Zo organiseer je een hockeytoernooi

Begin met de datum en het aantal beschikbare hockeyvelden. Daarna leg je de inschrijvingen vast, deel je de teams in en maak je een wedstrijdschema dat past binnen de speeltijd. Regel tegelijk scheidsrechters, materiaal, catering en vrijwilligers; die onderdelen worden vaak pas op het laatste moment bekeken. Werk uiterlijk een week vooraf met definitieve teams, regels en aantallen, zodat je op de dag zelf alleen nog hoeft op te bouwen en te controleren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Toernooidatum bevestigen
2
Hockeyvelden reserveren
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
2 personen
5
Dieetwensen verzamelen
6
Teams definitief indelen
2 personen
7
Wedstrijdschema maken
2 personen
8
Scheidsrechters inplannen
2 personen
9
Wedstrijdregels vastleggen
2 personen
10
Deelnemerslijst afdrukken
11
Wedstrijdformulieren afdrukken
12
Plattegrond maken
13
Vrijwilligers indelen
2 personen
14
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
15
Boodschappenlijst controleren
2 personen
16
Hockeymateriaal controleren
2 personen
17
EHBO-materiaal controleren
18
Prijzen en medailles bestellen
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Koelproducten ophalen
2 personen
21
Dranken koud zetten
2 personen
22
Hapjes voorbereiden
3 personen
23
Sandwiches voorbereiden
3 personen
24
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
25
Veldindeling uitzetten
3 personen
26
Doelen en netten controleren
2 personen
27
Wedstrijdtafels plaatsen
3 personen
28
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
29
Registratiebalie inrichten
2 personen
30
Cateringbuffet inrichten
3 personen
31
Versiering ophangen
2 personen
32
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
33
EHBO-punt inrichten
2 personen
34
Drankenkoelingen vullen
2 personen
35
Spelmaterialen per veld klaarleggen
3 personen
36
Briefing vrijwilligers geven
2 personen

Event

37
Teams registreren
3 personen
38
Wedstrijdregels toelichten
2 personen
39
Openingsronde begeleiden
4 personen
40
Wedstrijden fluiten
8 personen
41
Wedstrijdstanden bijhouden
2 personen
42
Wedstrijdballen vervangen
2 personen
43
Dranken serveren
3 personen
44
Dranken bijvullen
2 personen
45
Hapjes serveren
3 personen
46
Sandwiches serveren
3 personen
47
Afvalbakken legen
2 personen
48
Toiletten controleren
49
Finalewedstrijd begeleiden
4 personen
50
Winnaars huldigen
3 personen
51
Laatste ronde serveren
2 personen
52
Wedstrijdformulieren verzamelen
2 personen

Nazorg

53
Hockeymateriaal opruimen
4 personen
54
Meubilair afbreken
4 personen
55
Catering opruimen
3 personen
56
Servies afwassen
3 personen
57
Afval verzamelen
3 personen
58
Locatie schoonmaken
4 personen
59
Geluidsinstallatie afkoppelen
2 personen
60
Materialen terugbrengen
2 personen
61
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
62
Restanten veilig opslaan
2 personen
63
Uitslagen publiceren
64
Geleende spullen retourneren
2 personen
65
Verloren voorwerpen sorteren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Hockeysticksaantal 24
Hockeyballenaantal 40
Trainingshesjesaantal 32
Mini-doelenaantal 8
Doelnettenaantal 4
Pionnenaantal 40
Markeringshoedjesaantal 40
Veldmarkeringstapeaantal 4
Fluitjesaantal 8
Stopwatchesaantal 8
Scorebordenaantal 4
Reservebalzakkenaantal 4

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 40
Partytentenaantal 3
Barkrukkenaantal 6
Kleedkamerbankenaantal 8

Catering

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4
Dienbladenaantal 6
Boodschappen

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadbare werklampenaantal 4
Klapkistenaantal 8
Klembordenaantal 12
Pennensetsaantal 8
Prikbordenaantal 4

Verlichting

Lichtslingersaantal 6

Decoratie

Toernooivlaggenaantal 12
Ballonnenbogenaantal 2
Tafelkledenaantal 12

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
IJspakkenaantal 12
Veiligheidshesjesaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Afwasbakkenaantal 4
Poetsdoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 6

Tips

Reserveer de hockeyvelden zodra de datum vaststaat en controleer hoeveel wedstrijden per veld haalbaar zijn. Houd ruimte tussen wedstrijden voor wisselen, uitleg en uitloop.
Sluit de inschrijving minstens 7 dagen voor het toernooi. Gebruik de definitieve deelnemerslijst om teams, dieetwensen en wedstrijdformulieren af te ronden; late wijzigingen veroorzaken snel gaten in het schema.
Maak het wedstrijdschema pas nadat de teams definitief zijn ingedeeld. Plan per wedstrijd een vaste start- en eindtijd en wijs scheidsrechters toe voordat je het schema deelt.
Controleer het hockeymateriaal minimaal 3 dagen vooraf. Tel niet alleen hockeysticks en hockeyballen, maar leg ook reserveballen, fluitjes, stopwatches, scoreborden en veldmarkering klaar.
Bereken catering per deelnemer en vrijwilliger en zet dranken op tijd koud. Plan sandwiches, hapjes, koffie en thee vóór de eerste wedstrijden; dieetwensen en koelproducten worden anders vaak vergeten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een hockeytoernooi organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de datum, velden en uitnodigingen. Rond teams, schema, vrijwilligers en catering uiterlijk 7 dagen voor het toernooi af.
Hoe maak je een wedstrijdschema voor een hockeytoernooi?: Maak eerst de teams definitief en noteer daarna per veld de wedstrijdduur, wisseltijd en pauzes. Houd minimaal 5 minuten tussen wedstrijden vrij en wijs elke wedstrijd vooraf een scheidsrechter toe.
Hoeveel scheidsrechters heb je nodig voor een hockeytoernooi?: Voor wedstrijden die tegelijk worden gespeeld heb je minimaal één scheidsrechter per actief veld nodig. Plan daarnaast minstens 1 reservepersoon voor pauzes, uitval of vertraging.
Wat moet je op de dag van een hockeytoernooi klaarzetten?: Leg vóór de eerste wedstrijd de veldindeling, pionnen, markeringshoedjes, ballen, fluitjes, stopwatches en scoreborden klaar. Zorg ook voor EHBO-materiaal, deelnemerslijsten, wedstrijdformulieren, drinken en catering.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.