Organiser un tournoi de hockey sans rien laisser au hasard

Commencez par bloquer la date et les terrains, puis choisissez un format compatible avec le nombre d’équipes et le temps disponible. Les inscriptions et les besoins alimentaires doivent être centralisés assez tôt pour établir les poules et le programme. Réservez ensuite les arbitres, les secours et les récompenses avant de préparer le matériel. La veille, vérifiez la météo, refroidissez les boissons et chargez tout par catégorie pour éviter les recherches au dernier moment.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date du tournoi
2 personnes
2
Réserver les terrains de hockey
3
Finaliser les arbitres
2 personnes
4
Définir le format du tournoi
3 personnes
5
Établir le programme de la compétition
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Ouvrir le formulaire d’inscription
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Confirmer la répartition des équipes
2 personnes
11
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
12
Commander les prix et médailles
13
Confirmer le contact des premiers secours
14
Vérifier les prévisions météo
15
Imprimer le planning du match
2 personnes
16
Imprimer les fiches d'équipe
2 personnes
17
Préparer les étiquettes nominatives
2 personnes
18
Vérifier les prix
19
Faire les courses
3 personnes
20
Refroidir les boissons
2 personnes
21
Préparer les en-cas
4 personnes
22
Rassembler le matériel
3 personnes
23
Charger le transport
3 personnes
24
Inspecter le site
2 personnes
25
Monter la tente
4 personnes
26
Installer les tables
3 personnes
27
Installer les chaises
3 personnes
28
Installer les aires de compétition
4 personnes
29
Installer les buts et les filets
4 personnes
30
Installer les tables de score
2 personnes
31
Installer le système de sonorisation
2 personnes
32
Poser les câbles électriques en toute sécurité
2 personnes
33
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
34
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
35
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
36
Installer la signalisation
2 personnes
37
Donner le briefing des arbitres
3 personnes

Événement

38
Enregistrer les équipes
4 personnes
39
Donner les consignes aux capitaines d’équipe
2 personnes
40
Annoncer l'ouverture
2 personnes
41
Encadrer les matchs
8 personnes
42
Suivre les scores du match
2 personnes
43
Déplacer le matériel de compétition
3 personnes
44
Vérifier les points d’eau
2 personnes
45
Servir les boissons
3 personnes
46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
47
Servir des amuse-bouches
3 personnes
48
Réapprovisionner le buffet traiteur
2 personnes
49
Vider les poubelles
2 personnes
50
Vérifier les toilettes
2 personnes
51
Organiser le moment photo
2 personnes
52
Encadrer la finale
6 personnes
53
Remettre les prix
3 personnes
54
Annoncer le départ
2 personnes
55
Accompagner le public à la sortie
3 personnes

Suivi

56
Démonter les buts de hockey
4 personnes
57
Ranger les espaces
4 personnes
58
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
59
Éteindre l’équipement
2 personnes
60
Démonter le catering
4 personnes
61
Faire la vaisselle
3 personnes
62
Rassembler les déchets
3 personnes
63
Nettoyer le site
4 personnes
64
Recharger le matériel
3 personnes
65
Rendre les articles empruntés
2 personnes
66
Retourner les matériels de location
2 personnes
67
Ranger le stock restant
2 personnes
68
Publier les résultats
69
Envoyer un message de remerciement
2 personnes
70
Enregistrer les objets trouvés
71
Partager les photos
72
Vérifier les factures

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

Buts de hockeyqté 4
Filets de butqté 4
Balles de hockeyqté 40
Bâtons de hockey de rechangeqté 12
Cônesqté 40
Disques de marquageqté 30
Siffletsqté 8
Panneaux de scoreqté 4
Chronomètresqté 6
Chasubles d’équipeqté 40
Bidons d’eauqté 40
Caisses de bidonsqté 4
Balles de réserve pour piscine à ballesqté 4
Pompeqté 2
Sacs pour cônesqté 4

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 10
Chaisesqté 60
Tables de bièreqté 4
Bancs de vestiaireqté 8
Poubellesqté 8
Portants à vêtementsqté 4
Glacièresqté 6
Parasolsqté 4

Équipement

Ordinateurs portablesqté 2
Tablettesqté 4
Imprimante
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Talkies-walkiesqté 8
Système de sonorisation
Microphonesqté 2
Mégaphonesqté 2
Stations de rechargeqté 3
Téléphonesqté 3

Cuisine

Bacs de maintien au chaudqté 4
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Pichets d’eau fraîcheqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettes réutilisablesqté 120
Couvertsqté 120
Tasses à caféqté 80
Verres à théqté 80
Plateauxqté 8

Décoration

Bannières du tournoiqté 6
Drapeaux d’équipeqté 12
Arches de ballonsqté 2
Nappesqté 10
Porte-nomsqté 20
Médaillesqté 45
Trophées pour les gagnantsqté 3
Rubansqté 12
Étiquettes nominativesqté 120

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes à pilesqté 6

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 4
Chiffons microfibresqté 20
Épongesqté 12
Balais à mainqté 4
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date, les terrains et le format avant d’ouvrir les inscriptions : prévoyez au moins 6 semaines pour recevoir les réponses et confirmer les équipes.
Demandez lors de l’inscription le niveau de l’équipe, le nombre de joueurs et les besoins alimentaires. Arrêtez les inscriptions 10 à 14 jours avant le tournoi afin de finaliser les poules.
Publiez un programme avec les horaires des matchs, les temps de pause et le terrain attribué à chaque équipe. Gardez au moins 10 minutes entre deux rencontres pour absorber les retards.
Ne limitez pas le matériel aux buts et aux balles : vérifiez aussi les filets, les cônes, les chasubles, les chronomètres, les sifflets et les balles de réserve. Préparez une caisse de dépannage par terrain.
Le matin du tournoi, installez d’abord l’accueil, les tables, les panneaux de score et les zones de déchets. Chargez les ordinateurs, tablettes, imprimante, rallonges et talkies-walkies la veille, puis inspectez le site avant l’arrivée des équipes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi de hockey ?: Prévoyez 6 à 8 semaines pour réserver les terrains, confirmer les arbitres, ouvrir les inscriptions et commander les prix. Gardez les 7 derniers jours pour le programme définitif, les impressions et la préparation logistique.
Quand faut-il clôturer les inscriptions à un tournoi de hockey ?: Fermez les inscriptions 10 à 14 jours avant le tournoi. Ce délai permet de répartir les équipes, recueillir les besoins alimentaires et envoyer les horaires aux participants.
Combien de temps prévoir entre deux matchs de hockey ?: Prévoyez au moins 10 minutes entre deux matchs pour changer les équipes, mettre à jour le score et régler un éventuel retard. Ajoutez 15 à 20 minutes pour une pause plus longue ou une remise en état du terrain.
Quand préparer le matériel pour un tournoi de hockey ?: Rassemblez et contrôlez le matériel 2 à 3 jours avant, puis chargez le transport la veille. Refroidissez les boissons et préparez les en-cas la veille également, afin de garder le matin du tournoi pour l’installation et l’inspection du site.

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