Zo organiseer je een hockeytoernooi zonder tijdsdruk

Begin met de datum, beschikbare hockeyvelden en kleedkamers; pas daarna kun je het wedstrijdformat en het aantal teams bepalen. Leg vroeg vast hoeveel wedstrijden er op één veld passen en reserveer scheidsrechters, materiaal en catering op basis van die aantallen. Verzamel teamgegevens en dieetwensen centraal, zodat het schema en de boodschappenlijst niet telkens veranderen. De laatste week draait vooral om controles: deelnemersinformatie, wedstrijdschema, weersverwachting, materiaal en bezetting van bardienst, opbouw en opruimen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Toernooidatum bevestigen
2
Hockeyvelden reserveren
3
Kleedkamers reserveren
4
Wedstrijdformat vaststellen
2 personen
5
Toernooiregels vastleggen
2 personen
6
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldformulier publiceren
9
Aanmeldingen verwerken
10
Teamgegevens controleren
11
Dieetwensen verzamelen
12
Scheidsrechters bevestigen
13
Bardienst indelen
14
Opbouwploeg indelen
15
Opruimploeg indelen
16
Reservering kleedkamers controleren
17
Sportmateriaal inventariseren
2 personen
18
Ontbrekend materiaal reserveren
19
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
20
Boodschappen bestellen
21
Prijzen en wisselgeld regelen
2 personen
22
Prijzengeld of bekers regelen
23
Deelnemersinformatie versturen
24
Wedstrijdschema publiceren
25
Weersverwachting controleren
26
Alternatief weerplan klaarzetten
2 personen
27
Boodschappen ophalen
2 personen
28
Dranken koelen
2 personen
29
Hapjes voorbereiden
3 personen
30
Teamregistratie printen
31
Wedstrijdformulieren printen
32
Plattegrond printen
33
Bardienstbriefing voorbereiden
34
EHBO-inhoud controleren
35
Contant geld klaarmaken
36
Transportmateriaal verzamelen
2 personen
37
Velden controleren
2 personen
38
Velden uitzetten
4 personen
39
Doelen plaatsen
4 personen
40
Wedstrijdtafels opstellen
3 personen
41
Publiekstafels opstellen
3 personen
42
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
43
Bar inrichten
3 personen
44
Cateringbuffet inrichten
3 personen
45
Kleedkamers bewegwijzeren
2 personen
46
Sportmateriaal klaarleggen
3 personen
47
Scheidsrechters instrueren
2 personen
48
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

49
Teamregistratie openen
3 personen
50
Teams naar kleedkamers wijzen
2 personen
51
Opening aankondigen
52
Wedstrijden begeleiden
4 personen
53
Wedstrijdstanden bijwerken
2 personen
54
Wedstrijdmateriaal wisselen
2 personen
55
Dranken serveren
3 personen
56
Dranken bijvullen
2 personen
57
Hapjes serveren
3 personen
58
Afvalbakken legen
2 personen
59
Kleedkamers controleren
2 personen
60
Finalisten bekendmaken
61
Finale begeleiden
4 personen
62
Prijsuitreiking verzorgen
2 personen
63
Laatste ronde aankondigen
64
Bar afsluiten
3 personen

Nazorg

65
Sportmateriaal verzamelen
4 personen
66
Doelen en veldmaterialen opruimen
4 personen
67
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
68
Servies afwassen
3 personen
69
Bar en keuken schoonmaken
3 personen
70
Afval verzamelen
3 personen
71
Kleedkamers schoon achterlaten
2 personen
72
Locatie opleveren
2 personen
73
Geleend materiaal retourneren
2 personen
74
Restanten en borg afhandelen
75
Gevonden voorwerpen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Hockeydoelenaantal 4
Hockeyballenaantal 30
Reserveballenaantal 12
Hockeysticksaantal 12
Pionnenaantal 40
Markeerschijvenaantal 30
Veldgrenslintaantal 2
Scorebordenaantal 2
Fluitjesaantal 6
Stopwatchesaantal 4
Scheidsrechterskaartenaantal 6
Wedstrijdhesjesaantal 40
Teamvlaggenaantal 8
Reservekeeperhandschoenenaantal 2
Reservekeepershelmenaantal 2
Trainingshoedjesaantal 30
EHBO-koffer
IJscompressenaantal 12
Sporttapeaantal 6
Podiumbekersaantal 3

Meubilair

Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 40
Biertafelsaantal 6
Partytentenaantal 3
Barkrukkenaantal 6
Kleedkamerbankenaantal 12
Jassengarderobesaantal 4
Afzetpalenaantal 12
Prullenbakkenaantal 10

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadbare lampenaantal 6
Powerbanksaantal 4
Kassa
Betaalterminal

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Schenkkanenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Tangenaantal 6
Opslagbakkenaantal 12

Decoratie

Toernooibannersaantal 4
Tafelkledenaantal 12
Teamnaambordenaantal 8
Pijlbordenaantal 10

Schoonmaak

Afvalcontainersaantal 6
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Handzeepdispensersaantal 4

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer velden én kleedkamers tegelijk. Controleer de kleedkamerreservering nogmaals in de laatste week; een veldplanning zonder omkleedruimte veroorzaakt direct vertraging.
Stel het wedstrijdformat vast voordat je het schema maakt. Noteer per wedstrijd de speeltijd, wisseltijd en veldindeling, zodat teams niet op hetzelfde moment op twee plekken worden verwacht.
Plan scheidsrechters per wedstrijd en leg een reservecontact vast. Controleer uiterlijk 7 dagen vooraf wie fluit en zorg dat fluitjes, stopwatches, scoreborden en scheidsrechterskaarten bij de wedstrijdleiding liggen.
Maak de materiaallijst niet alleen voor de start, maar ook voor uitval en blessures. Tel reserveballen, reservekeeperhandschoenen, reservekeepershelmen, EHBO-materiaal, ijscompressen en sporttape apart.
Bereken catering op basis van het definitieve aantal spelers, begeleiders en vrijwilligers. Regel dieetwensen vóór je bestelt en plan bardienst, opbouw en opruimen in blokken met een duidelijke begintijd; anders blijft de organisatie bij dezelfde paar mensen liggen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een hockeytoernooi organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, velden, kleedkamers en uitnodigingen. Reserveer scheidsrechters en bestel ontbrekend materiaal uiterlijk 3 tot 4 weken voor de toernooidag.
Hoe maak je een wedstrijdschema voor een hockeytoernooi?: Bepaal eerst het aantal teams, velden en beschikbare uren. Tel per wedstrijd de speeltijd plus minimaal 5 minuten wisseltijd en houd voor de start, pauze en prijsuitreiking samen extra ruimte in de planning.
Hoeveel scheidsrechters heb je nodig bij een hockeytoernooi?: Voor één veld heb je per gelijktijdige wedstrijd minimaal één scheidsrechter nodig; bij twee gelijktijdige wedstrijden dus twee. Plan daarnaast minstens één reservecontact voor uitval of vertraging.
Wanneer stuur je de deelnemersinformatie en het schema?: Stuur de praktische deelnemersinformatie ongeveer 7 dagen vooraf en publiceer het definitieve wedstrijdschema uiterlijk 3 dagen voor het toernooi. Vermeld starttijd, meldpunt, veldindeling, kleedkamers, regels en wat teams zelf meenemen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.