Cómo organizar un torneo de hockey sin perder el control

Un torneo de hockey se organiza en este orden: primero se fija la fecha y se reservan los campos; después se define el formato, se contratan los árbitros y se abren las inscripciones. Con los equipos confirmados, se prepara el calendario y se envía toda la información a los participantes. La última semana se dedica a premios, compras, material, bebidas y revisión del recinto. Así evitas improvisar el día del torneo.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha del torneo
2 personas
2
Reservar los campos de hockey
3
Contratar árbitros
2 personas
4
Definir el formato del torneo
3 personas
5
Elaborar el calendario de competición
2 personas
6
Enviar invitaciones
2 personas
7
Abrir el formulario de inscripción
8
Gestionar inscripciones
2 personas
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Confirmar la distribución del equipo
2 personas
11
Enviar información a los participantes
2 personas
12
Encargar premios y medallas
13
Confirmar el contacto de primeros auxilios
14
Comprobar el pronóstico del tiempo
15
Imprimir el calendario de la competición
2 personas
16
Imprimir las hojas del equipo
2 personas
17
Preparar etiquetas con nombres
2 personas
18
Comprobar los premios
19
Hacer la compra
3 personas
20
Enfriar bebidas
2 personas
21
Preparar aperitivos
4 personas
22
Reunir los materiales
3 personas
23
Cargar el transporte
3 personas
24
Inspeccionar el recinto
2 personas
25
Montar la carpa
4 personas
26
Montar mesas
3 personas
27
Colocar las sillas
3 personas
28
Marcar los campos de competición
4 personas
29
Colocar las porterías y las redes
4 personas
30
Montar las mesas de puntuación
2 personas
31
Instalar el sistema de sonido
2 personas
32
Tender los cables de alimentación de forma segura
2 personas
33
Montar el mostrador de registro
2 personas
34
Montar el buffet de catering
4 personas
35
Montar la mesa de primeros auxilios
2 personas
36
Colocar la señalización
2 personas
37
Dar la sesión informativa a los árbitros
3 personas

Evento

38
Registrar equipos
4 personas
39
Instruir a los capitanes de equipo
2 personas
40
Anunciar la apertura
2 personas
41
Supervisar las competiciones
8 personas
42
Llevar el control de la clasificación
2 personas
43
Trasladar el material de competición
3 personas
44
Comprobar los puntos de agua
2 personas
45
Servir las bebidas
3 personas
46
Rellenar las bebidas
2 personas
47
Servir aperitivos
3 personas
48
Reponer el buffet de catering
2 personas
49
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
50
Comprobar los baños
2 personas
51
Organizar la sesión de fotos
2 personas
52
Coordinar la final
6 personas
53
Entregar premios
3 personas
54
Anunciar la despedida
2 personas
55
Despedir al público
3 personas

Seguimiento

56
Desmontar las porterías de hockey
4 personas
57
Recoger el campo
4 personas
58
Recoger mesas y sillas
4 personas
59
Apagar el equipo
2 personas
60
Desmontar el catering
4 personas
61
Lavar la vajilla
3 personas
62
Recoger la basura
3 personas
63
Limpiar el recinto
4 personas
64
Volver a cargar los materiales
3 personas
65
Devolver los objetos prestados
2 personas
66
Devolver el material alquilado
2 personas
67
Guardar el stock sobrante
2 personas
68
Publicar los resultados
69
Enviar mensaje de agradecimiento
2 personas
70
Registrar objetos perdidos
71
Compartir fotos
72
Revisar las facturas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Material deportivo

Porterías de hockeycant. 4
Redes de porteríacant. 4
Pelotas de hockeycant. 40
Palos de hockey de reservacant. 12
Conoscant. 40
Discos de marcajecant. 30
Silbatoscant. 8
Marcadorescant. 4
Cronómetroscant. 6
Petos de equipocant. 40
Bidones de aguacant. 40
Cajas para bidonescant. 4
Pelotas de piscina de bolas de repuestocant. 4
Bombacant. 2
Bolsas para conoscant. 4

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesascant. 10
Sillascant. 60
Mesas de cervezacant. 4
Bancos del vestuariocant. 8
Papeleracant. 8
Percheroscant. 4
Neveras portátilescant. 6
Sombrillascant. 4

Equipo

Portátilescant. 2
Tabletscant. 4
Impresora
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Walkie-talkiescant. 8
Equipo de sonido
Micrófonoscant. 2
Megáfonoscant. 2
Estaciones de cargacant. 3
Teléfonoscant. 3

Cocina

Bandejas para mantener calientecant. 4
Teterascant. 2
Máquinas de cafécant. 2
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Jarras de agua fríacant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Platos reutilizablescant. 120
Cubiertoscant. 120
Tazas de cafécant. 80
Vasos de técant. 80
Bandejascant. 8

Decoración

Banners del torneocant. 6
Banderas del equipocant. 12
Arcos de globoscant. 2
Mantelescant. 10
Portatarjetas de nombrecant. 20
Medallascant. 45
Tazas para los ganadorescant. 3
Cintascant. 12
Pegatinas con nombrecant. 120

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 4
Linternas a pilascant. 6

Limpieza

Sets de escobacant. 3
Limpiacristalescant. 2
Cuboscant. 4
Paños de microfibracant. 20
Esponjascant. 12
Escobas de manocant. 4
Escobillas de bañocant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha y los campos antes de abrir el formulario de inscripción. Deja al menos 6 semanas para reunir equipos, contratar árbitros y preparar el calendario.
Define el formato antes de aceptar inscripciones: número de equipos, grupos, duración de los partidos, descansos y sistema de clasificación. Sin esos datos no podrás calcular cuántos partidos caben en la jornada.
Envía el calendario y las hojas de equipo entre 5 y 7 días antes. Incluye la hora de llegada, la distribución de vestuarios, las preferencias dietéticas y qué debe traer cada participante.
Reserva árbitros, contacto de primeros auxilios y material de sustitución con antelación. Cuenta las porterías, redes, pelotas, palos de reserva, petos, conos, cronómetros y marcadores antes de cargar el transporte.
El día anterior enfría las bebidas y prepara los aperitivos; el mismo día inspecciona el recinto antes de montar la carpa. Coloca bidones de agua, neveras, papeleras y la mesa de registro antes de que llegue el primer equipo.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un torneo de hockey?: Empieza al menos 6 semanas antes. Ese margen permite reservar los campos, contratar árbitros, abrir y cerrar inscripciones, preparar el calendario y encargar premios y medallas.
¿Cuándo se debe cerrar la inscripción de un torneo de hockey?: Cierra la inscripción entre 10 y 14 días antes del torneo. Necesitas ese tiempo para confirmar los equipos, recoger preferencias dietéticas y elaborar un calendario que no cambie a última hora.
¿Qué hay que preparar el día antes del torneo?: El día anterior deja listas las hojas de equipo, las etiquetas con nombres, los premios, los aperitivos y el material reunido. También enfría las bebidas y carga el transporte para no empezar con retrasos.
¿Cuánto tiempo antes deben llegar los equipos?: Indica una llegada de 45 a 60 minutos antes del primer partido. Así pueden registrarse, recoger petos, localizar los vestuarios, revisar el calendario y llenar los bidones de agua sin acortar el calentamiento.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.