Zo organiseer je een hockeytoernooi zonder chaos

Begin een hockeytoernooi niet met het wedstrijdschema, maar met de vaste randvoorwaarden. Leg eerst de datum, velden en scheidsrechters vast en bepaal daarna het format, de speelduur en het aantal teams. Open vervolgens de inschrijving, verzamel dieetwensen en maak de teamindeling pas definitief als de aanmeldtermijn voorbij is. In de laatste week draait alles om controle: schema’s afdrukken, materialen verzamelen, drinken koelen en het terrein en de weersverwachting nalopen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Toernooidatum vastleggen
2 personen
2
Hockeyvelden reserveren
3
Scheidsrechters vastleggen
2 personen
4
Toernooiformat bepalen
3 personen
5
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldformulier openen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Teamindeling bevestigen
2 personen
11
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
12
Prijzen en medailles bestellen
13
EHBO-contact bevestigen
14
Weersverwachting controleren
15
Wedstrijdschema afdrukken
2 personen
16
Teambladen afdrukken
2 personen
17
Naamstickers voorbereiden
2 personen
18
Prijzen controleren
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Dranken koelen
2 personen
21
Hapjes voorbereiden
4 personen
22
Materialen verzamelen
3 personen
23
Transport laden
3 personen
24
Terrein inspecteren
2 personen
25
Tent opbouwen
4 personen
26
Tafels opstellen
3 personen
27
Stoelen plaatsen
3 personen
28
Wedstrijdvelden uitzetten
4 personen
29
Doelen en netten plaatsen
4 personen
30
Scoretafels inrichten
2 personen
31
Geluidsinstallatie plaatsen
2 personen
32
Stroomkabels veilig leggen
2 personen
33
Registratiebalie inrichten
2 personen
34
Cateringbuffet inrichten
4 personen
35
EHBO-tafel inrichten
2 personen
36
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
37
Scheidsrechtersbriefing geven
3 personen

Event

38
Teams registreren
4 personen
39
Teamcaptains instrueren
2 personen
40
Opening aankondigen
2 personen
41
Wedstrijden begeleiden
8 personen
42
Wedstrijdstanden bijhouden
2 personen
43
Wedstrijdmateriaal verplaatsen
3 personen
44
Waterpunten controleren
2 personen
45
Dranken serveren
3 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Hapjes serveren
3 personen
48
Cateringbuffet aanvullen
2 personen
49
Afvalbakken legen
2 personen
50
Toiletten controleren
2 personen
51
Fotomoment organiseren
2 personen
52
Finale begeleiden
6 personen
53
Prijzen uitreiken
3 personen
54
Afscheid aankondigen
2 personen
55
Publiek uitgeleiden
3 personen

Nazorg

56
Hockeydoelen afbreken
4 personen
57
Velden opruimen
4 personen
58
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
59
Apparatuur uitschakelen
2 personen
60
Catering afbouwen
4 personen
61
Servies afwassen
3 personen
62
Afval verzamelen
3 personen
63
Terrein schoonmaken
4 personen
64
Materialen terugladen
3 personen
65
Geleende spullen retourneren
2 personen
66
Huurmaterialen retourneren
2 personen
67
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
68
Uitslagen publiceren
69
Bedankbericht versturen
2 personen
70
Verloren voorwerpen registreren
71
Foto's delen
72
Facturen controleren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Hockeydoelenaantal 4
Doelnettenaantal 4
Hockeyballenaantal 40
Reservehockeysticksaantal 12
Pionnenaantal 40
Markeerschijvenaantal 30
Fluitjesaantal 8
Scorebordenaantal 4
Stopwatchesaantal 6
Teamhesjesaantal 40
Waterbidonsaantal 40
Bidonkrattenaantal 4
Reserveballenbakkenaantal 4
Pompaantal 2
Pionnenzakkenaantal 4

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 60
Biertafelsaantal 4
Kleedkamerbankenaantal 8
Afvalbakkenaantal 8
Kledingrekkenaantal 4
Koelboxenaantal 6
Parasolsaantal 4

Apparatuur

Laptopsaantal 2
Tabletsaantal 4
Printer
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Portofoonsaantal 8
Geluidsinstallatie
Microfoonsaantal 2
Megafonenaantal 2
Oplaadstationsaantal 3
Telefoonsaantal 3

Keuken

Warmhoudbakkenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Koelwaterkannenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Herbruikbare bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Theeglazenaantal 80
Dienbladenaantal 8

Decoratie

Toernooibannersaantal 6
Teamvlaggenaantal 12
Ballonnenbogenaantal 2
Tafelkledenaantal 10
Naamkaarthoudersaantal 20
Medaillesaantal 45
Bekers voor winnaarsaantal 3
Lintenaantal 12
Naamstickersaantal 120

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 3
Vloertrekkersaantal 2
Emmersaantal 4
Microvezeldoekenaantal 20
Sponzenaantal 12
Handvegersaantal 4
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de velden en scheidsrechters voordat je uitnodigingen verstuurt. Zonder die twee bevestigingen kun je geen betrouwbaar wedstrijdschema maken en lopen wijzigingen snel door naar alle teams.
Maak het wedstrijdschema pas definitief nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Druk per team een teamblad af en stuur deelnemersinformatie uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf, zodat ontbrekende gegevens nog kunnen worden aangevuld.
Plan naast hockeyballen en doelen ook reservehockeysticks, een pomp, extra ballen en scoreborden. Controleer deze materialen bij het laden; een ontbrekende pomp of een leeg scorebord valt op de toernooidag pas echt op.
Richt het terrein op tijd in met tafels, stoelen, afvalbakken en partytenten. Controleer vóór de eerste wedstrijd de doelen, doelnetten, veldmarkeringen en de plek van de EHBO-contactpersoon.
Koel de dranken pas nadat je de aantallen en dieetwensen hebt gecontroleerd. Zet waterbidons en bidonkratten direct bij de teams en houd een aparte plek vrij voor hapjes, prijzen en medailles.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een hockeytoernooi organiseren?: Leg datum, velden en scheidsrechters bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Open de inschrijving daarna en sluit die uiterlijk 2 tot 3 weken voor het toernooi, zodat je tijd houdt voor de teamindeling en het schema.
Wanneer maak je het wedstrijdschema voor een hockeytoernooi?: Maak een voorlopig schema zodra het format en de verwachte teamgrootte bekend zijn. Maak het definitieve schema pas na de sluiting van de inschrijving, meestal 1 tot 2 weken voor de speeldag.
Hoeveel hockeyballen heb je nodig voor een toernooi?: Plan minimaal 1 bal per speelveld tijdens de wedstrijden en houd per veld 2 tot 3 reserveballen achter de hand. Bij meerdere velden leg je de reserveballen vooraf per veld klaar, zodat je niet tijdens een wedstrijd hoeft te zoeken.
Wat moet je de dag voor een hockeytoernooi controleren?: Controleer de weersverwachting, het wedstrijdschema, de teambladen, prijzen en medailles en alle sportmaterialen. Laad transport, koel de dranken en leg EHBO-contactgegevens, portofoons en verlengkabels uiterlijk de avond ervoor klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.