Organiser un camp d’automne sans rien laisser au dernier moment

Un camp d’automne se prépare dans un ordre précis : bloquer la date et le lieu, cadrer les inscriptions, puis organiser les activités, les repas et le matériel. Les points qui posent le plus souvent problème sont les besoins alimentaires incomplets, les contacts d’urgence manquants et un programme impossible à tenir selon la météo. Prévoyez une dernière vérification quelques jours avant, puis une préparation du lieu le jour même. Ce plan vous donne les 57 tâches et les 42 fournitures à suivre.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu du camp
3
Réserver des activités au lieu
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
2 personnes
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Vérifier les contacts d'urgence
2 personnes
8
Répartir définitivement les participants
2 personnes
9
Envoyer les infos pratiques aux parents
10
Vérifier les prévisions météo
11
Adapter le programme à la météo
2 personnes
12
Commander les courses
13
Vérifier le matériel
2 personnes
14
Étiqueter le matériel
2 personnes
15
Récupérer les courses
2 personnes
16
Mettre les produits réfrigérés au frais
2 personnes
17
Imprimer l'itinéraire et la répartition des groupes
18
Charger la trousse de premiers secours et les téléphones
19
Ouvrir le lieu
2 personnes
20
Aérer les espaces
2 personnes
21
Installer les tables et les chaises
4 personnes
22
Préparer le comptoir d’enregistrement
2 personnes
23
Préparer le matériel par activité
4 personnes
24
Suspendre la décoration
2 personnes
25
Préparer le déjeuner pour les accompagnateurs
2 personnes
26
Faire une ronde de sécurité sur le site
2 personnes

Événement

27
Accueillir les participants
4 personnes
28
Enregistrer la présence
2 personnes
29
Transporter les bagages vers les dortoirs
4 personnes
30
Expliquer le règlement intérieur et le programme
2 personnes
31
Répartir les équipes et les accompagnateurs
3 personnes
32
Animer le jeu de présentation
4 personnes
33
Animer la promenade d'automne
6 personnes
34
Servir des boissons chaudes
3 personnes
35
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
36
Installer le buffet du dîner
4 personnes
37
Servir le dîner
5 personnes
38
Servir les repas diététiques
2 personnes
39
Distribuer le matériel de jeu
3 personnes
40
Encadrer l’activité d’équipe
6 personnes
41
Mettre en place les boissons et les snacks
3 personnes
42
Animer l’activité du soir
5 personnes
43
Vérifier à nouveau la présence
2 personnes
44
Ranger le dîner et les boissons
4 personnes
45
Accompagner les participants vers les dortoirs
4 personnes
46
Organiser le briefing des accompagnateurs
6 personnes

Suivi

47
Rassembler les déchets
3 personnes
48
Conserver les restes alimentaires au frais
2 personnes
49
Laver la vaisselle et les ustensiles de cuisine
4 personnes
50
Nettoyer les espaces d'activité
4 personnes
51
Vérifier les espaces de couchage
3 personnes
52
Remettre le mobilier en place
4 personnes
53
Retirer la décoration
2 personnes
54
Emballer le matériel
4 personnes
55
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
56
Enregistrer les objets trouvés
57
Informer les parents des objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 40
Porte-manteauxqté 4
Table d’enregistrement

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 40
Bols réutilisablesqté 40
Gobelets réutilisablesqté 50
Couverts réutilisablesqté 45
Thermosqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Louchesqté 6
Plateaux de serviceqté 8
Glacièresqté 3
Gants de cuisine مقاillés ضد coupureqté 4

Équipement

Bouilloiresqté 2
Enceintes portablesqté 2
Rallongesqté 3
Batteries externes rechargeablesqté 4
Lampes de pocheqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 4
Lampes à pilesqté 6

Matériel de sport

Ballons de footballqté 3
Frisbeesqté 4
Témoins de relaisqté 6
Cônesqté 20
Cordes à sauterqté 8
Boussoleqté 6
Cartes de parcours imperméablesqté 6
Gilets réfléchissantsqté 12

Décoration

Décoration de feuilles d’automneqté 2
Guirlandes en papierqté 6
Badges nominatifsqté 45
Marqueursqté 20
Rouleaux de ruban adhésifqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 12
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Sacs de premiers secoursqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date, le programme et le lieu, puis réservez les activités avant d’envoyer les invitations. Les inscriptions ne sont exploitables que si les horaires, les activités et les informations pratiques sont déjà fixés.
Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant le camp. Utilisez ce délai pour recueillir les besoins alimentaires, vérifier les contacts d’urgence et répartir définitivement les participants.
Préparez un plan météo de remplacement 48 heures avant le début. Les activités extérieures avec ballons, frisbees, cônes ou cartes de parcours doivent pouvoir être adaptées rapidement, surtout en cas de pluie ou de vent.
Étiquetez le matériel par activité et préparez chaque lot séparément la veille. Regroupez notamment les cordes à sauter, les témoins de relais, les boussoles, les gilets réfléchissants et les lampes de poche pour éviter les recherches au démarrage.
Le jour du camp, arrivez assez tôt pour aérer les espaces, installer les tables et les chaises, préparer l’enregistrement et mettre les produits réfrigérés au frais. Gardez la trousse de premiers secours, les téléphones, les batteries externes et l’itinéraire imprimé dans un emplacement immédiatement accessible.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un camp d’automne ?: Commencez au moins 6 semaines avant la date prévue. Réservez d’abord le lieu et les activités, puis gardez les 7 derniers jours pour les inscriptions définitives, la météo et les achats.
Quand faut-il envoyer les invitations pour un camp d’automne ?: Envoyez-les dès que la date, le lieu et le programme sont confirmés, idéalement 4 à 5 semaines avant. Fixez une date limite d’inscription environ 7 jours avant le camp.
Quand vérifier la météo pour un camp d’automne ?: Faites une première vérification 5 à 7 jours avant, puis une dernière 48 heures avant. À ce moment-là, adaptez les activités et informez les parents si les horaires ou le programme changent.
Combien de temps prévoir pour préparer le lieu le jour du camp ?: Prévoyez au moins 60 à 90 minutes avant l’arrivée des participants. Ce temps couvre l’aération, l’installation des tables et des chaises, le comptoir d’enregistrement, le matériel des activités et le déjeuner des accompagnateurs.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.