Zo organiseer je een herfstkamp zonder last-minute stress

Een herfstkamp organiseren begint niet met activiteiten klaarzetten, maar met een vaste datum, een geschikte kamplocatie en een programma dat tegen regen kan. Regel daarna de inschrijvingen, dieetwensen en noodcontacten, zodat je deelnemers op tijd definitief kunt indelen. In de laatste week draait alles om controleren: weersverwachting, boodschappen, materialen, routekaarten en telefoons. Op de dag zelf zorg je eerst voor een droge, overzichtelijke ontvangst en leg je per activiteit alles klaar voordat de deelnemers aankomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Kamplocatie reserveren
3
Activiteiten bij de locatie boeken
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
6
Dieetwensen verzamelen
7
Noodcontacten controleren
2 personen
8
Deelnemers definitief indelen
2 personen
9
Ouders praktische informatie sturen
10
Weersverwachting controleren
11
Programma aanpassen aan het weer
2 personen
12
Boodschappen bestellen
13
Materialen controleren
2 personen
14
Materialen labelen
2 personen
15
Boodschappen ophalen
2 personen
16
Koelproducten koud zetten
2 personen
17
Route en groepsindeling printen
18
EHBO-tas en telefoons laden
19
Locatie openen
2 personen
20
Ruimtes ventileren
2 personen
21
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
22
Inchecktafel klaarmaken
2 personen
23
Materialen per activiteit klaarleggen
4 personen
24
Versiering ophangen
2 personen
25
Lunch voor begeleiders klaarzetten
2 personen
26
Veiligheidsronde door locatie lopen
2 personen

Event

27
Deelnemers ontvangen
4 personen
28
Aanwezigheid registreren
2 personen
29
Bagage naar slaapruimtes brengen
4 personen
30
Huisregels en programma uitleggen
2 personen
31
Teams en begeleiders indelen
3 personen
32
Kennismakingsspel begeleiden
4 personen
33
Herfstwandeling begeleiden
6 personen
34
Warme dranken serveren
3 personen
35
Dranken bijvullen
2 personen
36
Dinerbuffet opbouwen
4 personen
37
Diner serveren
5 personen
38
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
39
Spelmaterialen uitdelen
3 personen
40
Teamopdracht begeleiden
6 personen
41
Dranken en snacks klaarzetten
3 personen
42
Avondactiviteit begeleiden
5 personen
43
Aanwezigheid opnieuw controleren
2 personen
44
Avondeten en drinken opruimen
4 personen
45
Deelnemers naar slaapruimtes begeleiden
4 personen
46
Begeleidersbriefing houden
6 personen

Nazorg

47
Afval verzamelen
3 personen
48
Etensresten gekoeld opbergen
2 personen
49
Servies en keukenspullen afwassen
4 personen
50
Activiteitenruimtes schoonmaken
4 personen
51
Slaapruimtes controleren
3 personen
52
Meubilair terugzetten
4 personen
53
Versiering verwijderen
2 personen
54
Materialen inpakken
4 personen
55
Geleende materialen retourneren
2 personen
56
Verloren voorwerpen registreren
57
Ouders informeren over gevonden spullen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 40
Kapstokkenaantal 4
Inchecktafel

Servies

Herbruikbare bordenaantal 40
Herbruikbare kommenaantal 40
Herbruikbare bekersaantal 50
Herbruikbaar bestekaantal 45
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Opscheplepelsaantal 6
Serveerschalenaantal 8
Koelboxenaantal 3
Snijbestendige keukenhandschoenenaantal 4

Apparatuur

Waterkokersaantal 2
Draagbare speakersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 3
Oplaadbare powerbanksaantal 4
Zaklampenaantal 8

Verlichting

LED-lichtslingersaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6

Sportmateriaal

Voetballenaantal 3
Frisbeesaantal 4
Estafettestokkenaantal 6
Pionnenaantal 20
Springtouwenaantal 8
Kompasaantal 6
Waterdichte routekaartenaantal 6
Reflectiehesjesaantal 12

Decoratie

Herfstbladeren decoratieaantal 2
Papieren slingersaantal 6
Naamkaartjesaantal 45
Stiftenaantal 20
Plakbandrollenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 12
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
EHBO-tassenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de datum, het programma en de kamplocatie eerst vast. Boek activiteiten bij de locatie meteen mee; uitstellen tot na de uitnodigingen kan betekenen dat een onderdeel niet meer beschikbaar is.
Stuur ouders praktische informatie zodra de inschrijvingen open zijn en verzamel dieetwensen en noodcontacten uiterlijk één week voor vertrek. Controleer de noodcontacten daarna nog een keer bij het definitief indelen van de deelnemers.
Maak voor buitenactiviteiten een regenvariant en controleer de weersverwachting 48 uur van tevoren. Pas het programma aan voordat je boodschappen ophaalt, zodat je niet op het laatste moment activiteiten en materialen hoeft om te gooien.
Controleer materialen per activiteit en label ze uiterlijk de dag vóór het kamp. Denk naast sportmateriaal zoals pionnen en estafettestokken ook aan waterdichte routekaarten, reflectiehesjes, zaklampen en opgeladen powerbanks.
Plan de opbouw ruim vóór de inchecktijd: ventileer de ruimtes, zet tafels en stoelen neer, maak de inchecktafel klaar en leg materialen klaar. Zet koelproducten koud en maak voor begeleiders apart lunch klaar, zodat zij niet tijdens de ontvangst nog moeten improviseren.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een herfstkamp organiseren?: Begin minimaal 8 weken vooraf met de datum, locatie en het programma. Verstuur de uitnodigingen daarna zo snel mogelijk, zodat je uiterlijk 2 weken voor het kamp de deelnemers definitief kunt indelen.
Wanneer moet ik de ouders informeren over een herfstkamp?: Stuur de praktische informatie direct na de inschrijving en uiterlijk 2 weken voor vertrek. Vermeld in elk geval het programma, de route, kleding voor wisselvallig weer, contactgegevens en wat je nog nodig hebt aan dieet- of noodinformatie.
Hoe bereid ik een herfstkamp voor bij slecht weer?: Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en bepaal dan welke buitenactiviteiten doorgaan. Leg een aangepast programma klaar en zorg dat binnenruimtes, materialen en verlichting vóór de start beschikbaar zijn.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een herfstkamp op te bouwen?: Reserveer minimaal 2 uur voor de opbouw van ruimtes, inchecktafel, materialen, versiering en eten. Laad telefoons en powerbanks de avond ervoor op en zet koelproducten pas vlak voor vertrek of aankomst koud.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.