Zo organiseer je een hiphopfestival

Begin met datum, locatie en capaciteit; die keuzes bepalen vrijwel alles daarna. Regel vergunningen, verzekering, beveiliging en EHBO voordat je artiesten en techniek definitief vastlegt. Werk vervolgens het programma uit met dj’s, liveacts, soundcheck en publieksstromen. In de laatste weken draait het om promotie, aanmeldingen, vervoer, catering en een draaiboek waarin ieder tijdstip en elke verantwoordelijke staat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Vergunningen aanvragen
3
Verzekering controleren
4
Artiesten boeken
2 personen
5
Dj's vastleggen
2 personen
6
Techniek reserveren
2 personen
7
Beveiliging reserveren
8
EHBO-reservering vastleggen
9
Catering reserveren
2 personen
10
Programma samenstellen
2 personen
11
Artiesteninformatie verzamelen
12
Technische riders controleren
2 personen
13
Promotiemateriaal ontwerpen
2 personen
14
Evenementpagina publiceren
15
Uitnodigingen versturen
2 personen
16
Socialmediacampagne starten
2 personen
17
Aanmeldingen verwerken
2 personen
18
Dieetwensen verzamelen
19
Vrijwilligers inplannen
2 personen
20
Artiëntenvervoer regelen
21
Draaiboek afdrukken
22
Weersverwachting controleren
23
Boodschappen doen
3 personen
24
Materialen controleren
3 personen
25
Locatie vrijmaken
4 personen
26
Podium laten opbouwen
4 personen
27
Geluidssysteem installeren
4 personen
28
Lichtinstallatie plaatsen
3 personen
29
Stroomvoorziening aansluiten
3 personen
30
Afzettingen plaatsen
3 personen
31
Tenten opbouwen
4 personen
32
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
33
Decoratie ophangen
3 personen
34
Backstage inrichten
2 personen
35
Catering klaarzetten
4 personen
36
Dranken koud zetten
3 personen
37
Ticketbalie inrichten
2 personen
38
EHBO-punt inrichten
2 personen
39
Briefing beveiliging houden
4 personen
40
Briefing vrijwilligers houden
4 personen
41
Geluidscheck uitvoeren
4 personen

Event

42
Artiesten ontvangen
2 personen
43
Bezoekers ontvangen
4 personen
44
Polsbandjes uitdelen
3 personen
45
Programma aankondigen
46
Muziek verzorgen
2 personen
47
Artiesten begeleiden
2 personen
48
Hapjes serveren
4 personen
49
Dranken serveren
4 personen
50
Dranken bijvullen
3 personen
51
Cateringvoorraad aanvullen
2 personen
52
Afvalbakken legen
3 personen
53
Toiletten controleren
2 personen
54
Publieksruimte schoonhouden
3 personen
55
Artiestenwissels begeleiden
2 personen
56
Fotomomenten begeleiden
57
Laatste optreden aankondigen
58
Bezoekers naar uitgang begeleiden
4 personen

Nazorg

59
Apparatuur uitschakelen
3 personen
60
Restanten gekoeld opslaan
2 personen
61
Servies verzamelen
3 personen
62
Afval verzamelen
4 personen
63
Locatie schoonmaken
5 personen
64
Decoratie verwijderen
3 personen
65
Meubilair afbreken
4 personen
66
Techniek laten afbouwen
4 personen
67
Podium laten afbreken
4 personen
68
Materialen inventariseren
2 personen
69
Geleende spullen retourneren
2 personen
70
Afval laten afvoeren
71
Facturen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podium
Partytentenaantal 3
Biertafelsaantal 12
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 12
Garderoberekkenaantal 2
Afzethekkenaantal 12

Apparatuur

Luidsprekersaantal 4
Subwoofersaantal 2
Mengtafel
Draadloze microfoonsaantal 4
Monitorluidsprekersaantal 2
Dj-tafelsaantal 2
Dj-controllersaantal 2
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 10
Kabelgotenaantal 20
Aggregaat
Kabelhaspelsaantal 4
Portofoonsaantal 8
Meldtafel

Verlichting

Ledspotsaantal 8
Lichtbalkenaantal 4
Snoerverlichtingaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 400
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Koffiekopjesaantal 60
Serveerschalenaantal 20

Keuken

Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 6
Serveertangenaantal 8

Decoratie

Festivalvlaggenaantal 10
Backdrop
Polsbandjesaantal 250
Pijlbordenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 15
Afvalcontainersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 4
Zaklampenaantal 6
Veiligheidshesjesaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de technische riders van alle artiesten naast elkaar voordat je luidsprekers, subwoofers, mengtafel, monitoren en microfoons reserveert. Zo ontdek je ruim vóór de opbouw of een dj-controller, dj-tafel of extra stroomaansluiting ontbreekt.
Plan de opbouw niet op dezelfde dag als de eerste soundcheck zonder ruime marge. Reken voor podium, kabelgoten, verlichting en afzethekken minimaal enkele uren opbouw en houd tijd vrij voor een volledige geluidscontrole.
Regel artiestenvervoer zodra de line-up vaststaat en verzamel per act aankomsttijd, vertrekadres en contactpersoon. Een festival loopt snel uit als een hoofdact nog onderweg is of de rider niet bij de juiste technicus ligt.
Maak promotie afhankelijk van een concreet programma: publiceer de evenementpagina zodra datum, locatie en eerste namen vaststaan en start daarna de socialmediacampagne. Verwerk aanmeldingen dagelijks en verzamel dieetwensen uiterlijk een week vóór het festival.
Controleer de weersverwachting enkele dagen vooraf en zet een plan klaar voor partytenten, verlichting, batterijlantaarns en een aggregaat. Loop op de ochtend zelf ook alle kabelhaspels, verlengkabels, stekkerdozen en materialen fysiek na; ontbrekende stroomvoorziening valt anders pas tijdens de soundcheck op.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een hiphopfestival organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 9 maanden vooraf met datum, locatie, vergunningen en verzekering. Boek artiesten, dj’s, beveiliging en techniek daarna zo snel mogelijk; de laatste 4 weken gebruik je voor promotie, aanmeldingen en het draaiboek.
Wanneer vraag je een vergunning aan voor een hiphopfestival?: Start zodra datum, locatie en verwachte bezoekerscapaciteit bekend zijn, meestal 4 tot 6 maanden vóór het festival. Controleer de gemeentelijke termijn direct, want aanvullende eisen voor geluid, veiligheid en sluiting kunnen meerdere weken kosten.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een hiphopfestival?: Plan minimaal 4 tot 6 uur voor podium, geluid, dj-opstelling, verlichting, stroom en afzettingen bij een kleinschalig festival. Reserveer daarna minstens 1 uur voor soundcheck en laat een verantwoordelijke de technische riders afvinken.
Wanneer controleer je de weersverwachting voor een hiphopfestival?: Doe een eerste controle 3 dagen vooraf en een definitieve controle op de ochtend zelf. Gebruik die momenten om partytenten, kabelbescherming, verlichting, aggregaat en het programma voor buitenactiviteiten aan te passen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.