Cómo organizar un torneo de hockey sin perder el control

Un torneo de hockey se organiza en este orden: primero aseguras la fecha, los campos y los vestuarios; después defines el formato, las reglas y el calendario. Con esa base puedes abrir las inscripciones, confirmar equipos y árbitros, y calcular la comida y la bebida. El día del torneo, una persona debe coordinar el montaje, los partidos, el bar y la limpieza. Los retrasos suelen empezar por vestuarios sin confirmar, material incompleto o cambios de última hora que nadie comunica.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar la fecha del torneo
2
Reservar los campos de hockey
3
Reservar vestuarios
4
Definir el formato de la competición
2 personas
5
Establecer las reglas del torneo
2 personas
6
Elaborar el calendario de competición
2 personas
7
Enviar invitaciones
2 personas
8
Publicar el formulario de inscripción
9
Gestionar inscripciones
10
Comprobar los datos del equipo
11
Recoger preferencias dietéticas
12
Confirmar a los árbitros
13
Organizar el servicio de bar
14
Asignar el equipo de montaje
15
Organizar el equipo de limpieza
16
Comprobar la reserva de los vestuarios
17
Inventariar el material deportivo
2 personas
18
Reservar el material faltante
19
Calcular las cantidades de catering
2 personas
20
Pedir la compra
21
Gestionar precios y cambio
2 personas
22
Gestionar el premio en metálico o los trofeos
23
Enviar información a los participantes
24
Publicar el horario de la competición
25
Comprobar el pronóstico del tiempo
26
Tener listo un plan alternativo por lluvia
2 personas
27
Recoger la compra
2 personas
28
Enfriar bebidas
2 personas
29
Preparar aperitivos
3 personas
30
Imprimir la inscripción del equipo
31
Imprimir formularios del partido
32
Imprimir el plano
33
Preparar la reunión informativa del servicio de bar
34
Comprobar el contenido del botiquín
35
Preparar efectivo
36
Reunir el material de transporte
2 personas
37
Revisar los campos
2 personas
38
Marcar los campos
4 personas
39
Colocar las porterías
4 personas
40
Montar las mesas de competición
3 personas
41
Montar mesas para el público
3 personas
42
Montar el mostrador de inscripción
2 personas
43
Montar la barra
3 personas
44
Montar el buffet de catering
3 personas
45
Señalizar los vestuarios
2 personas
46
Preparar el material deportivo
3 personas
47
Instruir a los árbitros
2 personas
48
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

49
Abrir registro del equipo
3 personas
50
Indicar a los equipos los vestuarios
2 personas
51
Anunciar la apertura
52
Supervisar las competiciones
4 personas
53
Actualizar los marcadores del concurso
2 personas
54
Cambiar el material de competición
2 personas
55
Servir las bebidas
3 personas
56
Rellenar las bebidas
2 personas
57
Servir aperitivos
3 personas
58
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
59
Comprobar los vestuarios
2 personas
60
Anunciar a los finalistas
61
Coordinar la final
4 personas
62
Gestionar la entrega de premios
2 personas
63
Anunciar la última ronda
64
Cerrar el bar
3 personas

Seguimiento

65
Reunir material deportivo
4 personas
66
Recoger las porterías y el material de campo
4 personas
67
Recoger mesas y sillas
4 personas
68
Lavar la vajilla
3 personas
69
Limpiar el bar y la cocina
3 personas
70
Recoger la basura
3 personas
71
Dejar los vestuarios limpios
2 personas
72
Entregar la ubicación
2 personas
73
Devolver el material prestado
2 personas
74
Gestionar los restos y la fianza
75
Recoger objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Material deportivo

Porterías de hockeycant. 4
Pelotas de hockeycant. 30
Pelotas de repuestocant. 12
Palos de hockeycant. 12
Conoscant. 40
Discos de marcajecant. 30
Cinta para delimitar el campocant. 2
Marcadorescant. 2
Silbatoscant. 6
Cronómetroscant. 4
Tarjetas para árbitroscant. 6
Chalecos de competicióncant. 40
Banderas del equipocant. 8
Guantes de portero de repuestocant. 2
Cascos de portero de reservacant. 2
Conos de entrenamientocant. 30
Botiquín de primeros auxilios
Compresas de hielocant. 12
Cinta deportivacant. 6
Vasos para el podiocant. 3

Mobiliario

Mesas plegablescant. 12
Sillas plegablescant. 40
Mesas de cervezacant. 6
Carpas de fiestacant. 3
Taburetes de barcant. 6
Bancos del vestuariocant. 12
Guardarropas para abrigoscant. 4
Postes separadorescant. 12
Papeleracant. 10

Equipo

Altavoces portátilescant. 2
Micrófono
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 4
Lámparas recargablescant. 6
Baterías externascant. 4
Caja registradora
Terminal de pago

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 50
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de servircant. 12
Jarrascant. 6

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Pinzascant. 6
Cajas de almacenamientocant. 12

Decoración

Banners del torneocant. 4
Mantelescant. 12
Carteles con nombres de equipocant. 8
Carteles direccionalescant. 10

Limpieza

Contenedores de basuracant. 6
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 4

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 4
Linternas a pilascant. 6

Catering

Compras

Consejos

Reserva los campos y los vestuarios antes de publicar la inscripción. Comprueba la reserva de los vestuarios otra vez durante la semana previa: un torneo con varios equipos necesita turnos claros para cambiarse.
Define el formato antes de elaborar el calendario. Indica la duración de cada partido, los descansos, el sistema de clasificación y qué ocurre en caso de empate; así evitarás rehacer los horarios cuando ya haya equipos inscritos.
Cierra las inscripciones con tiempo para revisar los datos de cada equipo y sus preferencias dietéticas. Envía el horario y las normas al menos 3 días antes, incluyendo la hora de llegada y el punto de información.
Haz un inventario del material deportivo y separa los repuestos antes del montaje. Además de porterías, pelotas, palos, conos y marcadores, revisa silbatos, cronómetros, tarjetas de árbitro, guantes y cascos de portero de reserva.
Calcula el catering según el número final de participantes y asigna responsables para el bar, el montaje y la limpieza. Comprueba el pronóstico del tiempo 48 horas antes y decide dónde colocar carpas, mesas, altavoces y papeleras si cambia el tiempo.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un torneo de hockey?: Empieza al menos 8 semanas antes para reservar campos, vestuarios y árbitros. Deja cerradas las inscripciones, el calendario y el catering durante la última semana.
¿Cuándo se debe publicar el calendario del torneo?: Publica el horario definitivo entre 3 y 7 días antes del torneo, cuando ya estén comprobados los equipos y los partidos. Envía también las reglas y la hora de llegada para reducir consultas el mismo día.
¿Cuántos árbitros hacen falta para un torneo de hockey?: Calcula como mínimo un árbitro por partido que se juegue de forma simultánea y añade una persona de reserva si el calendario es largo. Confirma sus nombres y disponibilidad al menos 2 semanas antes.
¿Cuándo hay que comprar la comida y la bebida?: Haz el cálculo cuando se cierre la inscripción y realiza el pedido entre 3 y 5 días antes. Reserva un margen para los cambios comunicados tarde y prepara también vasos, cambio y un sistema sencillo para gestionar los precios.

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