Organiser un festival de hip-hop : la méthode

Un festival de hip-hop se construit d’abord autour du lieu, des autorisations et de la programmation. Réservez ensuite les artistes, les DJ, la technique, la sécurité et les premiers secours avant de lancer la communication. Gardez une marge pour les fiches techniques, le transport et les besoins alimentaires. La dernière semaine sert surtout à vérifier le matériel, la météo, les bénévoles et le déroulé horaire.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Demander les autorisations
3
Vérifier l’assurance
4
Réserver des artistes
2 personnes
5
Réserver les DJ
2 personnes
6
Réserver la technique
2 personnes
7
Réserver la sécurité
8
Confirmer la réservation des premiers secours
9
Réserver le catering
2 personnes
10
Établir le programme
2 personnes
11
Rassembler les informations sur les artistes
12
Vérifier les fiches techniques
2 personnes
13
Concevoir le matériel promotionnel
2 personnes
14
Publier la page de l’événement
15
Envoyer les invitations
2 personnes
16
Lancer la campagne sur les réseaux sociaux
2 personnes
17
Traiter les inscriptions
2 personnes
18
Recueillir les besoins alimentaires
19
Planifier les bénévoles
2 personnes
20
Organiser le transport des artistes
21
Imprimer le déroulé
22
Vérifier les prévisions météo
23
Faire les courses
3 personnes
24
Vérifier le matériel
3 personnes
25
Dégager le lieu
4 personnes
26
Faire monter la scène
4 personnes
27
Installer le système de sonorisation
4 personnes
28
Installer l'éclairage
3 personnes
29
Brancher l'alimentation électrique
3 personnes
30
Installer les barrières
3 personnes
31
Monter les tentes
4 personnes
32
Installer les tables et les chaises
4 personnes
33
Installer la décoration
3 personnes
34
Aménager les coulisses
2 personnes
35
Mettre en place le service traiteur
4 personnes
36
Mettre les boissons au frais
3 personnes
37
Aménager la billetterie
2 personnes
38
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
39
Animer le briefing de sécurité
4 personnes
40
Faire un briefing aux bénévoles
4 personnes
41
Effectuer la vérification du son
4 personnes

Événement

42
Accueillir les artistes
2 personnes
43
Accueillir les visiteurs
4 personnes
44
Distribuer les bracelets
3 personnes
45
Annoncer le programme
46
Fournir la musique
2 personnes
47
Accompagner les artistes
2 personnes
48
Servir des amuse-bouches
4 personnes
49
Servir les boissons
4 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
51
Réapprovisionner le stock de traiteur
2 personnes
52
Vider les poubelles
3 personnes
53
Vérifier les toilettes
2 personnes
54
Maintenir la propreté de l'espace public
3 personnes
55
Accompagner les changements d’artistes
2 personnes
56
Encadrer les séances photo
57
Annoncer le dernier numéro
58
Accompagner les visiteurs vers la sortie
4 personnes

Suivi

59
Éteindre l’équipement
3 personnes
60
Stocker les restes au frais
2 personnes
61
Rassembler la vaisselle
3 personnes
62
Rassembler les déchets
4 personnes
63
Nettoyer le lieu
5 personnes
64
Retirer la décoration
3 personnes
65
Démonter le mobilier
4 personnes
66
Faire démonter le matériel technique
4 personnes
67
Faire démonter la scène
4 personnes
68
Inventorier le matériel
2 personnes
69
Rendre les articles empruntés
2 personnes
70
Faire évacuer les déchets
71
Rassembler les factures

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Scène
Tentes de réceptionqté 3
Tables de bièreqté 12
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 80
Tabourets de barqté 12
Portantsqté 2
Barrières de sécuritéqté 12

Équipement

Haut-parleursqté 4
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 4
Enceintes de monitoringqté 2
Tables DJqté 2
Contrôleurs DJqté 2
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 10
Goulottes de câblesqté 20
Groupe électrogène
Rallonges à enrouleurqté 4
Talkies-walkiesqté 8
Table d'accueil

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Barres lumineusesqté 4
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 400
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Tasses à caféqté 60
Plateaux de serviceqté 20

Cuisine

Glacièresqté 6
Conteneurs à glaceqté 4
Thermosqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 6
Pinces de serviceqté 8

Décoration

Drapeaux de festivalqté 10
Fond de scène
Braceletsqté 250
Panneaux indicateursqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 15
Conteneurs à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 12

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Lampes de pocheqté 6
Gilets de sécuritéqté 12

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le lieu et les autorisations : prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour régler l’assurance, la sécurité et les premiers secours avant l’ouverture des inscriptions.
Demandez la fiche technique de chaque artiste dès la réservation. Vérifiez notamment les retours, les microphones, la table de mixage, les subwoofers et les prises disponibles avant de confirmer la location.
Construisez le programme avec des horaires précis, puis imprimez plusieurs exemplaires du déroulé. Ajoutez les temps de changement de plateau, les balances et l’arrivée de chaque artiste : ce sont souvent ces créneaux qui disparaissent en premier.
Ne laissez pas le transport des artistes et le catering à la dernière semaine. Confirmez les horaires au moins 7 jours avant et centralisez les besoins alimentaires avec les inscriptions.
Faites une vérification sur place la veille : scène, barrières, câbles protégés, éclairage, groupe électrogène si nécessaire et talkies-walkies. Contrôlez aussi les prévisions météo et gardez un plan pour les tentes et le matériel sensible.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de hip-hop ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de sécuriser le lieu, les autorisations, les artistes, la technique et la communication sans tout traiter dans les derniers jours.
Quand réserver les artistes et les DJ pour un festival de hip-hop ?: Réservez-les dès que la date et le lieu sont confirmés, de préférence 2 à 3 mois avant l’événement. Demandez immédiatement leurs informations, leurs horaires et leurs fiches techniques.
Quand faut-il lancer la promotion du festival ?: Publiez la page de l’événement dès que la programmation principale est confirmée, généralement 6 à 8 semaines avant. Envoyez les invitations et démarrez les réseaux sociaux avec des horaires et un moyen d’inscription clairs.
Que vérifier la veille d’un festival de hip-hop ?: Consacrez la veille à un contrôle complet du site et du matériel : scène, son, éclairage, alimentation électrique, barrières, câbles, accueil et talkies-walkies. Revérifiez aussi la météo, les transports et le déroulé imprimé.

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