Organiser un tournoi de hockey sans rien laisser au hasard

Un tournoi de hockey se prépare dans un ordre précis : d’abord le terrain et la date, puis les inscriptions, les équipes et le planning des matchs. Les problèmes apparaissent souvent quand les besoins alimentaires, les arbitres ou le matériel de secours sont vérifiés trop tard. Prévoyez aussi un plan clair pour l’accueil, les vestiaires, la restauration et la remise des prix. Ce guide vous aide à avancer du cadrage initial jusqu’à l’installation le jour du tournoi.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date du tournoi
2
Réserver les terrains de hockey
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Traiter les inscriptions
2 personnes
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Répartir définitivement les équipes
2 personnes
7
Établir le planning des matchs
2 personnes
8
Planifier les arbitres
2 personnes
9
Consigner le règlement du concours
2 personnes
10
Imprimer la liste des participants
11
Imprimer les formulaires de compétition
12
Créer le plan
13
Répartir les bénévoles
2 personnes
14
Calculer les quantités de catering
2 personnes
15
Vérifier la liste des courses
2 personnes
16
Vérifier le matériel de hockey
2 personnes
17
Vérifier le matériel de premiers secours
18
Commander les prix et médailles
19
Faire les courses
3 personnes
20
Récupérer les produits frais
2 personnes
21
Mettre les boissons au frais
2 personnes
22
Préparer les en-cas
3 personnes
23
Préparer les sandwiches
3 personnes
24
Préparer le café et le thé
2 personnes
25
Tracer l'aménagement du terrain
3 personnes
26
Vérifier les buts et les filets
2 personnes
27
Installer les tables de compétition
3 personnes
28
Installer les tables et les chaises
4 personnes
29
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
30
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
31
Suspendre la décoration
2 personnes
32
Raccorder la sonorisation
2 personnes
33
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
34
Remplir les refroidisseurs de boissons
2 personnes
35
Préparer le matériel de jeu par terrain
3 personnes
36
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

37
Enregistrer les équipes
3 personnes
38
Expliquer les règles du match
2 personnes
39
Animer la ronde d'ouverture
4 personnes
40
Arbitrer les matchs
8 personnes
41
Suivre les scores du match
2 personnes
42
Remplacer les ballons de match
2 personnes
43
Servir les boissons
3 personnes
44
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
45
Servir des amuse-bouches
3 personnes
46
Servir les sandwiches
3 personnes
47
Vider les poubelles
2 personnes
48
Vérifier les toilettes
49
Encadrer la finale
4 personnes
50
Récompenser les gagnants
3 personnes
51
Servir le dernier tour
2 personnes
52
Rassembler les formulaires de compétition
2 personnes

Suivi

53
Ranger le matériel de hockey
4 personnes
54
Démonter le mobilier
4 personnes
55
Ranger le service traiteur
3 personnes
56
Faire la vaisselle
3 personnes
57
Rassembler les déchets
3 personnes
58
Nettoyer le lieu
4 personnes
59
Débrancher la sonorisation
2 personnes
60
Rapporter le matériel
2 personnes
61
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
62
Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes
63
Publier les résultats
64
Rendre les articles empruntés
2 personnes
65
Trier les objets perdus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

Cannes de hockeyqté 24
Balles de hockeyqté 40
Chasubles d’entraînementqté 32
Objectifs intermédiairesqté 8
Filets de butqté 4
Cônesqté 40
Cônes de balisageqté 40
Ruban de balisageqté 4
Siffletsqté 8
Chronomètresqté 8
Panneaux de scoreqté 4
Sacs de ballons de rechangeqté 4

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 40
Tentes de réceptionqté 3
Tabourets de barqté 6
Bancs de vestiaireqté 8

Catering

Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4
Plateauxqté 6
Courses

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 8

Équipement

Système de sonorisation
Microphonesqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Projecteurs de chantier rechargeablesqté 4
Caisses pliantesqté 8
Presse-papiersqté 12
Sets de stylosqté 8
Panneaux d’affichageqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6

Décoration

Drapeaux de tournoiqté 12
Arches de ballonsqté 2
Nappesqté 12

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Packs de glaceqté 12
Gilets de sécuritéqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 10
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Bacs à vaisselleqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Conseils

Bloquez les terrains avant d’envoyer les invitations, puis indiquez une date limite d’inscription. Gardez ensuite quelques jours pour traiter les réponses et répartir définitivement les équipes.
Établissez le planning des matchs seulement après la clôture des inscriptions. Prévoyez les temps de changement d’équipe, les pauses et une solution en cas de retard pour éviter que tout le tournoi se décale.
Confirmez les arbitres et transmettez-leur le règlement avant le jour J. Imprimez aussi la liste des participants et les formulaires de compétition : compter sur des documents numériques au dernier moment crée souvent des blocages.
Contrôlez le matériel de hockey séparément du matériel de premiers secours au moins 24 heures avant l’accueil. Vérifiez notamment les balles de rechange, les sifflets, les chronomètres, les buts et le balisage du terrain.
Calculez le catering à partir du nombre final de participants, puis préparez les produits frais le plus tard possible. Mettez les boissons au frais, préparez les sandwiches et prévoyez assez de thermos et de gobelets pour servir sans file d’attente pendant les pauses.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il réserver un terrain de hockey ?: Réservez le terrain dès que la date du tournoi est envisagée, idéalement plusieurs semaines avant l’événement. Attendez d’avoir confirmé le créneau avant d’ouvrir les inscriptions.
Quand faut-il arrêter la composition des équipes ?: Fixez la composition définitive après la clôture des inscriptions, puis établissez le planning des matchs quelques jours avant le tournoi. Cela vous laisse le temps de corriger un désistement ou une équipe incomplète.
Quand préparer la restauration pour un tournoi de hockey ?: Achetez les produits non périssables en amont et récupérez les produits frais le jour précédent ou le matin même. Mettez les boissons au frais plusieurs heures avant le début et préparez les sandwiches avant l’arrivée des participants.
Que faut-il vérifier la veille d’un tournoi de hockey ?: Vérifiez les terrains, le matériel de hockey, les balles de rechange, le balisage, les chronomètres, les documents imprimés et la trousse de premiers secours. Contrôlez aussi la présence des arbitres, des bénévoles et des prix ou médailles.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.