Hoe organiseer je een herfstloop?

Begin met de datum, route en start- en finishlocatie; die keuzes bepalen bijna alles wat daarna volgt. Controleer vervolgens de vergunning en werk het verkeers- en veiligheidsplan uit, inclusief verkeersregelaars en EHBO. Open daarna de inschrijving, werf vrijwilligers en bestel op tijd startnummers en medailles. In de laatste week draait het vooral om controleren: het weer, de routepijlen, de bezetting van routeposten en de praktische inrichting van start en finish.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Vergunning controleren
3
Start- en finishlocatie reserveren
4
Verkeersplan opstellen
2 personen
5
Verkeersregelaars aanvragen
6
EHBO-bezetting vastleggen
7
Parcours opmeten
3 personen
8
Parcourskaart maken
9
Inschrijfformulier openen
10
Uitnodigingen versturen
2 personen
11
Sponsoren benaderen
2 personen
12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
13
Dieetwensen verzamelen
14
Startnummers bestellen
15
Medaillebestelling plaatsen
16
Vrijwilligers werven
2 personen
17
Vrijwilligers indelen
2 personen
18
Routeposten toewijzen
2 personen
19
Verkeersregelaars instrueren
2 personen
20
Deelnemersinformatie versturen
21
Weersverwachting controleren
22
Boodschappenlijst controleren
2 personen
23
Startnummers sorteren
3 personen
24
Routeborden controleren
2 personen
25
Prijzen en medailles klaarzetten
2 personen
26
Boodschappen doen
3 personen
27
Dranken koelen
2 personen
28
Houdbare catering klaarzetten
2 personen
29
Weersbescherming klaarleggen
2 personen

Event

30
Locatie openen
2 personen
31
Partytenten opbouwen
6 personen
32
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
33
Start- en finishboog plaatsen
4 personen
34
Routepijlen uitzetten
6 personen
35
Kilometerborden plaatsen
3 personen
36
Verzorgingsposten inrichten
6 personen
37
Inschrijftafel inrichten
3 personen
38
Startnummers klaarleggen
2 personen
39
EHBO-punt inrichten
3 personen
40
Geluidsinstallatie testen
2 personen
41
Vrijwilligers instrueren
3 personen
42
Deelnemers registreren
5 personen
43
Late inschrijvingen verwerken
2 personen
44
Koffie en thee serveren
3 personen
45
Dranken bijvullen
2 personen
46
Startvak indelen
4 personen
47
Welkomstmededeling doen
48
Hardloopwedstrijd begeleiden
12 personen
49
Tussentijden registreren
4 personen
50
Finishers opvangen
5 personen
51
Water en fruit uitdelen
5 personen
52
EHBO verlenen
3 personen
53
Medaille-uitreiking verzorgen
3 personen
54
Prijzen uitreiken
2 personen
55
Hapjes serveren
4 personen
56
Finishinformatie afhandelen
2 personen
57
Deelnemers naar uitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

58
Routeborden ophalen
6 personen
59
Verkeersmaatregelen afbouwen
4 personen
60
Servies verzamelen
3 personen
61
Afval verzamelen
4 personen
62
Tafels en stoelen afbouwen
5 personen
63
Partytenten afbouwen
6 personen
64
Locatie schoonmaken
5 personen
65
EHBO-materialen aanvullen
66
Geleende materialen retourneren
2 personen
67
Restanten controleren
2 personen
68
Uitslagen publiceren
69
Deelnemersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Inklaptafelsaantal 10
Stoelenaantal 30
Tafelkleedhoezenaantal 10
Afzethekkenaantal 24
Kledingrekkenaantal 2

Sportmateriaal

Startnummersaantal 350
Startnummerbandenaantal 350
Hardloopmedaillesaantal 300
Routepijlenaantal 45
Kilometerbordenaantal 12
Verkeerskegelsaantal 30
Lintenaantal 6
Stopwatchesaantal 6
Prijzenaantal 12
Klembordenaantal 8

Apparatuur

Start- en finishboog
Luidsprekersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 6
Portofoonsaantal 12
Megafonenaantal 3

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 6
Lichtslingersaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 400
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 250
Besteksetsaantal 250
Serveerbladenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 8
Tapkranenaantal 4
Schenkkannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 6
Serveertangenaantal 8
Openersaantal 4

EHBO

EHBO-koffersaantal 3
Wegwerphandschoenenaantal 100
Reddingsdekensaantal 20
IJsblokkenaantal 12
Nooddekensaantal 10

Decoratie

Herfstvlaggenaantal 20
Startfinishbannersaantal 2
Pijlbannersaantal 10
Prikpalenaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Dweilsetsaantal 3
Schoonmaakemmersaantal 4
Handvegersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Meet het parcours vóór je de inschrijving opent en maak een duidelijke parcourskaart. Zet per kilometer een bord en controleer de routepijlen tijdens een laatste ronde, zodat deelnemers nergens hoeven te gokken.
Leg verkeersregelaars en routeposten uiterlijk één week vooraf vast. Geef iedereen een eigen plek, aankomsttijd en instructie; op de dag zelf moeten portofoons, verkeerskegels en afzethekken al klaarliggen.
Bestel startnummers en medailles zodra je een realistische deelnemersinschatting hebt. Sorteer de startnummers per deelnemer of startvak en leg banden, klemborden en stopwatches de avond ervoor klaar.
Plan start en finish als aparte werkplekken. Reserveer ruimte voor de start- en finishboog, luidsprekers, microfoon, tafels en afzethekken; leg verlengkabels, stekkerdozen en powerbanks droog en veilig weg.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Bij een donkere of natte herfstmiddag zijn LED-bouwlampen, partytenten en voldoende warme, droge vrijwilligers geen detail maar een logistieke noodzaak.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een herfstloop organiseren?: Begin minimaal 12 weken vooraf met datum, route, locatie en vergunning. Plan de vrijwilligers, verkeersregelaars en bestellingen voor startnummers en medailles uiterlijk 4 weken voor de loop.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een herfstloop?: Tel minimaal één vrijwilliger per routepost en voeg aparte mensen toe voor start, finish, registratie en verzorging. Maak de definitieve indeling uiterlijk 7 dagen vooraf, inclusief een kleine reserve voor uitval.
Wanneer moet je de route van een herfstloop controleren?: Meet de route vóór de inschrijving en loop of fiets haar nogmaals 48 uur voor de start. Controleer op dat moment ook tijdelijke obstakels, de kilometerborden, routepijlen en de zichtbaarheid bij schemer.
Wat regel je de dag voor een herfstloop?: Sorteer de startnummers, zet medailles en prijzen klaar en controleer alle route- en geluidsmaterialen. Verstuur deelnemersinformatie uiterlijk 24 uur vooraf en spreek met vrijwilligers een gezamenlijk meldtijdstip af.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.