Organiser un tournoi de hockey sans rien oublier

Un tournoi de hockey se prépare dans un ordre précis : bloquer les terrains et les vestiaires, fixer le format, puis ouvrir les inscriptions. Le nombre d’équipes détermine ensuite la durée des matchs, les besoins en arbitres, le matériel et le catering. Les oublis les plus fréquents concernent les coordonnées des équipes, les équipements de rechange, la monnaie et les informations envoyées trop tard. Ce plan vous aide à répartir les responsabilités jusqu’au montage et au rangement.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date du tournoi
2
Réserver les terrains de hockey
3
Réserver les vestiaires
4
Définir le format de la compétition
2 personnes
5
Définir les règles du tournoi
2 personnes
6
Établir le programme de la compétition
2 personnes
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Publier le formulaire d'inscription
9
Traiter les inscriptions
10
Vérifier les coordonnées de l'équipe
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Confirmer les arbitres
13
Répartir les services au bar
14
Répartir l’équipe de montage
15
Répartir l’équipe de rangement
16
Vérifier la réservation des loges
17
Inventorier le matériel sportif
2 personnes
18
Réserver le matériel manquant
19
Calculer les quantités de catering
2 personnes
20
Commander les courses
21
Prévoir les prix et la monnaie
2 personnes
22
Prévoir les prix ou les coupes
23
Envoyer les informations aux participants
24
Publier le programme des matchs
25
Vérifier les prévisions météo
26
Préparer un plan météo de secours
2 personnes
27
Récupérer les courses
2 personnes
28
Refroidir les boissons
2 personnes
29
Préparer les en-cas
3 personnes
30
Imprimer l’inscription des équipes
31
Imprimer les formulaires de match
32
Imprimer le plan de salle
33
Préparer le briefing du service bar
34
Vérifier le contenu de la trousse de premiers secours
35
Préparer la caisse
36
Rassembler le matériel de transport
2 personnes
37
Vérifier les terrains
2 personnes
38
Délimiter les espaces
4 personnes
39
Installer les buts
4 personnes
40
Installer les tables de compétition
3 personnes
41
Installer les tables pour le public
3 personnes
42
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
43
Aménager le bar
3 personnes
44
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
45
Indiquer les vestiaires
2 personnes
46
Préparer le matériel de sport
3 personnes
47
Briefer les arbitres
2 personnes
48
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

49
Ouvrir l’enregistrement de l’équipe
3 personnes
50
Orienter les équipes vers les vestiaires
2 personnes
51
Annoncer l'ouverture
52
Encadrer les matchs
4 personnes
53
Mettre à jour les classements de la compétition
2 personnes
54
Échanger le matériel de compétition
2 personnes
55
Servir les boissons
3 personnes
56
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
57
Servir des amuse-bouches
3 personnes
58
Vider les poubelles
2 personnes
59
Vérifier les vestiaires
2 personnes
60
Annoncer les finalistes
61
Encadrer la finale
4 personnes
62
Assurer la remise des prix
2 personnes
63
Annoncer le dernier tour
64
Fermer le bar
3 personnes

Suivi

65
Rassembler le matériel sportif
4 personnes
66
Ranger les buts et le matériel de terrain
4 personnes
67
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
68
Faire la vaisselle
3 personnes
69
Nettoyer le bar et la cuisine
3 personnes
70
Rassembler les déchets
3 personnes
71
Laisser les vestiaires propres
2 personnes
72
Remettre le lieu en état
2 personnes
73
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
74
Gérer les invendus et la caution
75
Rassembler les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

Buts de hockeyqté 4
Balles de hockeyqté 30
Ballons de rechangeqté 12
Cannes de hockeyqté 12
Cônesqté 40
Disques de marquageqté 30
Ruban de délimitation de terrainqté 2
Panneaux de scoreqté 2
Siffletsqté 6
Chronomètresqté 4
Cartons d’arbitreqté 6
Maillots de compétitionqté 40
Drapeaux d’équipeqté 8
Gants de gardien de réserveqté 2
Casques de gardien de rechangeqté 2
Cônes d'entraînementqté 30
Trousse de premiers secours
Poches de glaceqté 12
Ruban de sportqté 6
Coupes du podiumqté 3

Mobilier

Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 40
Tables de bièreqté 6
Tentes de réceptionqté 3
Tabourets de barqté 6
Bancs de vestiaireqté 12
Vestiaires pour manteauxqté 4
Poteaux de balisageqté 12
Poubellesqté 10

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Lampes rechargeablesqté 6
Batteries externesqté 4
Caisse
Terminal de paiement

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 6

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pincesqté 6
Bacs de rangementqté 12

Décoration

Bannières du tournoiqté 4
Nappesqté 12
Panneaux de noms d’équipeqté 8
Panneaux indicateursqté 10

Nettoyage

Conteneurs à déchetsqté 6
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes à pilesqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par confirmer la date, les terrains et les vestiaires avant d’envoyer les invitations. Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour un tournoi de plusieurs équipes, surtout si les installations sont très demandées.
Fixez le format avant de publier le formulaire d’inscription : nombre d’équipes, durée des matchs, règles, pauses et critères de classement. Ajoutez une date limite d’inscription située 3 à 4 semaines avant le tournoi.
Demandez dès l’inscription le nom du responsable, un numéro de téléphone, le nombre de joueurs et les besoins alimentaires. Vérifiez ces informations une dernière fois 7 jours avant la compétition pour éviter les équipes introuvables ou les repas manquants.
Faites un inventaire du matériel sportif au moins 2 semaines avant : buts, balles, crosses, cônes, chronomètres, sifflets et équipement de gardien. Gardez des balles, gants et casques de rechange accessibles près des terrains, pas dans un véhicule fermé.
Publiez le programme des matchs et les consignes aux participants 5 à 7 jours avant. Le jour J, attribuez séparément les équipes de montage, de bar et de rangement, et vérifiez la météo avant d’installer les tentes et le balisage.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi de hockey ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver les terrains et les vestiaires, confirmer les arbitres, traiter les inscriptions et commander le matériel manquant.
Quand faut-il clôturer les inscriptions à un tournoi de hockey ?: Fixez la clôture 3 à 4 semaines avant le tournoi. Vous pourrez ainsi établir le programme, vérifier les coordonnées des équipes, calculer le catering et confirmer les besoins alimentaires.
Combien d’arbitres faut-il prévoir pour un tournoi de hockey ?: Prévoyez au minimum un arbitre par terrain et par match, puis ajoutez une personne de remplacement si le tournoi dure plusieurs heures. Confirmez les disponibilités au plus tard 2 semaines avant l’événement.
Quand envoyer le programme des matchs aux équipes ?: Envoyez le programme 5 à 7 jours avant le tournoi, avec l’heure d’arrivée, le vestiaire attribué, les règles et les coordonnées de l’organisation. Renvoyez un rappel le matin précédent si des horaires ont changé.

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