Organiser une course d’automne, étape par étape

Une course d’automne se prépare d’abord sur le parcours et la sécurité, avant de lancer les inscriptions. Commencez par fixer la date, mesurer l’itinéraire et vérifier les autorisations nécessaires. Réservez ensuite les lieux de départ et d’arrivée, coordonnez les secours et les agents de circulation, puis ouvrez les inscriptions. Les dernières semaines servent surtout à affecter les bénévoles, contrôler la signalisation, préparer les dossards et transmettre les informations pratiques aux coureurs.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
2
Vérifier le permis
3
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
4
Élaborer le plan de circulation
2 personnes
5
Demander des agents de circulation
6
Assurer la présence des secours
7
Mesurer le parcours
3 personnes
8
Créer la carte du parcours
9
Ouvrir le formulaire d’inscription
10
Envoyer les invitations
2 personnes
11
Contacter les sponsors
2 personnes
12
Traiter les inscriptions
2 personnes
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Commander les dossards
15
Passer la commande des médailles
16
Recruter des bénévoles
2 personnes
17
Répartir les bénévoles
2 personnes
18
Attribuer les postes de parcours
2 personnes
19
Briefer les régulateurs de trafic
2 personnes
20
Envoyer les informations aux participants
21
Vérifier les prévisions météo
22
Vérifier la liste des courses
2 personnes
23
Trier les dossards
3 personnes
24
Vérifier les panneaux de signalisation
2 personnes
25
Préparer les prix et les médailles
2 personnes
26
Faire les courses
3 personnes
27
Refroidir les boissons
2 personnes
28
Préparer la restauration longue conservation
2 personnes
29
Préparer la protection contre les intempéries
2 personnes

Événement

30
Ouvrir le lieu
2 personnes
31
Monter les tentes de réception
6 personnes
32
Installer les tables et les chaises
5 personnes
33
Installer l’arche de départ et d’arrivée
4 personnes
34
Installer les flèches de signalisation
6 personnes
35
Installer les panneaux kilométriques
3 personnes
36
Installer les postes de secours
6 personnes
37
Installer le comptoir d’inscription
3 personnes
38
Préparer les dossards
2 personnes
39
Installer le poste de premiers secours
3 personnes
40
Tester le système de sonorisation
2 personnes
41
Briefer les bénévoles
3 personnes
42
Enregistrer les participants
5 personnes
43
Traiter les inscriptions tardives
2 personnes
44
Servir le café et le thé
3 personnes
45
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
46
Aménager la zone de départ
4 personnes
47
Faire l'annonce de bienvenue
48
Encadrer la course à pied
12 personnes
49
Enregistrer les temps intermédiaires
4 personnes
50
Accueillir les finisseurs
5 personnes
51
Distribuer de l’eau et des fruits
5 personnes
52
Prodiguer les premiers secours
3 personnes
53
Organiser la remise des médailles
3 personnes
54
Remettre les prix
2 personnes
55
Servir des amuse-bouches
4 personnes
56
Gérer les informations de l’arrivée
2 personnes
57
Guider les participants vers la sortie
3 personnes

Suivi

58
Récupérer les panneaux indicateurs
6 personnes
59
Déployer les mesures de circulation
4 personnes
60
Rassembler la vaisselle
3 personnes
61
Rassembler les déchets
4 personnes
62
Démonter les tables et les chaises
5 personnes
63
Démonter les tentes de réception
6 personnes
64
Nettoyer le lieu
5 personnes
65
Réapprovisionner les fournitures de premiers secours
66
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
67
Vérifier les restes
2 personnes
68
Publier les résultats
69
Envoyer un message de remerciement aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaisesqté 30
Housses de nappesqté 10
Barrières de sécuritéqté 24
Portants à vêtementsqté 2

Matériel de sport

Numéros de départqté 350
Bracelets de dossardqté 350
Médailles de course à piedqté 300
Flèches de directionqté 45
Bornes kilométriquesqté 12
Cônes de signalisationqté 30
Rubansqté 6
Chronomètresqté 6
Prixqté 12
Presse-papiersqté 8

Équipement

Arche de départ et d’arrivée
Haut-parleursqté 2
Microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 6
Talkies-walkiesqté 12
Mégaphonesqté 3

Éclairage

Projecteurs de chantier LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 400
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 250
Couvertsqté 250
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 8
Robinetterieqté 4
Carafesqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 6
Pinces de serviceqté 8
Ouvre-bouteillesqté 4

Premiers secours

Trousses de premiers secoursqté 3
Gants jetablesqté 100
Couvertures de survieqté 20
Blocs de glaceqté 12
Couvertures de survieqté 10

Décoration

Drapeaux d’automneqté 20
Bannières de départ et d’arrivéeqté 2
Bannières fléchéesqté 10
Piquetsqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 4
Balayette et pelleqté 4
Sets de serpillièreqté 3
Seaux de nettoyageqté 4
Balais à mainqté 6

Catering

Courses

Conseils

Validez le parcours avant toute communication : mesurez la distance, repérez les points dangereux et préparez la carte avec les flèches, bornes kilométriques, cônes et barrières nécessaires.
Ne repoussez pas les démarches administratives. Vérifiez le permis dès que la date et l’itinéraire sont choisis, puis confirmez la circulation, les secours et les lieux de départ et d’arrivée.
Ouvrez les inscriptions après avoir défini la capacité d’accueil et les besoins alimentaires. Prévoyez un suivi régulier afin de commander les dossards et les médailles avec les quantités réellement attendues.
Répartissez les bénévoles par poste, plutôt que de les mobiliser uniquement le jour J. Brifez les régulateurs de trafic et attribuez les responsables du parcours au plus tard quelques jours avant la course.
Faites une répétition logistique la veille : vérifiez les panneaux, les dossards triés, les chronomètres, les talkies-walkies, les haut-parleurs et les rallonges. Consultez aussi la météo pour adapter l’installation des tentes et l’éclairage.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course d’automne ?: Prévoyez au moins 3 à 6 mois pour une course sur route, surtout si un permis, un plan de circulation et des agents sont nécessaires. Les inscriptions peuvent être ouvertes après validation du parcours et des autorisations.
Quand faut-il réserver les secours et les agents de circulation ?: Réservez-les dès que la date et l’itinéraire sont confirmés, idéalement 8 à 12 semaines avant la course. Leur disponibilité peut conditionner l’autorisation ou la faisabilité du parcours.
Combien de bénévoles faut-il pour une course ?: Le nombre dépend des intersections, des postes de ravitaillement et de l’arrivée, mais prévoyez une personne par point à surveiller, plus 10 à 15 % de renfort. Donnez à chaque bénévole un poste et un moyen de communication avant le jour J.
Quand commander les dossards et les médailles ?: Passez la commande dès que les inscriptions sont suffisamment stables, généralement 4 à 6 semaines avant la course. Gardez quelques dossards et médailles supplémentaires pour les corrections de liste et les inscriptions tardives.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.