanitaires
2 personnes
72
Retirer la décoration
2 personnes
73
Nettoyer le matériel
3 personnes
74
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
75
Stocker les restes
2 personnes
76
Archiver les feuilles de score
77
Enregistrer les objets trouvés
78
Partager les photos des participants
79
Publier les résultats
80
Envoyer un message de remerciement
81
Rassembler le matériel de sponsoring
2 personnes
82
Gérer la caution et les clés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaisesqté 80
Tables de bièreqté 8
Bancs de vestiaireqté 12
Portants à vêtementsqté 4
Porte-manteauxqté 4
Glacièresqté 6
Tables hautesqté 6
Parasolsqté 4

Matériel de sport

Buts de hockeyqté 4
Balles de hockeyqté 40
Bâtons de hockey de rechangeqté 12
Cônesqté 40
Cônes de balisageqté 60
Ruban de balisageqté 4
Siffletsqté 8
Cartons d’arbitreqté 20
Panneaux de scoreqté 4
Chronomètresqté 6
Chasubles d’équipeqté 40
Masques de gardienqté 4
Gants de gardienqté 4
Protèges-tibias de gardienqté 4
Protège-tibiasqté 12
Sacs de sportqté 8
Trousses de premiers secoursqté 2
Poches de glaceqté 20
Ruban de sportqté 12
Bandes élastiquesqté 12
Couvertures de survieqté 8
Gel hydroalcooliqueqté 8

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Tablettesqté 4
Téléphones portablesqté 4
Imprimante
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Système de sonorisation mobile
Microphonesqté 2
Batteries externesqté 6
Plastifieuse

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 20
Pichets de serviceqté 10

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pincesqté 8
Pains de glaceqté 24
Bacs alimentairesqté 20
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Drapeaux d’équipeqté 8
Bannière du tournoiqté 2
Ballonsqté 100
Nappesqté 12
Plaques et flèchesqté 20

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 12
Balayette et pelleqté 4
Balaiqté 4
Pinces à déchetsqté 4
Seauxqté 6
Serpillièresqté 4
Gants de nettoyageqté 12

Catering

Courses

Conseils

Commencez par bloquer la date, confirmer le lieu et réserver les terrains. Faites-le plusieurs semaines à l’avance : sans créneaux confirmés, impossible d’établir un format ou un horaire fiable.
Définissez les règles et le format avant d’ouvrir les inscriptions. Précisez le nombre d’équipes, la composition des poules, la durée des matchs et les conditions de qualification pour éviter de refaire le calendrier.
Fermez les inscriptions avant de publier le programme. Vérifiez les coordonnées, les besoins alimentaires et les équipes définitives, puis prévoyez quelques jours pour corriger les doublons ou les désistements.
Ne réservez pas les arbitres, les premiers secours et les bénévoles au dernier moment. Répartissez les rôles par créneau et gardez une personne chargée des résultats, du chronométrage et des annonces.
Faites l’inventaire du matériel avant la dernière semaine. Contrôlez notamment les buts, balles, sifflets, cartons d’arbitre, chronomètres, chasubles et équipements de gardien, puis commandez immédiatement ce qui manque.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi de hockey ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour un tournoi avec plusieurs équipes. Ce délai laisse le temps de réserver les terrains, contacter les arbitres, ouvrir les inscriptions, commander les prix et confirmer le catering.
Quand faut-il publier le programme des matchs ?: Publiez-le après la clôture des inscriptions et la confirmation des équipes définitives, idéalement 5 à 7 jours avant le tournoi. Les participants peuvent ainsi recevoir les horaires, les consignes et les informations de parking.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un tournoi de hockey ?: Comptez au minimum 1 bénévole par zone ou fonction active : accueil, résultats, vestiaires, circulation et ravitaillement. Pour chaque poste occupé toute la journée, prévoyez 2 personnes afin d’organiser les pauses.
Quand commander le matériel et les récompenses ?: Vérifiez le stock environ 3 semaines avant le tournoi et commandez le matériel manquant immédiatement. Commandez les prix et les maillots au moins 2 à 4 semaines à l’avance pour absorber les délais de livraison.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.